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請求書の書き方を重点的に解説!記載すべき項目や注意点とは

請求書に書くべき項目については、正確に把握できていない人も少なくありません。この記事では、請求書に含める必要がある項目や事前に確認しておくべき内容などについて解説します。経理業務の担当者や請求書を作成する機会がある人は、ぜひ参考にしてください。

請求書の書き方を重点的に解説!記載すべき項目や注意点とは

請求書を書く際に確認すべき事柄

請求書を書く場合、「取引年月日・請求日」「請求金額」「請求書の送付方法」について事前に取引先へ確認する必要があります。請求日によって入金日も変化する可能性があるため、基本的には取引先の締め日に合わせて日付を記載しましょう。ただし、請求日と請求書を送付すべき日が異なるケースもあり、注意が必要です。なかには送付の期限を定めていたり、請求日を統一したりしている企業もあります。

また、請求書の形式については、法律による決まりが特にありません。そのため、手書きはもちろん、ExcelやWordなどで作成しても請求書として有効です。いずれにおいても、必ず記載すべき項目は忘れずに含めましょう。

請求書の書き方・記載すべき項目

請求書にはどのような内容を記載する必要があるのでしょうか。ここでは、請求書の書き方と記載すべき項目について解説します。

作成者の氏名もしくは名称

請求書には、作成者の氏名もしくは名称を記載する必要があります。作成者が会社の場合、「会社名」「住所」「電話番号」「担当者名」を記載しましょう。個人事業主やフリーランスの場合、「氏名」または「屋号」とともに「住所」「電話番号」を記載します。

請求書は押印がなくても問題ありません。

宛名

請求書の宛名の欄には、請求書を受け取る会社名、個人名、屋号のいずれかを記載しましょう。1文字分のスペースを空け、会社名には「御中」、個人名には「様」と敬称をつけます。宛名の次の行に郵便番号、その次の行に住所を記載してください。

なお、「御中」と「様」は併用できないため、企業に所属している個人を宛名に記載する場合、会社名の敬称は省略して構いません。また、請求書を不特定多数に発行する小売店や飲食店などでは、宛名そのものを省略可能です。

取引年月日・請求日

請求書に記載する日付は、基本的に請求書の発行日です。ただし、請求書を受け取った側の処理に影響が出るため、実際の作成日や印刷日ではなく事前に確認した締め日を記載するパターンが一般的です。和暦と西暦のどちらでも構いません。

なお、領収書は支払後に発行しますが、請求書は請求のための書類であるため支払前に発行します。

取引内容

請求書には、取引内容も記します。商品名、単価、数量、合計金額などを具体的に記載しましょう。ただし、取引内容が多い場合、数量については「一式」と記載する方法もあります。取引先の要望により、取引内容を通常通り細かく記載するケースもあります。

請求書番号

請求書番号とは、請求書を発行した側が管理しやすくするためにつける通し番号です。請求書番号は、作成者名の近くに記載する場合が多いです。初めて請求書を作成する際にフォーマットを決め、請求書番号を記載する箇所も決めましょう。

小計・消費税・合計金額

小計の欄には税抜金額、消費税の欄には税額を記載します。合計金額は、小計と消費税を合算した額です。消費税には標準税率(10%)と軽減税率(8%)があるため、それぞれを区別して判別できるようにする必要があります。

振込先の情報

口座振り込みで支払いを希望する場合は、振込先の情報も記載します。取引先がスムーズに振り込めるよう、「金融機関名」、「支店名」、「口座種別」、「口座番号」、「口座名義」を正確に記す必要があります。

支払の期日

支払期日は、月末や翌月末とするケースが多いです。基本的には取引先のルールに合わせるため、事前に確認したうえで記載しましょう。ただし、月末や翌月末の日付では金融機関が振込に対応していない場合、日付の変更が必要になる可能性もあります。

請求書に支払期日を記載すれば、未払いや遅延などのトラブルの防止にもなります。西暦と和暦のいずれでも構いませんが、発行日と統一すべきです。また、支払うタイミングがその都度の「都度方式」と月ごとの「掛売方式」があるため、支払方法についても確認しておきましょう。

備考

補足情報がある場合、備考欄に記載しましょう。なお、振込手数料は基本的に振り込む側が負担します。振込手数料に関する取り決めがあるなら、備考欄に記載しておくとトラブルの防止になります。

インボイス制度では適格請求書に対応する必要あり

2023年10月からインボイス制度が始まり、課税事業者が仕入税額控除を受けるには、適格請求書を保存する必要があります。適格請求書には、従来の請求書の内容だけでなく、「適格請求書発行事業者の氏名または名称」「登録番号」「税率ごとに区分して合計した金額(税抜または税込)」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」などを記載しなければなりません。

詳細については以下で解説しているため、あわせて参考にしてください。

※参考:インボイス制度への対応方法も解説 そのまま使える請求書テンプレートのご紹介 – バクラク

請求書を作成する方法

請求書を作成する方法は複数あります。以下で具体的な方法について解説します。

ExcelやWordで作成する

請求書はExcelやWordを使用すると簡単に作成できます。無料で利用できるテンプレートがインターネット上に多く存在するため、費用をかけなくても適切な形式で作成できます。紙の請求書が必要ならプリントアウトし、手渡しもしくは郵送で取引先へ届けましょう。

内容の改ざんを防ぐ目的で請求書を電子化して渡す場合は、PDFや画像ファイルとして送信します。ただし、誤ってファイルを削除するリスクもあるため、要注意です。

手書きで作成する

文房具店や100円ショップなどで請求書の用紙を購入し、手書きする方法もあります。請求書の用紙にはさまざまな種類があり、最低限の情報のみ記載されているものや、区分や日付などの項目が細かく記載されているものなどがあります。状況に合わせて最適な用紙を活用すると、請求書の管理が容易になるでしょう。

ただし、手書きでは請求書の作成に手間がかかりやすく、ミスも発生しがちです。

会計ソフトや請求書発行サービスで作成する

会計ソフトや請求書発行サービスを活用すれば、他の方法よりもさらに容易に請求書を作成できます。また、ソフトによっては、請求書以外の見積書や納品書などの書類作成にも対応しています。郵送や入金管理をサポートできるソフトもあるため、便利です。工数の削減や作業のミスを減らす効果も期待でき、よりスムーズに経理業務に対応しやすくなります。

請求書を書く際の注意点

請求書を書く場合、気をつけたいことがあります。注意点について詳しく解説します。

金額の書き方を統一する

請求書の金額の書き方に絶対的なルールはないものの、請求書の金額が正確に伝わるよう配慮する必要があります。たとえば、数字の前に「¥」、数字の後に「-(ハイフン)」を記載する方法があります。数字の後に「円」、その後に「也」をつける方法でも構いません。どちらの場合も、3桁ごとに「,(カンマ)」を入れましょう。

また、消費税を含む「内税」と、消費税を含まない「外税」があるため、どちらなのか分かるよう記載してください。

基本的に収入印紙は不要である

請求書には、収入印紙を貼る必要はありません。収入印紙は、取引で利益が発生した際に貼るものだからです。収入印紙が必要な書類としては、たとえば領収書があげられます。

なお、すでに支払いが済んでいて「領収書済み」と記載した請求書を発行する場合、領収書と同じ扱いになるため、収入印紙の貼り付けが必要になります。

請求書の送付方法

請求書が完成したら取引先へ送付しましょう。送付方法は、郵送、FAX、PDFの送信などが一般的です。請求書の内容や宛先に間違いがないかよく確認したうえで送付してください。

請求書は親書に該当するため、宅急便やメール便などは利用できません。普通郵便やレターパックなどで送りましょう。PDFで送付するなら、メールに添付する方法と電子契約システムで送る方法があります。電子契約システムを利用すると請求管理を一元化できて便利です。メールで送付する際は、以下も参考にしてください。

※参考:請求書をメールで送る場合の正しい方法とルールについて – バクラク

まとめ

請求書には、必ず記載すべき項目があります。取引先がスムーズに支払いに対応できるよう、適切な請求書を作成しましょう。請求書を作成する方法は複数ありますが、ソフトやサービスを活用すると特に効率的です。

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