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請求書管理と保管に最適な方法は？ツール導入のメリットやおすすめソフトも解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-20
請求書の適切な管理は、取引の信頼性や透明性を維持するために重要なことです。しかし、適切な請求書管理の方法がわからないと悩んでいる人もいるでしょう。本記事では、請求書管理について詳しく解説します。請求書の管理方法から管理する際のポイント、おすすめのツールやツールを導入するメリットまで解説するため、参考にしてください。
請求書管理と保管に最適な方法は？ツール導入のメリットやおすすめソフトも解説
請求書をまとめる方法は主に2つ
請求書をまとめる方法としては、月ごとにまとめる方法と得意先ごとにまとめる方法があります。ここでは、それぞれの方法について解説します。
月ごとにまとめる
まずは、請求書を発行月ごとに整理・保管する方法です。たとえば、2024年1月1日～1月31日までに発行された請求書をまとめて保管するといった形になります。
月ごとに整理・保管することによって、各月の支出や収入を把握しやすくなるというメリットがあります。また、月次の会計処理や決算時にも月ごとに整理されていると分かりやすく、経理業務の効率化につながります。ただし、特定の会社の請求書を探したいという場合には時間がかかります。
得意先ごとにまとめる
得意先ごとに請求書を整理・保管する方法もあります。取引先ごとに請求書をまとめることで、特定の取引先の請求書を見たいという場合にも、迅速に探せるようになります。また、取引先ごとの取引状況も把握しやすくなるため、顧客管理の効率化にも役立つでしょう。固定の取引先が多い場合にも管理しやすくなります。
ただし、取引先が多いと分類が多くなりまとめるのが大変になる、1事業年度が終わらないと全体を締められないといったデメリットもあります。
請求書の管理方法
請求書の管理方法は、大きく3つに分けられます。ここでは、請求書の管理方法について詳しく解説します。
受け取った請求書を管理するケース
請求書を受け取った後、未確認の支払い請求書として一時的に保管しておきます。請求書の内容を確認した後、「未払い分」として整理しておき、支払期日に備えましょう。この際、請求書の内容に間違いがないかをしっかり確認しておくことが重要です。間違いがある場合には再発行してもらう必要があるため、見積書などと照らし合わせて確認しておきましょう。
未払い分としてまとめておくことで、請求書の見落としや支払い漏れなどを防ぎやすくなります。
支払い済みの請求書を管理するケース
支払いが完了した後は、請求書に「済」のスタンプを押しましょう。スタンプを押しておくことで、代金を支払ったかどうかが一目でわかるようになります。その後、支払い証明書と一緒に保管しておきます。支払い証明書とともに保管しておくことで、支払い済みの記録が明確になり支払い履歴の確認もしやすくなります。
請求書は保管期間が定められているため、月ごともしくは取引先ごとにまとめて整理・保管しておきましょう。
発行した請求書を管理するケース
自社が請求書を発行することもあるでしょう。請求書を発行した場合には、顧客に送付した請求書の控えを「未入金分」として保管します。入金を確認した後に、「入金済み」として整理すると収益の確認が簡単に行えるようになります。
また、未収金の把握も容易になるため回収が効率的に行えるようになることもメリットです。発行した請求書を管理する際は、支払期日の早い順番にファイリングしておくと、確認やその後の処理がしやすくなります。
受け取った請求書を管理する際のポイント
受け取った請求書を管理する際には、以下で解説する3つのポイントを押さえましょう。
支払い期日が近い順に整理する
受け取った請求書は支払い期日が近い順に整理しておくことが大切です。請求書は受け取ったときから適切に管理することが求められます。しっかりと管理しておかなければ支払い漏れや支払いの遅れなどにつながるため注意しましょう。
支払期日が近い順番に請求書を整理しておくことで、支払い漏れを防げます。期日順に並べることにより、優先度の高い請求書がわかりやすくなり、支払期日が過ぎるリスクを最小限に抑えられます。
支払い済みの請求書には支払い証明書を添付する
支払い済みの請求書を管理する際には、支払い証明書を添付するとよいでしょう。支払い証明書を添付しておくことで、支払いの証拠が明確に残ります。代金を支払ったかどうか確認したいという場合でもすぐに確認できるため、業務効率化につながります。
ファイリングする際には、請求日の日付順に並べておくとよいでしょう。日付順にファイリングすることで、取引日がわかりやすくなるため確認の際にも便利です。
紙と電子の請求書が混在する場合、紙の請求書をデータ化しておく
紙の請求書とデジタル請求書が混在しているケースもあるでしょう。紙の請求書とデジタル請求書をまとめて管理するために、紙の請求書をデータ化しておくことが重要です。デジタル化しておくことで、すべての請求書を一元管理できるようになるため、検索や確認などがしやすくなります。
紙とデジタルを統合して管理することで、管理効率が高まることもメリットです。混在した状態だと検索などもしにくくなるため、データ化してまとめて管理するとよいでしょう。
請求書管理システムを導入するメリット
請求書を管理する際には、請求書管理システムを導入するのもよい方法です。ここでは、請求書管理システム導入のメリットを解説します。
一元管理により手間やミスを大幅に削減できる
請求書管理システムを導入することにより、請求書の一元管理が容易に行えるようになります。請求書の作成から承認、入金確認まで一元管理できるため、管理の手間を大幅に削減でき、担当者の負担軽減につながります。
また、全体の業務効率が向上する点もメリットです。請求書に関わる作業をまとめて管理できるだけでなく、業務の自動化も可能です。記録や検索などの手間が省くことができ、人的ミスの削減にも役立つでしょう。
入金状況などをリアルタイムで確認できる
請求書管理システムを導入することで、入金状況などをリアルタイムで確認できるようになるため、迅速な対応が可能です。また、支払い期日の追跡やリマインダーの送信なども行えるため、支払い漏れを防ぎやすくなります。
未払いの状況をリアルタイムで把握できるため、必要な対応を迅速に行えるようになることもメリットです。未収金の管理なども行えるため、財務管理の精度が向上し透明性の高い財務を実現できます。
特定の請求書を簡単に検索できる
請求書管理システムによって、特定の請求書の簡単に検索できるようになります。紙の請求書をファイリングしている場合、発行日順に並べることはできますが、目的の請求書を探すのには時間がかかってしまいます。
しかし、請求書管理システムには検索機能が搭載されており、過去の取引や支払い状況をすぐに確認できるようになるため、業務効率の向上が期待できるでしょう。データ管理がより効果的かつ効率的に行えるようになるため、担当者の負担軽減にもつながります。
請求書管理システムの選び方
請求書管理システムを選ぶ際には、コスト管理のしやすさと既存システムとの連携に焦点を当てるとよいでしょう。
コスト管理がしやすいツールを選ぶ
請求書管理システムの導入には、費用がかかります。そのため、ツールの月額費用やオプションサービスの有無・費用などをよく検討したうえで、自社の予算に合ったものを選ぶことがポイントです。
初期費用だけでなく追加機能のコスト、維持管理に必要なランニングコストなどの総合的なコストを把握し、コストパフォーマンスが優れているか評価しましょう。請求書管理システムは継続的に利用するツールのため、コスト管理がしやすいものがおすすめです。
既存システムと連携できるツールを選ぶ
既存システムとの連携が可能かどうか、自社に必要な機能が揃っているかもチェックしたいポイントです。基本的な業務のみに対応できればよいのか、決算なども含めて対応したいのかなど自社のニーズを明確にしておきます。
また、自社ですでに使っている会計ソフトなどと連携できれば、データを一元管理できるようになるためさらなる業務効率化につながるでしょう。自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるかどうか、自社の業務に対応できるツールかどうかなども確認しておきます。
請求書管理におすすめなツールは「バクラク請求書受取」
請求書管理の効率化を目指すのなら、バクラク請求受取がおすすめです。バクラク請求書受取には、請求書管理を効率化できる3つの特徴があります。
- AIによる請求書自動の読み取りで、手入力の手間を省ける
- 支出金額・受取状況レポートの機能により、支払い状況などを可視化し支払い漏れを防ぐ
- 稟議や確認作業での無駄な確認作業プロセスを減らせる
この他にも、インボイスや電子帳簿保存法へも対応しています。また、請求書をまとめて処理して電子保管できるため、請求書の整理や管理にかかる手間が省けることもメリットです。
まとめ
請求書は、適切に管理することが求められます。支払い期日が近い順に整理しておき、支払い済みの請求書には支払い証明書を添付しておくなどと、支払い漏れや二重支払いなどのミスを防ぎやすくなります。また、請求書管理の効率化には請求書管理システムの導入もおすすめです。
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