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適格請求書の要件とは？記載事項や満たさない場合の対応について解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 適格請求書の要件を満たすには、決められた6つの事項を記載しなくてはならない
- 一部の業種では、記載事項の要件が緩和された適格簡易請求書の発行が認められている
- 要件を満たせば適格請求書として扱える書類があり、また発行自体が免除されることもある
適格請求書として認められるには、一定の要件を満たした請求書や納品書を作成しなくてはなりません。
本記事では、適格請求書の記載事項要件について解説します。
また、要件が緩和された適格簡易請求書の発行対象業種や、適格請求書の発行が免除されるケースについても紹介しますので、該当する取引があるかどうかをご確認ください。
仕入税額控除の適用を受けるためにも、適切な請求書の発行について理解を深めておきましょう。
適格請求書の要件とは？記載事項や満たさない場合の対応について解説
適格請求書に必要な6つの記載事項
適格請求書を作成するには、決められた項目を記載する必要があります。必ず記載すべき6つの項目を確認しておきましょう。
適格請求書発行事業者の氏名か名称、および登録番号
適格請求書を発行する事業者の名称（もしくは氏名）と登録番号を記載します。
登録番号とは、所轄の税務署にて適格請求書発行事業者の登録申請をしたときに、税務署から発行される番号のことです。法人であれば「T＋既存の法人番号（13桁）」となり、個人事業主であれば「T＋13桁の数字」が新たに付与されます。
なお、発行者の住所については記載する必要はありません。ただし、名称と合わせて住所も記載したほうが取引先からの信頼を得られるため、可能であれば記載したほうがよいでしょう。
取引年月日
商品の販売やサービスの提供が行われた取引日を記載します。
発行日と取引年月日が異なる場合もあるため、記載を混同しないよう注意しましょう。もちろん双方が同じ日付であれば、その日付でかまいません。
複数にわたる取引を1つの請求書でまとめて請求する際には、取引があった日付別に行を分けて記載します。
取引内容
販売した商品の名称や品目、提供したサービスの内容を記載します。
たとえば商品なら「ボールペンA」のように記載すれば問題ありません。なお軽減税率の対象となる商品があれば、商品名の横に「※」をつけ、別途「※は軽減税率対象品目」と記載してください。
サービス提供の場合は、「サイト制作費」「イラスト制作料」などと記載します。
税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
10％・8％の税率別に、各取引金額を合計した金額および適用税率を記載します。
金額の記載方法は、税抜・税込のどちらかに指定はされていないため、都合の良いほうで記載して問題ありません。ただし、標準税率10％のみの取引の場合と、軽減税率8％のみの取引の場合では、記載方法が異なるため注意しましょう。
書き方の詳細については、以下の記事で解説していますのでご確認ください。
関連記事：【適格請求書】適用税率が10％のみの記載方法とは？インボイスの注意点を解説
取引の中に課税・非課税が混在している場合も、請求書内で明確に区分する必要があります。課税区分が混在する場合の書き方については、以下の記事をご確認ください。
関連記事：適格請求書（インボイス）に課税・非課税が混在した時の適切な発行方法と書き方
税率ごとに区分した消費税額等
先に記載した税区分別の取引金額の他に、税区分ごとの消費税額も記載する必要があります。
たとえば、以下のように記載するとよいでしょう。
10％対象：80,000円（消費税：7,272円）
8％対象：10,000円（消費税：740円）
また、消費税額が1円未満となる端数が生じたときは、取引ごとではなく請求書全体でまとめて1回の端数処理を税率ごとに行います。
処理するときの切り上げ、切り捨て、四捨五入については、任意の方法でかまいません。
出典：国税庁「４ 適格請求書の記載事項」
受領する事業者の氏名または名称
請求書を受け取る取引先の事業者名を記載する項目です。事業者の氏名や名称を記載するだけでかまいません。
適格請求書に必要な項目は上記6項目となりますが、実際に作成するうえで本当に合っているのか不安に思うこともあるかもしれません。
その際は、以下から請求書テンプレートをご活用ください。インボイス制度に対応しており、必要な情報を入力すればすぐに利用できます。
適格簡易請求書を発行できる業種と記載要件
適格請求書の記載要件のひとつに「受け取り手の氏名や名称の記載」があります。
しかし、取引相手が不特定多数となる一部の業種では、相手方の情報を逐一聞きながら記載するのは困難です。そのような業種のために、要件を緩和した「適格簡易請求書」を発行することが認められています。
具体的には、以下の業種が対象です。
- スーパーやホームセンターなどの小売業
- レストランやカフェなどの飲食業
- フォトグラファーや写真館などの写真業
- ホテルや旅館などの旅行業
- タクシー業
- 駐車場業（不特定多数に提供する場合に限る）
そして、適格簡易請求書に記載する要件には、以下5つの項目が挙げられます。
- 発行者の氏名もしくは名称と登録番号
- 取引年月日
- 取引内容や品目（軽減税率対象品目がある場合はその旨を記載）
- 税率ごとの取引合計金額（税抜・税込どちらでも可）
- 税率ごとの消費税額もしくは適用税率（両方記載しても可）
通常の適格請求書と比較すると、受け取り手の名称を記載する必要がなかったり、消費税額の記載が必須でなかったりする部分に違いがあります。
適格簡易請求書については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。
要件を満たせば適格請求書として扱える書類
適格請求書として扱われる書類は、請求書だけではありません。前述した記載項目の要件を満たしていれば、以下の書類も認められます。
- 領収書
- 納品書
- 仕入明細書
- 支払明細書
また、適格簡易請求書の対象業種が発行しており、要件を満たした書類であれば、レシートも対象です。いずれの書類も手書き、電子データのどちらの形式でもよいとされています。
適格請求書の発行が免除となるケース
中には適格請求書を発行せずとも、仕入税額控除が認められるケースがあります。具体的には、以下のような取引が対象です。
- 3万円未満の公共交通機関利用にかかった運賃（船舶、バス、鉄道のみで飛行機は対象外）
- 出荷者・生産者が卸売市場や農業協同組合などに委託して行う生鮮食品・農林水産物の販売
- 3万円未満の自動販売機や自動サービス機を介した商品の販売
- 郵便切手類を対価とする郵便・貨物サービス（郵便ポストに投函されたもののみ）
参考：国税庁「２ 交付義務の免除」
また、前々年・前々事業年度の課税売上高が1億円以下の事業者（法人・個人事業主どちらも含む）であれば、税込1万円未満の課税仕入についてのみ、適格請求書を発行せずとも帳簿記載してかまわないとするルールもあります。
ただし、このルールは令和5年10月1日から令和11年9月30日までの特例措置です。
要件を満たさない請求書を受領した場合はどうなる？
要件を満たしていない請求書は、適格請求書として認められず、仕入税額控除の対象となりません。そのため受領時には、必要項目がきちんと記載されているかを確認する必要があります。
不備があっても受領側で修正することは認められないため、速やかに発行事業者に連絡し、修正と再発行を依頼しましょう。
適格請求書は発行側・受領側ともに保管が必要
適格請求書は、発行者・受領者どちらにも保管義務があります。発行側は、送付した適格請求書のコピーを保管し、受領側は原本もしくは電子データにて保管する決まりです。
紙の場合は原本のままか、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データに変換して保存してもかまいません。電子保存の要件を満たしていれば、原本は破棄しても問題ありません。
電子データで受領した適格請求書については、電子データでの保管が原則です。電子帳簿保存法の保存要件には、事務処理マニュアルやプリンタ、ディスプレイなどの備え付け、検索機能の確保などがあり、これらを満たして保管しなくてはなりません。
また電子データで発行・送付した適格請求書は、受領時の要件に加えて、タイムスタンプの付与や訂正・改ざんの記録を残すシステムを使うといった対応が必要です。
適格請求書の保管期間は、紙・電子データを問わず、課税期間最終日の翌月から2カ月を経過した日を起点として7年間です。
出典：国税庁「適格請求書等保存方式の手引き」
「バクラク請求書受取」なら適格請求書の受領もスムーズ
適格請求書としての要件を満たすには、6つの事項を必ず記載した書類を作成しなくてはなりません。ただし、中には適格簡易請求書の発行を認められている業種があったり、発行が免除される取引もあったりします。
要件を満たさない請求書は、発行側に修正してもらわないと仕入税額控除の対象とはならないため、注意しましょう。また発行側・受領側ともに、適格請求書は保管期間が定められています。
このように、適格請求書に関しては複数の注意点があるため、取引の数が多ければ多いほど業務の負担が増えることとなるでしょう。そのような場合には、バクラク請求書受取の導入がおすすめです。
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