経費申請作成の7割を自動化。過度なカスタマイズから脱却し直感的な操作で申請・承認をスムーズにした運用改革とは

既存システムの過度なカスタマイズとサポート対応が課題に

——以前の業務フローにおいて、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

以前は外資系の経費精算システムを利用していました。当社は銀行系ということもあり、決裁権限などの規定や工程が多いため、自社のルールに合わせてかなり細かくカスタマイズを行っていました。ですが、その結果、法令などへの対応が必要になった際、カスタマイズのしすぎで修正や対応のたびに毎回コストがかさむという問題が発生していました。

さらに、管理者側の一番のストレスはトラブル発生時の対応でした。例えば、17時ごろにまとめて経費精算を送信した際にシステムが動かなくなり、問い合わせを行い、やっと連絡が取れたと思ったら英語で返信が来て、精算完了までに大きなタイムラグが生じることがありました。時差もあり、返信を待って次のやり取りをするような状態で、大きな負担を感じていました。

——現場の申請者の方々においてはどのような状況だったのでしょうか。

自社用にカスタマイズしすぎたせいか、どこに何を入力すればいいのかが直感的に分からない状態でした。日常的に利用している社員は慣れているのですが、年に数回しか利用しないような従業員は、精算のたびに誰かに尋ねないと完了できない状態になっており、現場のストレスになっていました。

電帳法対応とコスト削減が「バクラク」選定の決め手に

——新しいシステムの検討はどのように進められましたか。また、バクラクを選ばれた決め手を教えてください。

銀行様からのご紹介でご提案いただいたのがきっかけでバクラクを知りました。他社様のサービスについても、公開されている資料など様々な情報から費用対効果などを確認・比較検討しました。

最終的な導入決定の決め手は、電子帳簿保存法に準拠した運用をスムーズに確立できそうだと思えた点です。一言で言えばそこに尽きますね。あとはコスト面です。以前のシステムと比べて運用費用を最適化できることが分かったため、社内稟議を通す際にも「コスト削減」と「電帳法対応」の2つを大きな柱として申請しました。

——移行にあたって、業務フローの変更などで配慮された点はありますか。

以前はカスタマイズに頼っていたため、システムを切り替えたことで「今までできていたことができなくなった」「ミスが発生した」と言われないよう配慮しました。バクラクの標準仕様を極力カスタマイズせずに、かつ業務が網羅できるように調整を重ねました。要望していた機能も高い頻度でアップデート開発していただけたため、運用スタート段階で問題ないと判断できました。

全社を巻き込んだ丁寧な社内展開と手厚いサポート体制

——社内への展開や移行作業はどのように進められたのでしょうか。

トライアル段階から各部署より代表者を2名ほど選出し、各部署の誰かが事前に触っている状態をつくりました。出張が多い部署やシステム関連費用が多い部署など、精算タイプに合わせてテストを行いアンケートをとりました。

ユーザー側に「直感的に操作できる」「新しいシステムに変わる」という期待感を持ってもらいながら段階的に進めたことで、大きな混乱なくスムーズに移行することができました。

——LayerXの導入サポートで印象に残っている点はありますか。

何から何まで親身に対応していただきました。トライアル結果を検証するためのアンケートのひな型やマニュアル、社内周知文のサンプルを提供していただき非常に参考になりました。

また、当社のシステム部とのやり取りで、専門的な部分を間に立って噛み砕いてサポートしていただいた点も大きかったです。私たちが理解しきれない専門領域を橋渡ししていただき、大変助かりました。

「過去申請のコピー」「支払日ソート」で申請作成と承認の作業時間を短縮

——実際にバクラクを運用開始されて、現場や管理者側の変化はいかがですか。

具体的な操作説明を受けなくても、直感的な操作ができましたし、申請内容と証憑を同じ画面で確認しながらスムーズに進めることができました。AIによる証憑の読み取りもきれいに機能しており、入力の手間が削減されています。

また、毎月発生する定型的な支払いにおいて、過去の申請データを簡単にコピー・申請活用できる点が非常にありがたいです。新しい請求書を添付し、対象月と支払日を変更するだけで送信できるため、毎月の申請作成負荷は大幅に下がりました。

——承認者や締め作業の観点での変化はいかがでしょうか。

承認画面の見やすさと検索のしやすさを実感しています。特に大きかったのは、承認画面で「支払日」による並び替えができるようになった点です。小さな機能ではありますが、以前のシステムにはその機能がなかったので、支払日が近いものを優先して処理できるようになり、管理上の負担がかなり楽になりました。

スマホアプリの活用で領収書による経費申請作成の7割を自動化、今後のペーパーレス化へ

——領収書の管理や出張精算などの運用面ではどのようなメリットがありましたか。

スマホアプリで領収書を撮影すればそのまま申請に使える点はメリットです。領収書から申請作成する際、約7割の申請作成を自動化でき手間が大幅に削減されました。交通系ICカードの履歴読み取りもスムーズに行えています。社内には物理カードとモバイルアプリの利用者が半々ほどいますが、各自ストレスなく利用できています。

——最後に、今後の業務改善の展望や期待についてお聞かせください。

現在、ペーパーレス化の推進を重点目標として掲げています。現時点では規定に基づき、請求書や領収書、申請画面の印刷紙を社内保管ののち外部倉庫へ送って保管していますが、ペーパーレス化を実現できれば紙の印刷・回送作業や保管コストを大幅に削減できます。

バクラクを活用しながら業務自動化による作業時間の削減とペーパーレス化をしっかり進めていきたいと考えています。

——貴重なお話をありがとうございました。