9人日相当の経理業務を軽減！ベテランの退職から始まった、恵佑会札幌病院とAZUREの経理業務デジタル化

※株式会社AZUREとの取り組みは以下の事例記事にてご紹介しています。

経理DX「はじめの一歩」はバクラクで　会計のプロがクライアントにも導入を勧める理由

毎月230件、500枚以上の請求書を処理していた社会医療法人恵佑会

ーー 社会医療法人恵佑会のバックオフィス体制についてお聞かせください。

恵佑会・吉田さん：私たち恵佑会では複数の医療機関を運営しているのですが、各医療機関の事務処理は本部機能がある恵佑会札幌病院に集約しています。恵佑会札幌病院の経理課には3名の社員が、各医療機関には現金出納係の担当者が1名いるのみです。各医療機関の請求書や領収書といった書類はすべて本部に集約され、本部の社員が毎月処理しています。

請求書の枚数としては、恵佑会札幌病院が150件以上、恵佑会第２病院が50件以上、各クリニックは20～30件ほどになり、合計すると毎月230件、枚数にすると500枚以上もの請求書を処理している計算です。恵佑会札幌病院の経理担当者でなんとか処理しているような状態でした。

コロナ禍とベテラン経理課長の退職をきっかけに、経理業務のデジタル化を進めた

ーー 株式会社AZUREがご支援に入られた経緯をお聞かせください。

恵佑会・吉田さん：大きく2つの背景があります。まず1つが新型コロナウイルスの感染拡大です。医療機関は昔ながらの紙のやり取りが多いため、在宅ワークの導入は難しいと考えていましたが、もし経理の社員が1人でも新型コロナウイルスに感染してしまえば、業務を続けられなくなります。そこでリスク回避のために、在宅ワークができるようにクラウドサービスの導入を検討すべきとの意見が出たのです。

もう1つの背景に、30年ほど勤続していた経理課長の定年退職が、2023年9月に予定されていたことです。ベテランが抜けることで生じる穴を塞ぐため、業務の整理や引き継ぎも進めましたが、それでも充分ではなく……。そこでテクノロジーを活用したDXで業務改善ができないかと考え、これまでお付き合いしていた税理士法人札幌中央会計の関連会社である株式会社AZUREにお声がけました。

AZURE・鶴田さん：当初はクラウド会計の導入を提案させていただいたのですが、課題やお悩みを深掘りして伺ったところ、「クラウド会計にこだわらず、経理業務全般をデジタルで効率化したい」とのことでした。そこで「バクラク請求書」を導入し、そこから経理業務全体のデジタル化を進めていく取り組みをご案内させていただきました。

「バクラク請求書」は導入のハードルとコスト、難易度が低く、かつ成果が出やすいのです。「会計業務をデジタル化、効率化する」と言うのは簡単ですが、実行には手間と時間がかかります。それに比べて「バクラク請求書」の導入は短期間で完結しますし、早ければ数ヶ月で成果が得られるため、会計全体のデジタル化、効率化の第一歩として多くのお客様におすすめしています。

導入コストの低さに対して大きな成果が得られることが『バクラク請求書』の特長

ーー バクラク請求書に対する最初のご感想をお聞かせください。

恵佑会・吉田さん：当初は会計業務を中心に考えていたのですが、請求書の処理業務を改めて見直してみると、そのアナログさを再認識できました。毎月500枚以上の紙の請求書にすべて目を通し、会計ソフトに一つひとつの数字を入力し、帳票や集計表を作成しており、確認作業を含めると3周以上も同じ請求書を閲覧している状態だったのです。こうした状況を振り返った上で「バクラク請求書」の機能や実現できることをAZUREさんにご説明いただいたところ、「劇的に改善できそうだ」と感じました。

AZURE・鶴田さん：他社の請求書受取サービスと比較すると、導入コストの低さに対して大きな成果が得られることが「バクラク請求書」の特長だと思います。

「バクラク請求書」だけの話ではありませんが、SaaSを導入するだけでは業務を効率化することはできません。自社に合ったオペレーションを含めて一緒に考えながらSaaSを導入することで最大限、業務を効率化することができると弊社では考えています。

ーー お取り組み当時、インボイス制度への対応状況はいかがでしたか？

恵佑会・吉田さん：他業種に比べ、医療業は仕入税額控除の影響が少ないのでインボイス制度への対応にはそこまで力を入れていませんでした。医療材料や薬品の仕入れ先の企業数も少なく、登録番号を取得しない企業もなかったため、特に負担はありませんでした。会計ソフト上の仕訳を区別しなければいけないケースはあるものの、数字的な影響は大きくありません。

ただ、インボイス制度をあまり良く知らない従業員に対して、経費の使用に関するルールを決め、協力を仰がねばならない場面があると感じています。

「バクラク請求書」の導入を機にオペレーションを見直し。ペーパーレス化の準備も整う

ーー 「バクラク請求書」の導入はどのように進行しましたか？

AZURE・鶴田さん：2023年7月から「バクラク請求書」を本格稼働させており、現状は一段落しているところです。改めて振り返ると、オペレーションを含めてイチから見直すことができ、経理もペーパーレス化に向けたチェック体制を整えることができました。経理課長の退職に伴う世代交代も無事に完了しています。

今回の取り組みにあたって特に苦労したことは、実はそれほどありません。「バクラク請求書」はシステムも使い方もとてもシンプルですね。

恵佑会・吉田さん：私自身はExcelをはじめ、PC操作には慣れていたので「バクラク請求書」への抵抗は一切ありませんでした。しかし、他の社員は必ずしもPC操作が得意という訳ではなかったため、業務のサポートややりやすい方法を模索しました。たとえば、Excelへの手入力を減らすため、バクラクからダウンロードしたCSVのデータを貼り付けるだけで完了する帳票のテンプレートを用意しています。

9人日相当の経理業務を軽減したことで、電帳法やインボイス対応を完了！

ーー 「バクラク請求書」の導入によって、どのような成果がありましたか？

恵佑会・吉田さん：経理課長が退職し、4名から3名体制に縮小され、その一方で改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応といったプラスアルファの業務が増えたにも関わらず、今でも問題なく経理業務を回せていることが、「バクラク請求書」を導入した成果だと思います。

ざっくり概算してみると、経理社員の業務が9人日（経理社員1人あたり3日）ほど軽減することができ、その浮いた時間は改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、その他の業務に充てることができました。もし「バクラク請求書」を導入していなければ、残業して対応することになっていたと思います。

ーー 「バクラク請求書」の導入で、月末の請求書処理にどのような変化がありましたか？

恵佑会・吉田さん：以前のように紙の請求書を処理する場合、机の上で請求書をバーッと並べ、「よし、やるぞ！」「〇時までに終わらそう！」と気合を入れてから一気に会計処理を進めていました。

「バクラク請求書」を導入した今では、画面を開くだけで請求書が表示され、仕訳を入力する欄も示されているので、5分程度のスキマ時間さえあれば請求書処理を始められるようになりました。請求書処理に対する気軽さが圧倒的に違います。

請求書処理の次は会計ソフトもクラウドに。経理の入口から出口までをシームレスに

ーー AZURE様のような協力会社と経理DXに取り組むメリットについて、どのように考えていますか？

恵佑会・吉田さん：世の中には「バクラク請求書」を始め、数え切れないくらいのサービスがあります。その中には機能や売り出し方、金額までも似たようなサービスがあり、初めて選定する担当者にとって、自社に最適なサービスを選ぶことは簡単なことではありません。しかし、さまざまなサービスを知っている協力会社の方に私たちの課題や悩みをヒアリングしていただき、その上でベストなサービスを紹介していただけることは、とてもありがたいと感じています。

今回のお取り組みでも、サービスのいい点だけでなく、デメリットもご説明いただき、また私が伝えきれていない行間まで汲み取ってご支援いただけました。

ーー 経理業務のデジタル化、効率化の展望について教えてください。

AZURE・鶴田さん：恵佑会さまは組織の規模が大きいため、横の連携が今後より必要になると思っています。請求書だけでなく、さまざまな帳票や書類をどのように回収するか、そしてどのように保存するかといったオペレーションや内部統制のあり方を一緒に考え、最適なシステムを導入していきたいですね。

現在はオンプレミスの会計ソフトを使用されていますが、次のステップとしてクラウド会計へ移行していきたいです。「バクラク請求書」と組み合わせ、経理の入口から出口までの流れをデジタル上でシームレスに完結させることができれば、より多くの課題を解決できると思います。