従業員からの領収書回収率を250%改善！プルータス・コンサルティングがバクラクビジネスカード導入で全社DXと法令対応を実現

明細連携が遅く、経費申請時の領収書回収に課題

ーーバクラクビジネスカード導入前はどのような課題がありましたか。

北村さん：当社では、コンサルタントがお客様のもとへ訪問する際の交通費や会食費など、従業員の経費利用が頻繁に発生します。バクラクビジネスカード導入以前は、他社の法人カードを配布していたのですが、カードの利用明細が上がってくるまで約1ヶ月半のタイムラグがあり、非常にもどかしい思いをしていました。

またカード発行の際も、経理チームで従業員一人ひとりの情報を集めてカード会社に発行申請をしており、実際にカードが手元に届くまで2〜3週間はかかっていました。カードが届くまでは各々が立替精算するほかなく、現場の皆さんの立替負担もしかり、経理も従業員宛の振り込み業務が発生していました。

ーー数ある法人カードの中からバクラクビジネスカードをお選びいただいた理由は何でしたか。

北村さん：バクラクビジネスカードの場合、Web上の管理画面で簡単にまとめてカード発行できる上に、一週間程度で手元に届くので当初の課題が解消されると感じました。カードの利用明細が即時で連携される点も嬉しい点です。

森山さん：フロントの従業員が利用申請するツールを選定するにあたり、ユーザー側から見た分かりやすさも重視していました。他社製品との比較も行いましたが、バクラクはUI（操作画面）が優れていて、詳細な説明が無くても直感的に操作できる点も大きな後押しとなりました。

また、経理部署は少人数で業務を行うため、いかに効率化できるかという点も考慮していました。
加えて、インボイス制度が始まるタイミングでしたが、当時は全体の4割程度しか従業員からの自主的な領収書の回収ができておらず、管理部からのアナウンスが必要な点も大きな課題でした。領収書を確実に回収し、適格請求書発行事業者の登録番号の記載確認などをやりきる仕組みが必要だと考え、バクラクの導入を決めました。

経費の90%をカード支払いに集約、領収書回収率を250％改善

ーーバクラクビジネスカード導入により、どのような変化がありましたか。

森山さん：90％程度の経費をカード支払いにできています。領収書の原本確認や従業員宛の振り込みの手間も軽減されたため、経理業務の大幅な効率化に繋げることができました。

また、課題であった領収書回収率はほぼ100％に改善できました。インボイス制度への対応もAI-OCRで適格請求書発行事業者の登録番号有無を自動で判定し、またカード利用明細と自動で突合してくれるため、追加負担少なく、法令対応も実現できています。

北村さん：バーチャルカードを複数枚発行できるため、クライアントごとに支払いが発生したとき用のカードを作成しています。これによって案件ごとに適切な管理ができるようになり、ガバナンスを強化できました。

また、カードを使った瞬間に利用明細が即時通知されることから、従業員による誤った私的利用や申請漏れを検知し、減少させる効果がありました。これまで領収書の紛失も発生していたのですが、その場でスマホアプリを使って、即時通知された明細と領収書を併せて申請ができることから、今はほとんどなくなりました。

ーーカード利用者の立場からみた、導入後の効果をお聞かせください。

熊田さん：事務処理の手間を最小限に抑え、営業活動に専念できるようになりました。営業は職務上クライアント先を訪問することが多いため、交通費や会食費の経費利用が発生しますが、どうしても業務が多忙なタイミングでは、カード利用申請を後回しにしてしまうことがありました。後日、領収書の束を見て、いつ誰との会食だったか、何のための移動だったかを思い出しながら申請しており、結果的に負担が増えていました。

バクラクビジネスカードの導入後は、移動中などの空き時間に領収書をスマホで撮影するだけで利用申請ができます。AI-OCRで瞬時にデータ化してくれるので入力の手間もかかりません。

経費の事前申請、カード決済、利用報告をシームレスに

ーー今後バクラクに期待することをお聞かせください。

北村さん：現在はGoogleフォームで事前の予算申請と承認を行っているのですが、バクラクシリーズの購買申請機能も導入することで一貫した業務プロセスを構築したいと考えています。事前申請と利用報告を紐づけて予算管理もできる点が便利だと感じていますし、バクラクのUIが優れているので、シリーズでの導入を検討したいです。

ーー最後にバクラクビジネスカードを検討されている企業様へのメッセージをお願いいたします。

北村さん：とにかく使いやすいです。経理からすると、バクラクビジネスカードは業務効率化にはなくてはならない存在と言えます。

実は、もともと法人カードの切り替えは検討しておらず、直前まで利用中の法人カードに連携できる経費精算サービスでの対応を検討していました。ところが、導入までの運用構築に2ヶ月以上かかった上、仕様に難点があり、残念ながら採択を断念する結果となってしまいました。

そのような中で、バクラクビジネスカードは年会費無料で申請機能が付帯した法人カードであると聞き、これしかないという想いで導入を決定しました。運用構築も非常に簡単で、他社と比較して1割程度の工数で導入が完了しています。

経費精算サービスを追加検討していた当社としては、この利便性で利用料金は本当に無料でいいのか、と思ってしまいます（笑）。また、契約後の導入支援も迅速かつ丁寧にサポートしていただきました。

森山さん：経費精算サービスとしても、バクラクビジネスカードのUI（操作画面）は本当に素晴らしいですね。以前導入していた経費精算サービスと同等レベルの利便性を期待していたのですが、いざ蓋を空けると圧倒的な差がありましたし、良い意味で価値観が変わりました。

また、一般的な法人カードの場合、予め提示されたメニューからポイントを消化して選択するポイント交換タイプのため、使途が限定され一部の従業員しか恩恵を享受できないケースが多いと感じます。その点、バクラクビジネスカードは決済金額に応じたキャッシュバック形式のため、これも当社としてはありがたいですね。

熊田さん：営業としても、非常に使いやすいと感じます。スマホアプリでカード利用申請が完了しますし、カード利用後すぐにSlackで明細が通知されるので、申請を忘れることがないという安心感があります。経理はもちろん、従業員も業務効率化で“バクラク”にしたい会社には、バクラクビジネスカードがおすすめです。