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経費精算の基礎知識を解説｜経費の定義・書類の種類・精算の流れ・よくある課題など
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-07-22
事業活動の中で、経費精算は欠かせない業務の一つです。この記事では、経理担当者や営業担当をはじめとした経費精算の申請を行う従業員に向けて、経費精算の基礎知識を解説します。経費精算の概要、主な勘定科目、経費精算書の種類、経費精算の流れ、経費精算で注意すべきポイントなどについても解説します。ぜひ参考にしてください。
経費精算の基礎知識を解説｜経費の定義・書類の種類・精算の流れ・よくある課題など
経費精算とは
そもそも経費精算とは、どのようなものでしょうか。ここでは、経費精算の意味や特徴などについて解説します。
経費精算の概要
経費精算とは、事業活動に関して従業員が支払った費用を会社に申請して払い戻すことです。たとえば、従業員が一時的に購入した消耗品の代金や、営業先へ出張するために必要となった宿泊代などが、経費精算の対象になります。経費精算の業務には、営業担当者などの一般の従業員が行う申請業務と経理担当者が行う承認・仕訳・支払い業務があります。
なお、従業員が先に経費を立て替えたうえで精算する方法は「立替精算」であり、経費を概算して先に従業員へ仮払いしたうえで、後から差額を精算する方法は「仮払精算」です。
「費用」と「経費」の違いについて
費用とは、会社が支出したすべてのコストを表しています。たとえば、会社の支出である人件費、労務費、消耗品費などさまざまなものが費用に該当します。それに対して経費は、事業活動で発生する費用のうち、業務において必要で売上につながるものです。経費は費用の種類の1つだといえます。
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経費の対象と勘定科目
経費精算にあたっては、経費の対象になるものを把握し、さらにそれがどの勘定科目に該当するのかを正しく理解しておきましょう。
経費にはさまざまな種類があります。とくに営業活動などで多く使われる経費（勘定科目）の代表例としては、以下のようなものがあります。
- 通信費：電話料金・インターネット利用料金・切手代など
- 接待交際費：取引先関係者の飲食代・慶弔費・贈答品など
- 交通費：顧客先へ訪問する際にかかる電車賃・バス代など
- 旅費交通費：出張にかかる交通費・宿泊費・出張手当など
- 消耗品費：コピー紙・文房具・名刺など
経費として認められるかどうかは、企業の売上に関わるかどうかで判断されます。上記に当てはまるものでもプライベートで使用したものや、法人税や法人住民税は経費の対象にはなりません。また、仕事で使用するものであっても、スーツや眼鏡の購入費も経費の対象外です。
各勘定項目について、詳しくは以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
経費精算書の書類
経費精算を行う際は、一般的に経費精算書を作成して領収書とともに提出します。経費精算書には、主に以下のような種類があります。
- 仮払経費申請書
- 仮払経費精算書
- 出張旅費精算書/旅費精算書
各経費精算書の種類や書き方について、詳しくは以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
経費精算の流れ
経費精算の流れは、「立替精算」と「仮払精算」で異なります。ここでは、精算方法別に一般的な経費精算の流れを解説します。
立替精算のケース
立替精算とは、従業員が一時的に費用を立て替えたうえで後から会社へ申請して精算する方法です。立替精算の流れをまとめると、以下のとおりです。
- 従業員が経費を立て替え、領収書を受け取る
- 従業員が経費精算書を作成し、領収書とともに申請する
上長が申請内容を確認・承認する
経理担当者が経費精算書と領収書を確認し、会計処理を行う
経理担当者が従業員へ精算金額を払い戻す
立替精算は従業員が一旦経費を負担する必要がありますが、一度の申請のみで精算できます。
立替精算の流れについて、以下の記事で詳しく解説しています。
▶経費処理は何のための業務？処理の流れとよくある課題・解決方法を徹底解説
仮払精算のケース
仮払精算とは、先に経費を概算して従業員に仮払いし、実際に経費が発生した後に差額を精算する方法です。仮払精算の流れをまとめると、以下のとおりです。
- 従業員が経費を概算して仮払経費申請書を作成し、申請する
上司などが仮払経費申請書を確認・承認する
経理担当者が仮払経費申請書に基づいて従業員へ仮払金を支給する
従業員が仮払金で支払いをし、領収書を受け取る
従業員が仮払経費精算書を作成し、領収書とともに申請する
上司などが仮払経費精算書と領収書を確認する
経理担当者が仮払経費精算書と領収書に基づいて会計処理を行う
仮払金と実際にかかった経費の差額を精算する
仮払金が実際にかかった経費よりも多かった場合は、従業員が返金しますが、実際にかかった経費が仮払金よりも多かった場合は、経費担当者が従業員へ差額分を支給します。
仮払精算の流れについて、以下の記事で詳しく解説しています。
経費精算で確認すべきポイント
経費精算を行う際、従業員、経理担当者それぞれがとくに注意すべきポイントをまとめました。スムーズかつ正確な経費精算を行うためにしっかりと確認しましょう。
従業員（申請者）が注意すべき点
営業部のように外出や出張が頻繁にある部署では、経費精算の頻度が多く、手続きを面倒に感じる方もいるでしょう。しかし申請に不備があると、経理担当者への負担が増えることはもちろん、差し戻しが発生して再申請の手間や時間がかかり、余計に経費精算に対してストレスを感じてしまいます。そうならないためにも、最低限、従業員は以下を確認してから経費精算申請を行いましょう。
- 経費精算書への記入（入力）漏れがないか
- 金額や日付などの数値や内容に間違いはないか
- 必要な領収書（または代わりになる書類）は添付されているか
- 期日に余裕があるか
経理担当者が注意すべき点
経費精算においては、経理担当者が気をつけるべき点が多くあります。とくに以下の3つは注意して確認しましょう。
- 金額や記入（入力）内容に誤りはないか
- 経費の対象か
- 勘定科目が適切か
経理精算業務は、金額や仕訳を正確に行う必要があります。経理担当者は1円単位まで金額を管理する必要があるため、上司などの承認が通った申請であっても、経費精算書の内容と領収書が一致しているかしっかり確認しましょう。また、経費として処理することが適切かどうかの判断も重要です。企業が定めているルールに合致しているかはもちろん、場合によっては、法律や税務などに照らし合わせて問題がないか確認すべき場合もあります。経費を正しく処理できるよう、慎重に判断しなければなりません。
経費精算の業務を効率化するポイント
経費精算の業務を効率化するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、経費精算の業務を効率化するポイントを解説します。
複数人で経費精算を確認する
経費精算の業務を効率化するには、複数人で確認作業を行うと効果的です。ダブルチェックを行えば、ヒューマンエラーによるミスの発生を防止できます。慢性的に人手が不足しているなら増員も検討しましょう。
経費精算の申請ルールを明確にする
従業員に対し、経費として認められるものの種類や経費精算の申請期限などが、正しく伝えられていないケースも少なくありません。その場合、誤った申請が発生しやすく、経理担当者の負担も多くなります。経費精算の申請ルールを明確にしてマニュアルを作成し、経費精算をスムーズに進められるようにしましょう。
経費精算システムを活用する
経費精算業務を根本から効率化するには、経費精算システムを導入すると効果的です。経費精算システムには、経費精算業務を効率化するために役立つ便利な機能が多く搭載されています。煩雑で手間のかかる経費精算の負担を軽減できるため、多くの会社が導入しています。
経費精算を効率化する方法について、詳しくは以下の記事でも解説しています。
まとめ
経費精算は手間のかかる作業ですが、基本的な知識をしっかりと抑えておくことで、スムーズな精算につながります。一方で、経費精算にはすべての従業員が関わる可能性があるため、企業は、ルールの共有を徹底したり、ミスを減らすため環境を整えたりする必要があります。
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