プリペイドカード“以上”の安心感と利便性。株式会社伊豆シャボテン公園がバクラクビジネスカード導入で完全ペーパーレス化を実現

現場での経費支払いにおけるプリペイドカード運用の課題

ーーバクラクビジネスカード導入前は、プリペイドカードをご利用されていたと伺いました。

稲葉さん：当社グループでは、各施設での運営や出張の際に経費の支払いが発生します。現場で必要な備品や動物の餌の購入、交通費が主な用途ですが、月に数万〜数十万円の出費になることもあり、当時は仮払金の申請と都度精算する業務が発生していました。加えて、ネット注文の際は経理で管理するクレジットカードを使用しており、現場の各部署でWeb注文画面を印刷し経理へ送付するなど、現場も経理も負担が大きい運用となっていました。そこで、なんとか精算業務を減らしたいと考え、プリペイドカードを各拠点の管理職に配布して活用してもらう運用を始めました。

このプリペイドカード運用により立替経費は削減することができたのですが、カード決済後の領収書の回収や、紙の申請書による業務負荷が高いという課題は依然として残っていました。

ーー具体的には、どのような業務フローで運用されていたのでしょうか。

稲葉さん：各従業員がプリペイドカードで決済する際には、紙の申請書に領収書を添付したうえで本社宛に提出する業務フローがあったのですが、これが現場の皆さんの負担になってしまっていました。特に屋内型ふれあい動物園のアニタッチという施設は県外にも店舗があるので、郵送する手間やコストもかかっていました。

また経理部においても、プリペイドカードの利用明細と申請書、領収書とを見比べて日付や金額等を一件一件目検で突合して確認する必要があり、多い月だと全施設の利用明細が300件を超えていたので、負担は決して小さくありません。そして、全ての利用明細を消し込んだ後にやっと申請漏れの有無がわかるので、その時点で申請されていない利用明細があった場合は、対象の従業員に個別メールでリマインドをしていました。リマインド時には対象者が判断しやすいように、利用明細を印刷して送付するなど、細かい対応も重なっていました。

ーーバクラクビジネスカード導入のきっかけをお聞かせください。

稲葉さん：当社は「バクラク経費精算」「バクラク請求書受取」などシリーズで利用していますが、元々バクラクシリーズに関心を持ったきっかけは電子帳簿保存法への対応でした。

適切な法対応をするために各社サービスの比較検討をしていましたが、各施設の店舗増加に伴い経費精算の負荷も上がってきていたため、経費精算と抱き合わせで運用できるサービスを検討することにしました。各社からサービスのご紹介をいただく中で、バクラクシリーズには法人カードもあり経費精算と連携した活用ができることを知り、一貫した運用プロセスによる業務効率化が期待できたため、導入を決めました。「バクラクビジネスカード」の利用金額に応じたキャッシュバックで、コストを抑えられる点も大変魅力的でした。

業務効率化 × 法対応 × 安心感の全てを兼ね揃えたバクラクビジネスカード

ーーバクラクビジネスカード導入の効果をお聞かせください。

稲葉さん：スマホアプリ上でカードの利用明細がすぐに確認できたり、未申請の明細を一覧化できるため、従業員からの申請漏れが激減しました。また、未申請の場合はシステム上で自動催促ができるため、経理部から手動でリマインドする手間もほぼなくなりました。

加えて電子帳簿保存法へも対応しているため、これまで領収書を保管していた物理的なスペースがゼロになりました。これまでは、仕訳を作成した際に領収書を添付していたため、束ねた保管用のファイルがとんでもなく分厚くなってしまって(笑)、ファイルに閉じるのも大変だったのですが、今は電子化による書類保管のおかげで楽さが段違いですね。ドサッとまとめて送られてきた領収書を使用者ごとに分類するような細かい作業も不要になり、非常に助かりました。

ーープリペイドカード運用時に課題となっていた経理部のご負担も軽減されましたか。

稲葉さん：バクラクビジネスカードには、スマホアプリで領収書の写真を撮りアップロードすると、カードの利用明細と自動で突合してくれるAI-OCR機能があります。これにより、プリペイドカード運用時にあったような利用明細と申請書、領収書を見比べての確認作業が不要になったので、約1営業日分の業務がまるっと無くなりました。

また、後続の仕訳も含めて非常に注意を要する業務のため、以前はまとまった時間を確保して一気に業務にあたっていたのですが、今では、5分10分のスキマ時間さえあれば、好きなタイミングで業務を進めることができています。バクラクのAI-OCR機能によるアシストは素晴らしいですね。結果的に月次決算処理の早期化にもつながりました。

ーープリペイドカードからクレジットカードタイプのバクラクビジネスカードに切り替えた際に、ご懸念はありましたか。

稲葉さん：バクラクビジネスカードの場合、システム上でカードごとに利用上限金額や利用日を指定したり、即時停止したりすることもできます。さらに、大型連休など各施設の繁忙期で一時的に支払い金額が増加するタイミングでは、いつでも柔軟に利用上限金額の変更もできます。プリペイドカード利用時と比較しても、安全性と利便性を両取りできておりとても満足しています。

そういう意味では、プリペイドカードと同様に安心して従業員の皆さんに配れていますね。一般的なクレジットカードであれば、やはり使い過ぎのリスクが大きく当社では採用はできなかったと思います。

ーーその他、当初想定していなかった効果はありましたか。

稲葉さん：インボイス制度への対応機能による効果ですね。経理部で必要項目をチェックすれば対応可能だろうと思っており、インボイス制度対応を目的としたシステム導入はしていませんでした。ただ、バクラクシリーズを利用する中で、適格請求書発行事業者番号がAI -OCRで自動で読み取られ、税率が適切でない場合はアラートが出る仕組みは非常に便利だと気づきました。

これまでは、免税事業者である場合にはチェックを入れて、税率が正しく入力されているかを確認しながら会計ソフトに入力しており、うっかり税率の変更を見逃してしまいそうになることもありました。バクラクシリーズの導入により免税事業者や軽減税率の反映漏れが格段に減少しましたが、これは導入時には全く想定していなかった効果であり、嬉しい誤算でした。

カード利用申請を漏れなく手間なく実施、従業員はお客様と向き合う時間を最大化できる

ーーカードを利用される従業員の皆様からのご評価はいかがでしょうか。

稲葉さん：現場の従業員からも使いやすいと評判です。特に申請漏れを防ぐ機能への評価が高いですね。カード決済後に利用申請を忘れていた場合でも、自動で催促通知が届くので気づくことができますし、スマホアプリ上で未申請の利用明細を一覧化できるので、未申請の明細が「いつ、何についての利用だったか」がひと目でわかります。

申請漏れがないか確認したり、紙の領収書を提出する手間と時間が削減できたので、その分、お客様と向き合う時間に集中できるようになりました。

バクラクをシリーズで活用することによる一貫した業務プロセスで効率化

ーーバクラクをシリーズで活用することによる効果はありましたか。

稲葉さん：当社はバクラクシリーズの「バクラク申請」「バクラク経費精算」「バクラク請求書受取」も使っています。支払いに必要な請求書や領収書が全て電子化されてシステム上で一覧できる点が非常に便利です。これまでは山積みになっている紙の請求書から探したり、古いものは倉庫に取りに行ったりしていましたが、その必要がなくなりました。

また、仕訳作成については、以前はExcelで仕訳用のデータを作成しそれを印刷したものに上長承認の押印をもらってから会計ソフトに手入力するという業務フローでした。現在は、仕訳作成から上長承認、仕訳データのCSVの出力まですべてバクラク上で行うことができ、出力後は会計ソフトにインポートするだけで業務が完了するようになりました。カードと併せてバクラクシリーズを活用することで、経理業務全体の効率化ができていると感じています。

丁寧なサポート体制とスピーディな機能開発で、より使いやすく便利に

ーー最後に、バクラクビジネスカードを検討されているお客様へ、ぜひコメントをお願いします。

稲葉さん：バクラクシリーズ全般に言えることかもしれませんが、サポート担当の皆さんが非常に丁寧で信頼でき、安心してサービスを利用することができています。以前、サービスの改善点や不明点をお伝えした際も、迅速に対応していただきました。プロダクトが使いやすいのはもちろんですが、丁寧なカスタマーサポートや定期的にアップデートされる機能開発もバクラクシリーズの醍醐味ではないでしょうか。

正直なところ、我々としてもこういったシステムの導入を決断するのはなかなか難しいことでしたし、大きな意思決定ではありました。しかし、今やバクラクシリーズを使うことによる業務効率化の効果が予想以上に大きく、導入して本当に良かったと思えるようになっています。

また、当社ではバクラクビジネスカードだけでなくシリーズで同時導入をした経緯があります。システム利用料金が膨らんでしまう懸念もありましたが、カードは利用額に応じたキャッシュバックがあるため、結果的に全体の導入コストを抑え、リスク無く導入することができました。当社はバクラクシリーズでの活用により効果を最大化できたと感じていますが、まずは無料かつキャッシュバックのある「バクラクビジネスカード」から始めてみるのは良いのではないでしょうか。