「想定以上の速度で電子化を実現」訪問診療にかかる4,200枚の請求書や領収書の発行をペーパーレス化

4,200枚の請求書を手作業で郵送。2名で月4〜5日かかりきりに

——今回、どのような背景で請求書発行システムの検討をはじめられましたか。

焔・鈴木さん：私たち医療法人ではFAXなども含め、紙が非常に多いです。それをできる限りペーパーレス化することを目標にして、1〜2年かけて推進してきました。

そして最後の山が、患者様へ送付する紙の請求書でした。

当法人の患者様は80代以上の方が多く、「これまで紙の請求書に慣れていたご高齢の患者様やご家族には対応しづらいのではないか」と懸念があり、請求書の電子化になかなか踏み込めずにいたんです。

一般的な医療機関であれば、診察を受けて帰りにお金を払いますよね。ただ、我々は訪問診療を行っているので、1ヶ月分をまとめて締めて、患者様に請求書を送ります。集計も複雑で、毎月大量の請求書を印刷し、封筒に入れて送付することになります。

焔・山下さん：電子化に踏み切る後押しになったのは、郵便料金の値上げでした。枚数が多いため、毎月3〜4万円のコスト増が見込まれていましたし、今後さらに値上げがあった場合にはどんどんコストが増えてしまうため、電子化する方法を探し始めました。

——請求書の発行業務においてはどのくらい時間がかかっていましたか。

焔・山下さん：私たち2名で、月に計4,200枚の請求書送付業務を行っていました。大きく積み上がった紙の束を、地道に折り込んで封筒に入れる業務に4〜5日かかり、大きな負担になっていました。

医療法人に対応できるような機能や、営業の運用提案がよかった

——どのようにシステムの比較検討を進めましたか。

焔・渡邊さん：診療費の請求書発行にも対応できるシステムを探して、大手サービスの情報収集をしました。その中で、「バクラクが良い」という話を耳にしていたんです。

——バクラク請求書発行をお選びいただいた理由は何でしたか。

焔・渡邊さん：バクラクの営業の方からお話を聞いてみると、医療系の当法人では通常の使い方だと運用にのらない点も、「ここにこのデータを入れると、うまく使えると思いますよ」と、代替となる使い方をアドバイスしていただけました。

操作方法はシンプルですが、機能も十分にあるので、「これだったら私たちがやりたいことを実現できるだろう」と感じたのが大きかったです。

焔・山下さん：別々に送付していた他の書類も同封してまとめてメール送付できることや、メールアドレス回収機能があったことも決め手となりました。

お客様がQRコードを読み取って登録されたメールアドレスが、バクラクの「送付先一覧」に直接登録されるので、対象となる患者様が多くてもスムーズに電子化しやすいと思いました。

「もっと早く始めればよかった」「リモートもできる」請求書の電子化を進めた成果

——請求書の電子化はどのように進めていかれましたか。

焔・山下さん：請求書発行を電子化するまでに3ヶ月ほど猶予が必要と考え、4ヶ月ほど前から患者様へのご案内をしていきました。事前に、診療チームに患者様のご自宅に伺うときに、「請求書の電子送付を開始します」という案内を配布してもらいました。そして翌月には、紙の請求書にメールアドレス登録のご案内を請求書と一緒に同封して送付しました。

焔・渡邊さん：メールアドレスをお持ちでないことや、QRコードを読み込めないこともありますが、ご家族に対応いただくケースも含め、思っていた以上に電子請求書にご対応いただけています。

新しくいらっしゃる患者様に対しては、原則としてまず電子の請求書をご案内し、電子請求書の割合を増やしています。

——バクラク請求書発行を導入したことでどのような成果がありましたか。

焔・鈴木さん：まずは請求書全体の20％を電子化する目標を立てていました。その点は、最初の1ヶ月ですぐにクリアすることができたため、満足しています。今年度中に50％、最終的には80％以上の電子化を目指して、現在も進めているところです。

焔・渡邊さん：紙の請求書を送付する業務は、以前は4〜5日かかっていましたが、直近では3.5日ほどで完了させることができました。今後は電子請求書への移行が進むにつれて、さらに短縮できる予定です。
また、以前は紙で作業をしなければならず、請求書発行業務期間の1週間程度は全て出社していました。ですが、バクラク請求書発行を導入してからリモートで働ける日も出てきて、「今週も頑張れる」と前向きに仕事ができています。

——業務をする上でバクラクのお気に入りの機能はありますか。

焔・山下さん：「押印機能」は助かっています。電子カルテのシステムによっては、領収書にハンコで押印する必要がありました。私たちが月に300枚ほどの領収書に1枚ずつ押印していましたが、バクラクの押印機能はシステム上で簡単に証跡が残せるので、その負担が大きく軽減されました。

また、請求書PDF分割機能は、導入検討時から魅力に感じていた機能で、実際に業務効率化を実現できています。電子カルテから出力されるPDFは、患者様のIDごとに出力されないものもあったため、私たちが手動で並び替える作業が発生していました。バクラクでは、自動的に分割し並び替えて出力もできるので、ものすごく楽になりました。

社内では「もっと早く始めればよかった」と話しています（笑）。

バクラク請求書発行で請求書発行する操作を体験してみる：https://layerx.storylane.io/share/vysg9tspllda

焔・鈴木さん：メール送付をはじめてから、山下が私のところに来て笑顔で「すごく楽になった」と言っていたのが印象に残っていますね。

デジタルは「ご高齢の方でも意外と受け入れられる」

——今後の経理の展望をお聞かせください。

焔・鈴木さん：引き続き、経理から紙をなくしていきたいと考えています。紙があると、物理的に受け取ったり、見に行ったりしないといけないので、自由が効かなくなります。

当法人に限らず、医療業界では診療報酬が公定価格として決まっているため、バックオフィスの人数を増やすよりも、現場（医療・介護人材）のリソース確保の優先度が高くなります。バックオフィスとしては紙をなくして、生産性を上げること、そしてリモートなど働き方の自由度を高めることは、今後も進めていかなければならないと考えています。

——最後にバクラク請求書発行導入を検討している法人さまへメッセージやアドバイスをいただけますか。

焔・鈴木さん：「ご高齢の方でも意外と受け入れられる」と、実際に導入してみて感じているところです。医療系の法人では、そこが気になっている方も多いと思うのですが、一度思い込みをなくして検討してみるのがいいのではないでしょうか。

焔・渡邊さん：患者様は、デジタルの受け入れ耐性がついてきているのを感じますね。実際に「紙をもらったら、追加でお金がかかりますか」とお問い合わせをいただくこともあるぐらい、「デジタルが当たり前」「紙はお金がかかる」といった感覚をお持ちの患者様が増えているのだと思います。

事業を拡大していくにつれて患者様への請求も増えていきます。今のメンバーでパフォーマンスを上げていくためには、バクラクはなくてはならないサービスだと感じています。