カード利用明細の即日反映と請求書処理システム導入で、月次決算の早期化を実現。工数削減で経理の内製化も可能に

経理の内製化と価値提供に集中するためバクラクを導入

ーー  お三方が在籍されている経営管理部では、どのような業務を担当されているのでしょうか。

松浦さん：現在育児休業中のメンバーやアルバイトも含め6人が所属していて、人事、総務、経理などのバックオフィス業務を分担しています。

会社の規模が拡大していく中で、上場準備も並行して行っていまして、内部統制をきちんと整えることにも取り組んでいます。

経理業務の内製化も進めていて、月次決算の早期化や、申告書の作成までの決算対応を自社でできるようにすることを目指しています。月次決算の早期化は、ほぼできるようになってきている状況です。

ーー バクラクを最初に知っていただいたきっかけについてお聞かせください。

松浦さん：2021年頃、経理の内製化をスタートしていこうというタイミングで、バクラク請求書のリリースを見たのが最初のきっかけです。

請求書の受領を効率化しようと思った理由は大きく二つあります。一つは、請求書の受領に関する業務にかなり工数がかかっていたからです。請求書の受領そのものもそうですし、担当者から請求先に連絡するなどの手間も発生していました。

もう一つは、とにかくクライアントや市場に対して価値提供を追求していくという弊社のポリシーがある中で、メンバーには価値提供にフォーカスして、そこに工数を割いてもらいたいという想いがありました。バクラク請求書のようなツールを入れることで、事業全体の事務処理の工数を減らしたいと考えていたのです。

バクラク請求書受取はOCRの精度が高く、スピードも速いのですぐにデータが上がってきます。

以前は仕訳の時点で間違いがあり、その修正に時間がかかっていたのですが、それもほぼなくなりました。さらに進化しているので、どんどん楽になっていると感じます。

法人カードの明細確定の早さや申請のしやすさが魅力

ーー その後、バクラクビジネスカードを導入いただいた決め手は何でしたか。

松浦さん：バクラクビジネスカードを導入した決め手は、明細の確定が早いこと、利用明細の速報が即日反映されることです。当社の目標である月次決算の早期化ができると感じました。

バクラクビジネスカードの導入前から他社の法人カードを複数利用していましたが、たとえば明細の確定日が遅かったり、何の費用で決済を切ったのかがわからなかったり、領収書回収の確認に時間がかかったりしていました。バクラクではそうした課題を解消することができます。

また、SaaS選定のための診断サービスを提供していることもあり、自社に導入するツール選定時には、他社のヒアリングを欠かさず、生の声を拾いにいくようにしています。請求書受領のサービスも含めて、そうした声も踏まえて導入を決めています。

ーー 法人カードの利用用途と、実際にお使いいただいた感想をお聞かせください。

番平さん：使いやすさや申請のしやすさは、バクラクビジネスカードが一番だと感じます。いまのところ、何も不便なく使っている状況です。

主に、従業員の経費や会食の決済などにバクラクビジネスカードを使っています。メールで通知が来るので、何に使ったのかをすぐに把握できるので安心です。事前に聞いていない決済があれば、すぐに従業員に確認できるのでやり取りもスムーズです。今は、取引のほとんどをバクラクビジネスカードに寄せています。

また、以前は法人カードのポイントをうまく活用できていなかったのですが、バクラクビジネスカードの場合は毎月、支出から自動で差し引いてもらえるので、何もしなくてもコストカットになる点が嬉しいです。

ーー リアルカードとバーチャルカードの使い分けはどのようにされていますか。

番平さん：リアルカードは部長クラス全員に配っていて、接待や商談に使用しています。バーチャルカードは、従業員が個別に契約しているChatGPTの支払いや、リモート勤務をしている地方在住の社員が本社へ来る際の交通費や宿泊費の立替に使用しています。

工数が激減し月次決算の早期化を実現

ーー 領収書の申請など従業員への浸透はスムーズでしたか。

番平さん：自動催促の通知設定をすることで、月初3営業日でほぼ確実に領収書を回収できるようになりました。

複数の領収書をまとめてアップロードできて、カード利用明細とも自動で紐づけができるので、申請の内容と領収書が異なるといったこともなくなりました。

松浦さん：バクラクシリーズを導入したことで、特に従業員に請求書や領収書の提出を催促する手間が省けるようになりました。こちらとしても「出してください」と確認するのは精神的な負担にもなるので、申請状況などがシステムで確認できるようになったことは大きいです。

ーー バクラク請求書とバクラクビジネスカードの両方をお使いいただくことで、決算早期化や業務工数削減につながっていますか。

番平さん：これまでは法人カードは毎月21日まで確定できなかったのですが、今は4営業日にはほぼ内容が確認できている状態なので、とても早くなりました。

新規で発生したカード利用取引の担当者を探す手間がなくなり、仕訳や証憑取得などの月初作業の負荷も大幅に削減することができています。月次確定日の早期化はもちろん、自動仕訳による正確性の向上を実感できてとても嬉しく思っています。

松浦さん：経理全体の月次の締め作業は15営業日を目標にしているのですが、細かい調整を除いた一時確定が10営業日で終わっています。これは、バクラク請求書とバクラクビジネスカードの両方がないと、絶対に実現できないと感じています。

月次決算の早期化ができると、その結果として分析をしたり改善のアクションが早期にできるようになります。そこに意味があると思っているので、15営業日で締められるようになったのはとてもありがたいことです。

経理初心者でもミスが少なく済むのでおすすめ

ーー 最後に経営管理部としての今後の目標と、バクラクの導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

松浦さん：今後の目標としては、財務状況を分析したり、管理会計を整えていったりといったアクションに取り組んでいきたいと思っています。財務経理から会社の改善を図っていきたいですね。

内部統制の強化については、事前稟議のフローをまだ構築できていないので、そのワークフローをできるかぎり事業部側の負担が少なく、一方でガバナンスが効いた状態にしていきたいと考えています。

番平さん：バクラクビジネスカードの導入によって、会食などの費用を従業員に立て替えてもらう必要がなくなったことで、従業員への負荷も削減できました。弊社ではあまりないですが、出張やイベント開催時の費用立替などが発生している企業様であれば、従業員への負荷削減効果はより大きくなると思います。

伊東さん：私は去年の8月に別職種から経理に異動してきたので、経理業務をスタートする時にはすでにバクラクが導入されている状態でした。バクラクがとても使いやすくて業務に入りやすかったです。

自動で仕訳を学習して反映してくれるのも助かりますし、「どこを見たらいいか」が明確で、たとえば「日付はここですよ」みたいなことが請求書にマークしてあるので、そこを順番にチェックしていけばいいというのが、新人の身としてすごく使いやすかったです。そのお陰で、経理初心者でもミスが少なく済んだのではないかなと思っています。

バクラクは、すでに経理業務をやっていて慣れている方だけでなく、新しく取り組む方にもおすすめです。