「従業員体験の向上」が労務の効率化に直結。株式会社IVRyがバクラクで実現した脱Excelと厳格なコンプライアンス体制

「アナログ工数の膨張とシステムの分断」——300名体制に向けた急拡大期に直面した労務管理の壁

——まず、バクラク勤怠の導入前に抱えていた組織の課題や、当時の労務管理の状況について教えてください。

本郷さん：当社は現在、従業員数が急拡大しているフェーズにあります。毎月のように新しいメンバーが入社し、インターン生の入退社も頻発している状況です。会社の成長スピードに対して、バックオフィスの管理体制、特にアナログな手作業による運用が限界を迎えていました。

具体的には、入退社や、通勤手当、住所変更などの給与計算前の「変動項目」を、毎月スプレッドシートに手作業で転記し、目視で突合・ダブルチェックを行っていました。また、産休育休や傷病手続きに伴う関係者へのリマインドも非常に煩雑で、Slackの個別チャンネルでその都度対応していたため、完全に属人化し、履歴管理も不十分な状態でした。

特に前月との差分確認では、給与項目の追加や変更があるたびにスプレッドシートの計算式を修正する必要がありました。計算式を組み直すよりも、最終的にはシートを見比べた方が早い場合もあり、担当者一人で数時間かけて確認していました。

ミスがないかを確認しながら作業する必要があるため、時間だけでなく心理的な負担も大きかったです。

——従業員の皆様からの、以前のシステムに対する評判はいかがでしたか？

本郷さん：以前利用していた勤怠システムは、操作が分かりづらく、従業員からの評判は正直なところ良くありませんでした。「どこから申請すればいいか分からない」という声が多く、結果として打刻漏れが発生し、月末に手動でまとめて勤務時間を申告するような運用になってしまっていました。

年末調整などの重要な手続きでも、UIの分かりづらさや入力ルールのチェック不足から、入力ミスや差し戻しが多発。結果として、労務担当者が月初の締め時期にSlackで個別に声かけや修正依頼を送り続けるという、心理的にも時間的にも負担が発生していました。

——複数システムの連携や、工数管理においてはいかがでしたか？

平野さん：エンジニアを中心とする約90名のメンバーは、プロジェクト別の工数入力が必須でした。しかし、プロジェクトコード（マスタ）の管理や紐付けが煩雑で、現場にとっても労務にとっても大きな手間でした。さらに、月末の締め作業が終わるまで残業時間の見込みが立たないことや、深夜残業の申請・承認フローが細かく統制できていないこともリスクだと感じていました。

また、人事管理・給与・勤怠・工数管理と複数のシステムが分散しており、API連携やCSVエクスポート・インポートのフォーマット差異を調整するために、毎回手作業でデータを加工しなければならず、ここでも工数が発生していました。

従業員体験（UI/UX）の向上と、「勤怠×工数」の柔軟な管理機能が決め手

——他社サービスも比較検討された中で、最終的に「バクラク勤怠」をお選びいただいた最大の決め手は何でしたか？

本郷さん：最大の決め手は、「圧倒的な使いやすさ（UI/UX）とSlack連携」、そして「急成長企業に耐えうる柔軟な管理機能」が両立していたことです。

勤怠システムは、従業員が毎日使うものです。どれだけ管理者にとって便利でも、従業員が使いづらければ、入力漏れや申請ミスが発生し、労務が継続的に修正を依頼しなければなりません。そのため、検討段階から、「従業員が日常的に業務を行っているSlack上で、いかにスムーズに打刻・申請・承認を完結させられるか」を重要視していました。実際にトライアルでバクラクを触ってみた際、その直感的なUIと洗練された導線に驚きました。これなら従業員がマニュアルを見ずとも迷わず操作でき、「打刻漏れや申請ミスといった根本的な課題を解決できる」と感じました。

また、管理側としての要件も満たしていました。単なる勤怠打刻だけでなく、当社の課題であったエンジニアのプロジェクト別工数管理まで同一システム内でシームレスに実現できる点が非常に魅力的でした。また、バクラクの工数管理は、プロジェクト管理ツールのように細かな事前設定を大量に行うというより、勤怠入力と同じ流れでシンプルに工数を登録できます。現在の当社の運用には、そのシンプルさが合っていました。強固なマスタ管理と柔軟な承認フローを備えたバクラクは、当社の今後の成長を見据えても最もフィットするサービスでした。

Slack連携と直感的なUIで打刻漏れが激減。「従業員体験の向上」が労務の効率化に直結

——導入後、従業員の皆様の反応や、日常的な勤怠運用にどのような変化がありましたか？

本郷さん：従業員からの反応は非常に良いです。Slack連携と直感的なUIのおかげで、「圧倒的に使いやすくなった」「わざわざ別のシステムにログインしなくて良いのでラク」と現場から多くの感謝の声が寄せられています。

万が一打刻を忘れていても、Slackに自動でリマインド通知が届き、そのメッセージ上のボタンから直接修正・申請ができるため、打刻漏れが瞬く間に激減しました。

また以前は、勤怠に不備があっても、どこが間違っているのか本人には分かりづらいことがありました。そのため、承認後に労務が確認して差し戻し、「ここを直してください」と伝える必要がありました。

現在はエラーが分かりやすく表示されるため、承認前に本人が気づいて修正できます。月末に修正が必要となるケースも、以前の半数以上から1〜2割程度まで減りました。

現在残っているものも、打刻漏れではなく、休憩時間の不足など、内容を確認すれば修正できるものが中心です。エラーが一覧で表示されるため、すべての従業員の勤怠を上から確認する必要もありません。

これまでは、「システムが使いづらいから入力ミスが起きる→労務が差し戻す→個別にSlackで督促する」という負のループに陥っていましたが、バクラクによって従業員体験が根本から向上したことで、従業員が自律的に正しい勤怠を入力してくれるようになりました。結果として、労務の確認・差し戻し工数が劇的に削減され、「従業員体験の向上」が、そのまま「労務の効率化」に直結するということを身をもって実感しています。

——Slack連携は、単なるリマインド以外にも効果がありましたか。

本郷さん：出勤や退勤の通知を社内のチャンネルに投稿できるため、チーム内のコミュニケーションにもつながっています。

投稿を見たメンバーが「お疲れさまです」と反応することもあり、リモートワークの多いメンバー同士でも、誰が働き始めたのか、誰が退勤したのかを自然に把握できます。

管理のための通知が、従業員同士のコミュニケーションにもつながっている点は、導入前には想定していなかった良い変化でした。

——工数管理にはどのような効果がありましたか。

平野さん：勤怠の入力と工数の入力を同じ流れで行えるため、工数の入力漏れが大幅に減りました。現在は、工数を入力していない人はほとんどいません。

以前は、勤怠の入力状況を確認した後、別途工数の入力状況を確認し、未入力者へ連絡していました。現在は、勤怠と工数が同じ画面で確認できるため、経理側で行っていた追いかけの作業はほぼなくなりました。

また、入力された勤怠と工数をまとめて確認できるため、経理が別途確認しなければならない項目も減りました。以前は勤怠と工数をそれぞれ確認していましたが、現在は必要な情報がまとまった状態で確認できるようになっています。

工数入力のシンプルさも、従業員が継続して利用できている理由だと思います。別のシステムにログインして改めて入力する必要がないため、勤怠と工数の入力を一つの習慣として定着させやすくなりました。

スプレッドシート管理からの脱却。工数管理の一元化でスマートな労務ガバナンスを実現

——管理部門として、労務管理やガバナンスの面ではどのような業務改善がありましたか？

本郷さん：最も大きな改善は、「スプレッドシートと手作業からの脱却」です。前月との差分を確認するためのシートや、住民税の情報を管理するためのシートは、バクラク給与の導入によって不要になりました。

以前は、前月と当月のデータを出力してスプレッドシートに貼り付け、項目を見比べながら確認していました。項目の追加や変更があるたびに計算式を修正する必要があり、最終的には目視確認に頼ることも多くありました。

現在は、バクラク上で差分のある従業員や確認が必要な項目を確認できます。すべてを上から順に確認するのではなく、差分やエラーが表示されている箇所に絞って確認できるため、作業時間は数時間かかっていた作業が1時間未満にまで短縮されました。

住民税についても、システム上で必要な情報を確認しやすくなりました。情報を別のシステムに二重で入力したり、一覧と画面の金額が合っているかを後から確認したりする作業が減り、データの受け渡しに対する不安も小さくなりました。

残業時間を月中から把握し、管理者の意識づけにもつながった

——残業時間の管理にはどのような変化がありましたか。

本郷さん：以前から、月中の時点で月末の残業見込み時間を算出し、一定時間を超えそうな従業員や上長へ声がけをするなどの運用は行っていました。

ただ、以前は集計用のスプレッドシートを使っており、月次の集計が終わらないと状況を確認しづらい状態でした。

バクラク勤怠の導入後は、残業レポートによって時間外労働の状況を確認しやすくなりました。残業時間の状況を月中から確認できるため、月末に「すでに超えてしまったので、来月気をつけましょう」と伝えるのではなく、途中の段階で対話できるようになりました。

アラートが目立つため、従業員自身が残業時間を意識するようになったと感じます。Slack上で「今月は残業時間が多い」といった話題が出ることもありますし、マネージャーから残業状況について確認される機会も増えました。

労務が一方的に管理するのではなく、従業員やマネージャーが自分たちの労働時間を意識するきっかけになっています。

従業員体験の改善が、労務の運用品質向上につながった

本郷さん：今回の導入で大きかったのは、従業員にとっての「使いやすさ」と、管理部門にとっての「確認しやすさ」が別々に改善されたのではなく、同じ変化の中でつながったことです。

以前は、システムが使いづらいことで入力漏れや申請ミスが起こり、労務が差し戻しや個別リマインドを行い、再申請・再承認を待つという流れが発生していました。

バクラク導入後は、Slackへの通知や分かりやすいエラー表示によって、従業員自身が早い段階で不備に気づけるようになりました。正しいデータが入力されることで、労務側も全件を目視で確認するのではなく、必要な箇所に絞って確認できます。

労務が人に向き合うためには、まず毎月の運用を安定させる必要があります。

以前は、勤怠の確認やデータの加工、従業員への個別連絡に時間を使っていました。現在は、システム上で確認すべき箇所を把握し、必要な対応に集中できるようになっています。

作業時間が減ったことで、給与関連の情報収集や入社・退社手続きなどの定常業務に加え、管理職研修の企画・実施など、組織に関わる業務にも時間を使えるようになりました。

単に作業が楽になったというだけではなく、労務が本来取り組みたい業務に時間を戻せたことが大きな変化です。

急成長企業を支える「バクラク」。管理部門の余白を生み出し、さらなる事業成長へ

——最後に、システムの導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

本郷さん： 従業員数が急拡大していくフェーズにおいて、スプレッドシートや手作業に依存した労務管理は必ず限界を迎えます。バクラクは現場の従業員がストレスなく使える圧倒的な「使いやすさ（UI/UX）」を備えており、それが自律的な入力につながります。毎月の催促作業や手修正対応から解放され、より創造的で価値のある業務に注力するための「余白」を労務としても生み出すことができました。少人数で労務を担当している企業や、組織の拡大によって手作業が増えている企業ほど、現在の運用を一度見直してみるとよいと思います。

平野さん： 勤怠や工数を別々のシステムで管理すると、従業員の入力だけでなく、管理者側の設定や確認にも手間がかかります。勤怠と工数を同じ流れで管理できると、従業員の入力負担を減らしながら、管理部門が確認する情報も整理できます。バクラクは、バックオフィスの実際の業務や、経理・労務の間で発生するデータの受け渡しを理解したうえで設計されていると感じています。組織の急拡大に伴うアナログ管理の限界や、システム連携の煩雑さに課題を感じている企業には、バクラクシリーズの導入を強くおすすめしたいです。