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パソコンで請求書を作成する方法は？ソフトでの作り方や無料テンプレートを紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-12
請求書は手書きで作成することもできますが、パソコンを使って作成することも可能です。パソコンを使って請求書を作成することで効率的になり、請求業務の効率化につながるでしょう。
本記事では、パソコンで請求書を作成する方法を解説します。ソフトでの作り方や無料テンプレートなども紹介するため、ぜひ参考にしてください。
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パソコンで請求書を作成する方法は？ソフトでの作り方や無料テンプレートを紹介
パソコンで請求書を作成する方法
請求書はパソコンで作成できます。パソコンで作成する方法は主に以下の3つです。
- ExcelやWordで作成する
- 会計ソフトや請求書発行サービスで作成する
- 請求書作成ツール
ここでは、各方法について詳しく解説します。
ExcelやWordで作成する
請求書はExcelやWordを使用すると簡単に作成できます。無料で利用できるテンプレートがインターネット上に多く存在するため、費用をかけなくても適切な形式で作成できます。紙の請求書が必要ならプリントアウトし、手渡しもしくは郵送で取引先へ届けましょう。
内容の改ざんを防ぐ目的で請求書を電子化して渡す場合は、PDFや画像ファイルとして送信します。ただし、誤ってファイルを削除するリスクもあるため、要注意です。
会計ソフトや請求書発行サービスで作成する
会計ソフトや請求書発行サービスを活用すれば、他の方法よりもさらに容易に請求書を作成できます。また、ソフトによっては、請求書以外の見積書や納品書などの書類作成にも対応しています。郵送や入金管理をサポートできるソフトもあるため、便利です。工数の削減や作業のミスを減らす効果も期待でき、よりスムーズに経理業務に対応しやすくなります。
請求書作成ツール
インターネット上には、無料・有料の請求書作成ツールが多数あります。請求書作成ツールは、請求書の作成や送付などに特化しており、専用のインターフェースを使って請求書の作成がスムーズに行えます。また、テンプレートの種類も豊富でさまざまな業種に対応しやすい点もメリットでしょう。
バクラク請求書発行は、請求書の作成から送付、保存まで行えるツールです。請求書だけでなく見積書や納品書などのあらゆる書類に対応しており、部署をまたがっての利用も可能です。
パソコンで請求書を作成する際に必要な項目
パソコンで請求書を作成する際に必要な項目は以下のとおりです。
- タイトル
- 請求書作成者の氏名もしくは名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 取引先の氏名もしくは名称
- 請求書発行番号
- 請求書発行日
- 商品、サービス名
- 振込先
- 支払期限(入金期限)
この書類が請求書だとひと目でわかるように、「請求書」とタイトルを入れるとよいでしょう。また、請求書を発行する側と発行される側の氏名や名称、取引内容や金額といった詳細も記載します。請求書発行番号を振っておくと、管理しやすくなるため番号をつけておくこともポイントです。
補足情報がある場合には、備考欄を作成して記載しましょう。
パソコンで請求書を作成する際の注意点
パソコンで請求書を作成する際には注意したいポイントが3つあります。
- 押印を求められる場合がある
- 発行した請求書の控えを適切に保管する
- 法改正や制度を把握しておく
ここでは、各注意点について解説します。
一部の取引先では押印を求める場合がある
パソコンで作成した請求書への押印は法的に義務付けられているわけではなく、任意です。そのため、押印しなくても構いませんが取引先によってセキュリティ上の理由や伝統などから押印を求めるケースもあります。取引先から押印を求められた場合には、電子印鑑を利用するとよいでしょう。電子印鑑は物理的な印鑑と同様の法的効力を持っています。
発行した請求書の控えは適切に保管する
発行した請求書の控えを適切に管理することも重要です。特に、インボイス制度が施行されている場合、控えの発行および保管が法律によって義務付けられているため、必ず控えを発行して保管しておく必要があります。
請求書の控えは発行もしくは受領日から通常7年間保管すると定められています。適切に保管することで、監査や確認作業などがスムーズに進むでしょう。
法改正や制度に注意する
請求書に記載する内容は、法改正や制度変更によって変わるケースがあります。たとえば、2019年10月1日の消費税引き上げに伴って軽減税率が導入されました。これにより、請求書は消費税率ごとに記載する「区分記載請求書」としなければいけないというように、記載内容が変わることもあるため法改正や制度について把握しておきましょう。
請求書作成ツールを活用するメリット
請求書をパソコンで作成する場合には、請求書作成ツールを活用することがおすすめです。請求書作成ツールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、請求書作成ツールを活用するメリットを3つ解説します。
請求書を作成する手間を削減する
請求書作成ツールは、請求書を作成するための便利な機能が各種搭載されています。たとえば、テンプレートや自動計算機能などを備えているため、手動で請求書を作成する手間は大幅に削減でき効率化が図れます。請求書作成の時間が削減されることで、コア業務などの重要な業務に集中しやすくなる点もメリットです。
多彩なデザインテンプレートが用意されている
請求書作成ツールには、さまざまなデザインのテンプレートが用意されています。視覚的に優れており見やすい請求書を簡単に作成できるため、デザインへの知見がなくても使いやすいでしょう。また、分かりやすいデザインの請求書を作成することで、ブランドイメージの向上や取引先からの信頼を得ることにもつながります。
計算ミスや記載漏れを防げる
請求書作成ツールを活用することで、計算ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすくなります。ツールには自動計算機能やチェック機能などが搭載されているため、計算ミスなどに気づきやすいでしょう。また、保存機能を活用すれば過去の請求書をすぐに参照できるため、統一感のある請求書を作成できます。
無料で使える請求書テンプレート
バクラク請求書発行では、請求書テンプレート5点セットを無料ダウンロードできます。また、インボイス制度対応や請求書発行業務の負担を軽減するサービスなども紹介しています。そのまま使えるテンプレートを探している、インボイスの要件を満たしたテンプレートが欲しいなど、自社に合う請求書のテンプレートを探している方におすすめです。
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まとめ
請求書の作成はパソコンでも行えます。パソコンで請求書を作成する方法は複数ありますが、効率的に請求書を作成したいなら請求書作成ツールの利用がおすすめです。請求書作成ツールには、さまざまなテンプレートが用意されています。また、自動計算機能なども搭載されているため、ヒューマンエラーを防止しながら効率的に請求書を作成できます。
バクラク請求書発行は、書類を発行する前後の業務をすべて解決できる請求書発行サービスです。部署や拠点が複数あっても一元管理できます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法等の法制度にも対応しています。請求業務の効率化をお考えなら、ぜひお問い合わせください。