電子請求書の作り方｜インボイス制度・電帳法に対応した作成・保存方法を解説

近年、ペーパーレス化の促進や電子帳簿保存法の改正などを背景に、請求書の電子化が急速に浸透しています。

電子請求書はExcelやWordでも作成でき、管理の容易さだけでなく作成や修正にかかる手間や送付コストの削減、業務効率化など、さまざまなメリットがあります。

本記事では、電子請求書の作り方と保存方法、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した作り方のポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

電子請求書とは？

電子請求書とは、ExcelやPDFなどで電子化した請求書のことです。メールやクラウド、専用システムなどを介して送付・保存されます。

電子請求書は紙の請求書と同様に有効な証憑です。また2024年1月からは、電子取引でやり取りした請求書データを紙に出力して保存する方法は認められず、データのまま保存することが義務化されています。

なお、保存要件に従えない相当の理由がある事業者には猶予措置がありますが、その場合も電子データ自体の保存は必要です。

電子請求書の主なメリットは、送付や保存の容易さや手間・コストの大幅な削減が可能な点です。適切に管理すれば、過去のデータを探す手間や時間も削減でき、業務効率化にもつながります。

また、電子請求書は発行・管理などの場所を問わないため、テレワークにも対応しやすく、働き方改革や従業員の満足度向上にも貢献できるでしょう。

電子請求書のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

関連記事：電子請求書とは？関連する法律や導入時のメリット・デメリットを解説

電子請求書をインボイス制度に対応させるための記載要件

電子請求書のうち、インボイス制度の要件を満たすものを「電子インボイス」と呼びます。インボイス制度は、一定の要件を満たす事業者が発行する適格請求書（インボイス）により、買い手が仕入税額控除を受けるための制度です。

買い手が消費税の仕入税額控除を受けるためには、登録番号や税率ごとの消費税額が記載された「適格請求書（インボイス）」を保存しなければなりません。

インボイスは媒体を問わないため、記載要件を満たしていれば、電子請求書での運用も可能です。インボイスの主な記載要件は以下のとおりです。

• 請求書発行者の氏名（または名称）
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）
• 請求書の受領者氏名（または名称）
• 税率ごとに合計した金額（税抜または税込）
• 税率ごとに区分した消費税額および適用税率
• 適格請求書発行事業者登録番号

一方、適格請求書と混同しやすい用語に「区分記載請求書」があります。区分記載請求書とは、軽減税率の対象品目である旨や、税率ごとに区分して合計した税込金額などを記載した請求書のことです。

適格請求書との違いは、税率ごとに金額を分けるだけでなく、「T＋13桁の登録番号」と「具体的な消費税額」が記載されている点です。

以下の記事では、適格請求書の要件や満たさない場合の対応について詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

関連記事：適格請求書の要件とは？記載事項や満たさない場合の対応について解説

法制度に対応した電子請求書の作り方

本章では、インボイス制度に対応した電子請求書の作り方を紹介します。請求書発行システムとExcel・Wordで作成する場合に分けて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

請求書発行システムで作成する

請求書発行システムを利用すれば、電子請求書を効率的に作成できます。システムによって仕様が異なるものの、一般的にはインボイス制度に必要な項目を入力したり、CSVやPDFに変換した請求データをアップロードしたりするだけで作成可能です。

多くの請求書発行システムには、未入力時のアラートや自動計算、インボイス制度特有の「端数処理ルール」への対応といった機能が備わっています。必須項目の記載漏れや税率・消費税額の計算ミス防止につながります。

また、法改正に合わせて機能やフォーマットが更新されるシステムであれば、制度変更にも対応可能です。

ただし、請求書発行システムの利用にはランニングコストがかかるため、自社の費用対効果を高めるためのシステム選びや業務フローの見直しが欠かせません。

ExcelやWordで作成する

ExcelやWordで電子請求書を作成する方法もあります。ExcelやWord上で作成した請求書をPDF化することで、電子請求書として電子メールやクラウドサービスなどで送付できます。

すでにExcelやWordを利用している場合は、コストをかけずに電子請求書の作成が可能です。送付方法やファイル形式は、事前に取引先に確認しておきましょう。

ただし、Excelは環境要因やバージョンによっては複数人での同時編集ができないほか、取引先の増加に伴い動作が重くなる可能性があります。また、送付の自動化には限界がある点に留意しましょう。

さらに、不正アクセスによる情報漏えいや改ざんのリスクを防ぐために、必要に応じて、パスワードやアクセス権限などのセキュリティ対策を講じることも重要です。

請求書の作成方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：パソコンで請求書を作成する方法は？ソフトでの作り方や無料テンプレートを紹介

電子請求書を作成する際のポイント

本章では、電子請求書を作成する際のポイントを紹介します。

電子印鑑の必要性を先方に確認する

電子請求書を作成する際は、電子印鑑の必要性を先方に確認することが大切です。

前提として、電子請求書は電子印鑑がなくても請求書として法的効力をもちます。

ただし、取引先によっては、社内ルールとして電子印鑑の押印、または印影データの表示を求められる場合があります。事前に電子請求書への電子印鑑が必要か否かを確認しておきましょう。

以下の記事では、電子印鑑について解説していますので、併せてご確認ください。

関連記事：請求書に電子印鑑は使用できる？必要性や法的効力、押印方法を解説

ファイル名の命名規則を定める

電子請求書を運用する際は、ファイル名の命名規則をあらかじめ統一しておくことが重要です。

電子帳簿保存法における電子取引の保存要件には「検索性の確保」が定められています。取引年月日や取引先名、金額などで電子請求書を検索できる状態にし、検索性を確保しましょう。

以下のようなルールでファイル名を統一し、必要な請求書をスムーズに検索できる状態を構築することが大切です。

• 20260731_株式会社〇〇_請求書_100000円.pdf
• 20260731_〇〇商事_請求書_No001.pdf

ファイル名の統一は、検索性の向上だけでなく、請求書の管理や確認作業の効率化にも役立ちます。

なお検索要件は、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者や、電子データを整然とした形式で速やかに出力・提示できる体制を整えている事業者においては、緩和措置があります。自社が対象かどうか確認しておくとよいでしょう。

電子請求書を法的に正しく保存する方法

電子請求書を用いる際には「電子帳簿保存法」に則った方法で、正しく保存する必要があります。本章では、電子請求書を法的に正しく保存する方法についてみていきましょう。

2024年1月以降、電子取引データは電子データのまま保存する必要がある

2024年1月以降、電子メールやクラウドサービス、Web上で受領・交付した電子請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。

上記のルールは請求書を受け取る側だけでなく、電子請求書を作成・送付した事業者にも適用されます。

電子データでの保存義務の対象となるのは請求書だけではありません。見積書・納品書・領収書・契約書など、電子的に授受した取引情報も電子帳簿保存法の保存対象です。

紙に印刷して保存するだけでは保存要件を満たせないため、法令に沿った方法で電子データを保存・管理することが重要です。

電子帳簿保存法の保存要件や対応策、保存期間などを詳しく知りたい方は、以下の記事をご一読ください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

関連記事：電子帳簿保存法で請求書発行側は控えの保存が必要？義務や保管期間も解説

電子帳簿保存法に則った電子請求書の保存要件

電子請求書を保存する際は、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たす必要があります。特に重要となる保存要件は、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

真実性の確保とは、保存した電子データが改ざんされておらず、正しい内容であることを確保するための要件です。電子取引データについては、次のいずれかの措置を講じる必要があります。

• タイムスタンプが付与された電子データを受領する
• データ受領後、一定期間内にタイムスタンプを付与する
• データの訂正・削除履歴が確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を整備し、規程に沿って運用する

一方、可視性の確保とは、税務調査を受けた際に、電子データを速やかに確認・提示できる状態で保存するための要件です。主な対応内容は以下のとおりです。

• 保存場所にパソコンやディスプレイなど、電子データを閲覧できる設備を備える
• 電子データを必要に応じて画面や書面で確認できるようにする
• 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるようにする
• 日付や金額の範囲指定、または複数条件を組み合わせた検索ができるようにする（一定の場合を除く）

上記の要件を満たすことで、電子帳簿保存法に対応した適切な電子請求書の保存を実現できます。電子請求書を継続的に運用する場合は、保存ルールや管理方法も併せて整備しておきましょう。

以下の記事では、電子帳簿保存法のタイムスタンプについて解説しています。仕組みや不要なケースなども紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは｜仕組みや改正の変更点、不要なケースなど解説

電子請求書の導入なら「バクラク請求書発行」がおすすめ

電子請求書は作成・送付が容易で、かつ管理コストの削減や業務効率化を図れる便利な仕組みです。記載項目や真実性・可視性の確保といったポイントを押さえておけば、法制度を遵守した運用が可能です。

電子請求書はExcelやWordでの作成も可能ですが、手間や人為的ミスの軽減、より正確な法令遵守を実現したい場合は、請求書発行システムの活用をおすすめします。

「バクラク請求書発行」は、書類発行前後の業務を一気通貫で提供する請求書発行システムです。請求書の作成から送付までの業務負担の削減が期待できるほか、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度にも対応可能です。

電子請求書の作成・運用を始める企業は、ぜひ「バクラク請求書発行」の導入をご検討ください。