経費精算とは?営業で発生しやすい経費の種類や経費精算に関する注意点を解説!

経費精算とは、従業員が事業活動に必要な費用を立て替えた後、経費として勤め先に請求して精算する作業です。特に営業では経費の立て替えが頻繁に発生するため、経費精算を行う機会も多くあります。

この記事では、営業がよく使用する経費の種類に触れたうえで、経費精算の手順や担当者の注意点などを解説します。経費精算を効率的に行う方法についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

経費精算とは?営業で発生しやすい経費の種類や経費精算に関する注意点を解説!

経費精算とは?

経費精算とは、業務のために必要な経費を従業員が立替払いし、後から勤め先へ請求して精算することです。経費が発生するタイミングは、職種や業務内容によって異なります。必要な場面でスムーズに経費を支給できないケースがほとんどであるため、多くの企業が経費精算で対応しています。

営業における経費精算と種類

営業は業務内容の特徴により経費の立て替えをする機会が多く、頻繁に経費精算しています。具体的には、どのような経費を扱っているのでしょうか。ここでは、営業における代表的な経費の種類とその特徴について解説します。

交通費

近場での営業活動のためにバスや電車などを利用した場合、運賃は交通費として経費精算できます。バスや電車などを利用しても基本的に領収書は発行されないため、交通費に関しては経費精算において領収書の提出を求めないケースも多いです。交通費の対象は、目的地まで最短ルートで行く方法にかかる費用のみです。最短ルート以外で移動すると自己負担となります。

旅費交通費

遠方の顧客や取引先を訪問するためにかかる費用は、旅費交通費に該当します。バスや電車だけでなく、飛行機や有料道路の利用料なども旅費交通費の対象です。企業の規定や個別の判断によっては、宿泊費や食費も旅費交通費として経費精算できる場合があります。宿泊費や食費をどのように扱うか、あらかじめ明確なルールを定めておくと、混乱が防げます。

交際費

営業の接待で発生した飲食代については、交際費としての計上が可能です。また、顧客や取引先の訪問のために購入したお土産代も交際費となります。ただし、特に決まりがないと、交際費は高額になりがちです。交際費の金額についてもあらかじめ具体的に定めておき、一定の範囲内に収まるように促す必要があります。

消耗品

営業活動においては、事務用品や小物なども使用します。それらを購入した場合、消耗品費として経費精算が可能です。たとえば、資料をまとめるためのクリアファイルや、プレゼンの際に使用するクリップボードなどの購入が該当します。ただし、業務上必要であると認められるもの以外は計上できません。

経費精算の手順

経費精算はどのように進めればよいのでしょうか。ここでは、経費精算の手順について具体的に解説します。

1.従業員が支払いを立て替える

業務のために費用がかかる場面で、まずは従業員が自ら代金を支払います。この時点では従業員が自腹で支払いを済ませる必要があり、経費の立替払いとなります。

2.領収書を発行してもらう

費用を立替払いしたときは、領収書を発行してもらう必要があります。従業員が立替払いをした事実を証明するためです。クレジットカードを使用して支払うと利用伝票が発行されますが、領収書とまったく同じ扱いにはなりません。そのため、クレジットカードを使用した場合も、基本的には領収書の受け取りが必要です。

3.規定に基づいた方法で経費精算申請を出す

従業員は領収書をもとに経費精算申請書を作成し、社内のルールに則って提出します。まずは上長に提出し、承認を得る必要があるケースが多いです。また、一定の金額までなら、経理担当者へ直接提出できるパターンもあります。企業によってルールが異なるため、経費精算の際は確認が必要です。

4.経理担当が処理を行う

従業員から提出された、領収書や経費精算申請書を経理担当者が確認し、処理を進めます。内容に不備や誤りがある場合は、差し戻して修正や再提出を促さなければなりません。正しく経費を管理するためには、提出された書類を細かくチェックする必要があります。

5.立て替えた費用を従業員に払い戻す

経理担当者による処理や承認が完了したら、従業員が立て替えた費用を払い戻します。現金で手渡しする場合もありますが、給与の支払いとともに従業員の銀行口座へ振り込むパターンも多いです。払い戻しの方法は企業によって異なるため、規定に合わせて対応する必要があります。

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経費精算の担当者が注意するべき点

経費精算においては、担当者が気をつけるべき点が多くあります。ここでは、経費精算の注意点を解説します。

金額や記入に誤りはないか

経費精算の処理を進めるうえでは、金額や記入に誤りがないかよく確認しましょう。誤りがある状態で処理を進めると、後から修正したり対応したりする手間がかかります。特に、複数の領収書を会計ソフトでまとめて処理する際は、見落としが発生しないよう注意してください。

経費の種類や内容は適切か

経費にはさまざまなものがあるため、申請された経費の種類や内容が適切かについても確認が必要です。まずは、企業が定めているルールに合致しているかチェックしましょう。また、場合によっては、法律や税務などに照らし合わせて問題がないか確認すべき場合もあります。経費を正しく処理できるよう、慎重に判断しなければなりません。

充分な時間を確保できているか

経費精算には時間や手間がかかるため、適切に処理するには充分な時間をかける必要があります。経費精算にかかる時間や手間は、企業の業態や規模によっても異なるため、自社の状況に合わせて時間を確保しましょう。経費精算の締め日に間に合わせるには、書類の提出や申請は早めに促すべきです。

経費精算を効率的にする方法

経費精算を効率的に行うにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。

従業員各自で事前にチェックしてもらう

経費精算のミスがあると余計な作業が増えるため、あらかじめ従業員各自に確認してもらいましょう。事前に書類をチェックしてもらえば、その時点で誤りに気づけます。経理担当者が差し戻して再び確認する手間も省けることも利点です。

外部に経費精算の業務を委託する

経費精算の頻度は多く、経費担当者にとって負担になりがちであるため、外部に業務を委託する方法もあります。アウトソーシングすれば社内における経費精算の負担が減り、業務の効率化につながります。ただし、外部に委託すると社内に経費精算のノウハウを蓄積できません。また、委託のための費用もかかります。

専用ツールを導入する

経費精算に特化した専用ツールを導入すれば、簡単に経費精算を効率化できます。経費精算の手間を省き、ミスを減らすための工夫が施されているため、従業員と経理担当者の両方の負担を軽減可能です。自社にとって使いやすいツールを導入すると各自が対応しやすくなり、経費精算業務の属人化の解消にもつながります。

まとめ

経費精算は、どの企業でも発生する作業です。営業の場合、交通費、旅費交通費、交際費、消耗品費などの経費が頻繁に発生しています。経費精算は今回解説した手順に沿って進め、内容をよく確認したうえで費用の払い戻しをする必要があります。

バクラクは、経費精算をスムーズに進めるためのツールです。電子帳簿保存法に対応しており、申請者と経理担当者のミスを防ぐ工夫が多く取り入れられています。経費精算の効率化や負担の軽減が可能です。経費精算を無理なく適切に進めるために、ぜひ導入をご検討ください。

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