中日ドラゴンズがバクラク導入で支払管理を一元化。経理と従業員の負担削減に成功した方法

請求書の支払内容確認の手間が大きかった

——バクラクシリーズ導入前は、どのような課題があったのでしょうか。

中日ドラゴンズ・中野さん：現在、取引先からの請求書をもとにした支払処理などの実務は、私が担当しています。

請求書は月に500〜600枚ほどあるのですが、これまでその請求書支払や経費精算、カード明細の処理はすべて紙を見て手作業で仕訳していました。月末月初にまとめてそれだけの数の請求書を処理する負担が発生するのでチェックが大変でした。

また、請求書はまず経理に届くことになっており、一件ずつ担当者を探し出して、本当に支払って問題ないか確認しにいく必要がありました。スカウトなど、頻繁に出張がある従業員もいます。そのため担当によっては確認に時間がかかっていました。

——かなりの枚数を手作業で処理されていたんですね。

中日ドラゴンズ・磯貝さん：そうですね。すこし補足しますと、今は1名で担当している請求書処理業務を元々2名で行っていました。1名が野球の興行に関わるものを担当、もう1名がそれ以外という分担です。

このふたりがそれぞれ郵送やメールなどで届いた請求書を処理してExcelに仕訳を入力し、そのExcelを会計ソフト（ 勘定奉行クラウド ）に取り込んでいたのですが、やり方が異なっていました。請求書処理の方法を統一して属人化を脱することも課題の一つでした。

承認プロセスを可視化するワークフローの使い勝手の良さが魅力

——そうした課題に対応するためのツールとして、バクラクシリーズを選んでいただいた理由を教えてください。

Move for People・濱崎さん：我々は一年ほど前から中日ドラゴンズさまの経理業務支援に入っており、前述のような課題の解決に繋がるツールとしてバクラクシリーズをお薦めしました。

元々、LayerXCEO・福島良典さんのnoteやSNSをチェックしており、バクラクはその福島さんが作ったサービスとして注目していました。

中日ドラゴンズさまではインボイス制度や電⼦帳簿保存法の改正といった法令対応ができるツールが必要で、その中でも承認プロセスを可視化するワークフローの使い勝手の良さや、AI-OCRによる請求書や領収書の読み取り精度の高さにバクラクの魅力を感じました。

また、以前から利用していた他社のグループウェアシステムより低コストで、金銭的メリットもありました。

Move for People・酒元さん：出張が多いスカウトの方もいるので、スマートフォンで各種の申請・承認ができる点や、従業員に配付しやすい法人カードを提供しており、バクラク上で支払管理を統合できる点も評価いただいたポイントと考えています。

バクラクビジネスカード導入でスカウトの立替負担を減らすことに成功

——他社ツールから支払に関する申請をバクラクシリーズに切り替えいただいたとのことですが、移行はスムーズに進みましたか。

Move for People・酒元さん：当初は「聞いたことがないツール」という反応でしたが、デモンストレーションを作成して流れを説明したところ、これなら使えそうだとご納得いただけました。

特に請求書処理については、担当部署内で申請・承認をした後に経理部門で処理をするという統制上、本来あるべき流れに変えていきたいと考えていたので、バクラク請求書受取やバクラク申請でこの業務フローを実現できる点が重要でした。

中日ドラゴンズ・磯貝さん：導入した当初は、スマートフォンアプリをどうやってダウンロードするのかなどの問い合わせがありましたが、今は従業員からの問い合わせもなくなりました。

——従業員に配付しやすいという理由でご関心をお持ちいただいたバクラクビジネスカードはどのように利用されていますか。

中日ドラゴンズ・磯貝さん：用途としては、スカウトの旅費交通費がメインとなっています。立替の負担を減らすことができました。カードの明細について確認したいとき、以前ならスカウトなどから回収した紙の明細や証憑を確認する必要があったのですが、今は管理画面上ですぐに確認できるので助かっています。

Move for People・濱崎さん：バクラクビジネスカードに関しては無料で、必要な時にすぐ発行して従業員に配付できる点がニーズに合致していました。カード番号だけを発行するバーチャルカードが付帯されている点もご評価いただけた点だったと思います。

承認プロセスの可視化と過去仕訳の自動入力機能で業務効率化を実現

——ほかにもバクラクシリーズを導入したことで感じるメリットはありますか。

中日ドラゴンズ・中野さん：請求書処理に関しては、各部署の方に申請と承認をしてもらった上で経理部に情報が届くようになったので、各部署への確認の手間が減りました。バクラクを使うことで承認作業までは担当部署、支払処理は私と業務を分けられるようになり、負担が減ったのは助かっています。

また、バクラクの管理画面や連携している会計ソフト上で、請求書や経費精算の詳細についてすぐに確認できるようになり非常に効率的になりました。これまでは仕訳と証憑を別々に管理しており、都度、紙の請求書や領収書を探して確認しなければならなかったので。

——業務をする上でお役に立てている機能はありますか。

中日ドラゴンズ・中野さん：バクラク請求書受取の過去の仕訳を呼び出してくれる機能はとてもいいですね。Excelでやっていた際は、前月分をコピーして金額を編集するなど、都度、過去の分を参照しつつ記入していましたが、そうした作業から解放されました。

出張やリモートワークの多い企業にお薦めのバクラクシリーズ

——経理部としての今後の展望をお聞かせください。

中日ドラゴンズ・中野さん：今回バクラクシリーズを導入することで、経理業務に関して電子化を進めることができました。今後は契約書の電子化も進め、これまで担当者だけが把握していたものを誰でもシステム上で確認できるようにし、業務プロセス全体の見える化を進めていきたいと考えています。

Move for People・濱崎さん：中日ドラゴンズさまの経理部長からは、正確なデータをリアルタイムで確認できる予実管理を進めていきたいと当初から依頼されているので、その点も推進していきたいと考えています。

——最後にバクラクシリーズ導入を検討している企業さまへメッセージやアドバイスをいただけますか。

中日ドラゴンズ・磯貝さん：スマートフォンから申請ができるので、弊社のスカウトのように出張が多い、あるいはリモートワークを導入している企業などにもお薦めかと思います。

移動時間にスマートフォンから申請ができますし、交通費申請時の経路検索も自動化されており入力の手間が省けます。これまで使っていたツールも一応スマートフォンから入力できるようになっていたのですが使い勝手が悪かったので、スマートフォンからの入力が前提となっているバクラクシリーズは便利だなと感じます。

Move for People・濱崎さん：すこしスケールの大きな話かもしれませんが、LayerXは単にバックオフィスのSaaSを提供するだけでなく、AI活用による業務の自動化に積極的に取り組んでいます。そうした今後の展望も踏まえて、LayerXのツールを活用していけるといいなと思います。