誤申請と「月の半分」を奪う勤怠修正からの完全脱却。バクラク勤怠で未承認・エラーが1/3に激減。従業員800名規模でも説明会ゼロでスムーズに浸透。

複雑な申請とログイン切り替えの壁。「月の半分」を勤怠管理に費やす現場の限界

——はじめに、従来の勤怠管理システムで抱えられていた課題について教えてください。

安島さん：  以前利用していたシステムは機能が豊富な反面、申請関連の操作が非常に複雑化していました。労務側で「こういう形で申請してください」とマニュアルを用意して案内してはいたのですが、従業員が実際の画面で操作する際に細かな指定を間違えてしまうケースが多発していました。

その結果、労務が求める形ではない登録になってしまい、差し戻して最初から申請し直してもらうというやり取りが頻発していました。当時は従業員数が800名弱ほどいたのですが、体感として全体の1/3ほどで申請時のミスが起きていた印象です。その結果として、労務担当である私は営業日数の半分以上の時間を勤怠管理に費やしていました。

——申請の差し戻しが多いと、確認や対応に膨大な時間がかかっていたかと思いますが、どのくらいの時間対応に追われていましたか。

安島さん： 週次でエラー確認を行っていたのですが、誤申請の対応だけで半日以上の時間が潰れてしまうこともよくありました。結果として、勤怠の締め作業そのものがどんどん後ろに倒れてしまっていました。

渡辺さん： 承認者側の構造的な問題もありました。以前のシステムでは、従業員として打刻・申請するアカウントと、上長として承認を行うアカウントが別々に発行されていたんです。承認作業をするためには一度ログアウトして承認用アカウントでログインし直す必要があり、これが非常に面倒で承認が後回しにされがちでした。

当社にはSV、マネージャー、グループマネージャーなど多段階の承認フローがあります。上長がログインを後回しにして月末まで承認をため込んでしまい、そして締め日になって一番上の上長が一括承認した瞬間に、溜まっていた大量のエラーが一気に噴出していました。結果的に勤怠締め期限の間際になって「大至急修正してほしい」と現場に連絡を入れるという悪循環が発生していました。

「交通費精算の限界」と「多すぎる打刻手段」が引き起こしていた運用の分断

——勤怠管理以外にも、運用上の負担になっていたポイントはありましたか？

渡辺さん： リプレイスを本格的に検討した一番の理由は「通勤交通費の計算を楽にしたかったから」です。出社回数に応じた交通費の支給をするために出社のたびに出勤方法（リモートか出社か）を判別できる仕組みが欲しかったのですが、以前のシステムでは対応ができず、今後の実装予定もないという回答でした。

そのため、当時はGoogleフォームを使って月1回の交通費精算を行っていました。従業員は毎月Googleフォームでエビデンスを添付して申請し、労務側も届いたGoogleフォームからスプレッドシートに吐き出されたデータを1件ずつ目視で確認し、手作業で承認フラグを立てていました。1件の確認に相応の時間がかかり、申請者や確認をする労務側とで一人当たり約5分かかっていたと考えると、「全社で約66時間」の工数を要し、とても大きな負担となっていました。

安島さん： また打刻方法についても課題がありました。以前は画面打刻のほかに物理的なタイムカードなど複数の打刻手段を用意していたのですが、選択肢が多すぎるが故に「結局誰も打刻してくれない」という状態に陥っていました。

決め手は「直感的なUI/UX」と「ミスを未然に防ぐシステム設計」

——さまざまなシステムがある中で、最終的に「バクラク勤怠」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

渡辺さん： 一番は「UI/UXの使いやすさ」です。従業員目線で圧倒的に使いやすく、「これなら従業員がスムーズに打刻してくれる」と確信できました。当社の従業員は平均年齢が比較的若いこともあり、直感的に操作できるデザインが組織の風土にマッチしていると感じました。

安島さん： 実務目線で感動したのは、「申請のミスを物理的に発生させない画面設計」になっている点です。

例えば「振替出勤」と「振替休日」の申請について、以前のシステムでは振替出勤の申請と振替休日の申請を別々に2回行う必要がありました。そのため、「出勤の申請はあげたけれど休日の申請を忘れていた」というミスが多発し、月末になってエラーとして表面化していたんです。

しかしバクラク勤怠では、振替出勤の申請画面の中で振替休日をあわせて指定しないと、そもそも申請が送信できない仕組みになっています。マニュアルを準備して注意喚起するのではなく、システム側でミスが発生しえない制約をかけてくれているので、ユーザーも迷いませんし、労務側の確認ストレスも劇的に減ると感じました。

渡辺さん： また、打刻方法についてもバクラク導入を機に「Webブラウザ上での打刻」一択に思い切って絞り込みました。リモートでも出社でも同じ画面から打刻し、出社時にはその場で出社プランを選択できるようにしたことで、Googleフォームで行っていた交通費精算の負担も一挙に解消できる見込みが立ちました。

エラー・未承認件数が1/3に激減！労務の対応工数が大幅削減

——バクラク勤怠の本格運用開始後、どのような効果がありましたか？

安島さん： エラーの総数と未承認件数が劇的に減少しました。以前のシステムを利用していた際は月末の締め間際に多い時で「100件程度」の未承認申請が残ってしまっていましたが、バクラク勤怠導入後は「約30件」と、約1/3まで減少しました。

承認者用のアカウント切り替えが不要になり、自身のひとつの画面上で「承認待ち件数」がシンプルに表示され、ワンクリックで承認できるようになってからは、上長たちがこまめに承認作業を行ってくれるようになりました。以前は月末にまとめて承認していた上長が、今では3〜4日に1回は一括で承認を完了させてくれるようになり、承認の滞留がほぼなくなりました。

申請ミスそのものが減ったことで、労務チームが勤怠エラーの確認や修正対応に費やしていた時間も「約1/3に削減」されました。月次の締めは翌月2営業日目をゴールとして運用していますが、締め間際にバタバタと手動でエラー追跡をする心理的なストレスから解放されたインパクトは非常に大きいです。

渡辺さん： 今年の4月に新卒社員が約200名入社したのですが、もし旧システムのまま迎えていたらと思うとゾッとします（笑）。バクラク勤怠に切り替わっていたおかげで、難なく乗り切ることができました。

従業員自身でエラーや見込み残業時間を可視化。自発的な修正でガバナンスも向上

——管理側だけでなく、従業員側の意識や行動にはどのような変化がありましたか？

渡辺さん： 従業員の個人画面上に、打刻エラーや「見込み残業時間（超過アラート）」がシンプルかつ一目でわかるように表示されるのが素晴らしいですね。

画面上で視覚的に集約されているため、従業員自身が「打刻漏れがある」「このままだと今月の残業時間が基準を超えてしまいそうだ」と打刻時に気づくことができます。その結果、労務から催促される前に従業員側から先にエラーを修正してくれる好循環が生まれました。ガバナンスの観点でも非常に良い効果が出ていると感じます。

安島さん： 労務としても「残業レポート機能」を活用して全体管理を行っています。出勤簿を開いて怪しい箇所を検知したり、残業が伸びそうな従業員に対して事前にアラートを出してケアするなど、事前予防の労務管理ができるようになりました。

説明会不要でスムーズな浸透。新卒200名の大量受け入れも問題なくクリア

——約800名規模でのシステム移行にあたり、社内への定着や周知で工夫された点はありますか？

安島さん： 実は、社内向けの説明会などは一切開催していません。全社向けのメールやチャットで告知文を出し、社内ポータルにマニュアルを掲載して「困ったらここを見てください」と誘導しただけです。

渡辺さん： それでも導入後、現場から「使い方がわからない」「申請ができない」といった致命的な問い合わせは一切来ませんでした。

安島さん： 従業員からふとした時に「勤怠管理、すごく使いやすくなりましたね」と声をかけられることもありました。普段あまりシステムに対する感想を言わないような管理職メンバーから好意的なコメントを聞いたときは、本当に変えてよかったなと実感しましたね。特別なレクチャーをしなくても直感的に使えるデザインの力を改めて実感しました。

直感的な操作性こそシステムの本質。多様な働き方を支えるバックオフィスの基盤へ

——最後に、バクラク勤怠の導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

渡辺さん： システムにおいて「UI/UXの使いやすさ」は想像以上に重要です。バクラクは社内ユーザーだけでなく、情報システムやバックオフィス界隈でも非常に評価が高いサービスですが、実際に導入してみてユーザー体験の重要性を実感しました。

「従業員が全然打刻してくれない」「承認が進まない」と悩んでいる企業ほど、バクラク勤怠を試してみてほしいですね。打刻や承認のハードルが下がり、驚くほど運用がスムーズに回るようになります。また、PCログ連携などの機能を必要なタイミングで柔軟に追加・拡張できる点も大きな魅力だと思います。

安島さん： システムにおいて「視覚的・直感的に操作できること」がいかに業務効率化に直結するかを改めて実感しました。多様な勤務体系や雇用形態を抱え、勤怠の確認や修正対応に追われている労務担当者様には、心からおすすめしたいプロダクトです。