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請求書の発行方法とは?事前に確認が必要なものや基本の注意点を解説

請求書とは、商品やサービスの提供後に、販売者から購入者に向けて対価を請求するために発行する書類です。請求書を発行する際は、記載項目やマナーなどに配慮する必要があります。

本記事では、請求書を発行するときのポイントや注意点を解説します。あわせて、請求書発行におけるビジネスマナーや、実際に請求書を送る方法にも触れるので、役立ててください。

請求書の発行方法とは?事前に確認が必要なものや基本の注意点を解説

請求書を発行する前に確認すべきこと

請求書を発行する際、事前に取引先へ確認しておかなければならないことは、以下の3点です。

  • 請求日
  • 請求金額
  • 請求書の送付方法

取引先によって「〇日までに請求書が届かないとその月に支払えない」などルールが設定されている場合もあります。個別のルールも確認しましょう。

請求書の発行方法

請求書の発行方法としては、まず前項に上げた3点を確認しておきます。その後、テンプレートや請求書発行ソフトなどを使って請求書を発行します。

発行の際、請求書には作成者の氏名もしくは名称、宛名、取引年月日・請求日、取引内容などを記載しなければなりません。請求金額を誤りのないよう確認し、請求書を発行しましょう。

参考:請求書の書き方を重点的に解説!記載すべき項目や注意点とは

請求書を発行するときの注意点

請求書を発行する際には、以下のような注意点があります。

取引先に分かりやすい形で請求書を発行する

請求書発行の際は、取引先との間で事前確認をしたうえで、先方から見て分かりやすい請求書を作成するよう心掛けましょう。記載内容や期日など、確認を怠ることが原因でトラブルになることもあるので気を付けてください。

最適な作成方法で請求書を発行する

請求書の発行方法に決まりはありません。ただし、取引先との間で決められた形式がある場合は従いましょう。何の取り決めもなければ、テンプレートをダウンロードして作成する、Wordなどで自作する、市販の請求書用紙に手書きする、会計ソフトウェアの請求書発行機能を使う、などの方法があります。

請求書送付の方法とあわせて、発行方法も検討すると良いでしょう。

請求書の発行におけるビジネスマナー

請求書の発行に際しては、ビジネスマナーを心得ておく必要があります。請求書発行に関わる主なビジネスマナーは以下のとおりです。

取引の形態を元に発行のタイミングを見極める

取引の形態には、継続取引型、受注請負型の2種類があります。

継続取引型の取引とは、毎月のように取引が行われる形式で、請求書の発行作業も毎月決まったタイミングで行います。継続取引型の取引になる場合、受注請負型とは、注文があれば都度納品を行う形式です。請求書は基本的に、納品の際に取引先へ渡します。

継続取引型の取引における請求書は、毎月決まったタイミングで発行します。締め日と、請求書の発行日の確認が必要です。

用紙は原則A4サイズにする

請求書はA4サイズの用紙で作成することが一般的です。パソコンで原稿用紙を作成するにも便利なサイズです。

郵送するときは3つ折りにして封筒に入れると良いでしょう。封筒へ入れる際は、開けるときに書き出しが先に見えるようにして折ります。

丁寧に押印する

請求書に押印する際は、かすれや欠けのないよう丁寧に押印する必要があります。また支払トラブルを防ぐには、署名の最後に少しかかるように押印することがコツです。書類の信頼性を高めるため、文字から離れた押印を認めてくれない会社もあります。注意しましょう。

郵送の際は送付状を同封する

請求書を郵送する際、請求書だけを封筒に入れて送付するのはマナー違反です。請求書を送る相手は、自社を利用してくださったお客様ということになりますから、時候の挨拶や感謝などを伝える送付状を請求書に添えると良いでしょう。

メールで送付する場合は事前に確認する

請求書をメールで送る場合、自社のみで完結して送ればいいという事ではありません。送る側の取引先の承諾を得ておきましょう。原本の存在を絶対としている企業もあります。

取引先に確認する際は、承諾を口頭で得たという場合は関係者や担当者にその旨が正しく伝わっていないという事も考えられます。そのため、今後請求書はデータ化してメールによる送付を行う事、原本の郵送は取りやめることなどを明記した取り決めなどを文書で作成するようにして下さい。

発行した請求書を送る方法

請求書が完成したら、取引先へ送付します。一般的な送付方法は、郵送、FAX、PDF送信などです。

送付前に、内容に誤りがないかをよく確認しましょう。またメール送信をする場合は、送り先のメールアドレスに間違いがないかどうかを送信前にチェックします。

請求書の書き方、注意点など、詳しくは以下を参照してください。

参考:請求書の書き方を重点的に解説!記載すべき項目や注意点とは

まとめ

請求書は、取引先に分かりやすいような形で発行し、送付時には誤りのないよう、よく確認をとることが大切です。請求書に間違いがあると、入金の金額や期日に差が出るなど取引に支障をきたす場合もあります。よく注意してください。

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