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請求書処理のフローとは？業務のポイントや課題も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-07-21
経理担当者にとって、請求書処理は時間と手間がかかるものです。正確性が求められるだけでなく、迅速な処理も必要なため、ミスや面倒さに悩んでいるという方も多いでしょう。
本記事では、請求書の処理業務について詳しく解説します。請求書の処理フロー、必要性や課題などを確認し、業務の参考にしてください。
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請求書処理のフローとは？業務のポイントや課題も解説
請求書の処理業務とは
請求書の処理業務とは、取引先から受領した請求書の内容確認や支払い、管理など、請求書に関する一連の作業を指すものです。このプロセスは、正確な支払いと債務の管理を確保するために重要です。
請求書の処理業務にあたっては、一つ残らず正確であることが求められます。さらに期日までの処理が必要で、処理後は必要なときにいつでも目的の請求書を出せるよう保管・管理しなければなりません。
請求書はなぜ必要？
請求書は、税務調査時に支出を証明するために必要とされます。請求書の保管期間は、法人の場合最低7年間、個人事業主の場合は最低5年間です。この間はいつ提出を求められても良いように管理しておく必要があるでしょう。
紙の請求書はファイリングをしておいても、どこに何があるかわかりづらく、保管場所も必要で、課題を感じているオフィスも多いでしょう。電子請求書の場合は、請求の履歴を簡単に見つけることができるため、効率的な管理が可能です。
請求書の受領処理フロー
請求書には決まった受領処理のフローがあります。代表的な請求書の受領処理フローは以下のとおりです。
1.請求書の内容を確認する
請求書を受け取ったら内容をすべて確認し、不備がないかチェックをします。請求書の内容に不備があると、支払い処理に支障が生じる可能性があるため、最初の段階でよく見ておくと良いでしょう。
このとき、請求書を納品書や注文書と突き合わせて検証することで、正確な取引内容を確保できます。もし間違いがあった場合などは、必要に応じて再発行手続きを行わなければなりません。
以下に、請求書の受け取り時に確認すべき項目を記載していますので、チェックしておきましょう。
| チェック項目 | 確認すべき内容 |
| 請求書の宛名 | 自社の名称になっているかどうか |
| 請求書の発行元 | 取引先の名称が合っているかどうか |
| 請求書の発行日 | 請求書がいつ発行されたものか |
| 取引年月日 | 請求内容に該当する取引がいつ行われたのか |
| 取引内容・金額 | 請求内容に該当する取引の内容 |
| 消費税 | 請求金額のうち消費税はいくらか |
| 支払期限 | いつまでに支払うべき請求書か |
| 振込先・手数料など | どの金融機関か、手数料はいくらか |
2.承認を受けて請求費用を支払う
大規模な事業所では、支払いのために支払依頼書を作成し、上長や経理担当者からの承認を得る必要があります。小規模な事業所では、一般的には請求書を直接経理部に提出する方法が取られているため、支払依頼書は作成しなくても良いケースが多いでしょう。事業規模、取引規模によって対応は異なります。それぞれの事業所のルールに従って手続きを行ってください。
自社において所定の手続きが済んだら、実際に請求された費用について、指定の振込先への振り込みを行います。
3.消込作業をする
請求費用の支払いを確認した後は、記録上で買掛金や未払金を減らすために消込処理を行う必要があります。
支払いを行った際に間違いなく消込処理を行うことで、未払金や買掛金の残高を正確に把握し、二重請求や支払い漏れなどのミスを防止できます。ミスの回数が増えるごとに業務量は大幅に増えてしまうため、誤りのないよう消し込み作業を行うのが基本です。
請求書処理業務の課題と解決方法
請求書処理業務においてよくある課題には、以下のようなものがあります。
- 受領方法が多様化しているため、取りまとめに手間がかかる
- 承認プロセスに記名捺印が必要であるため時間がかかる
- 紙と電子データの二重保管により、管理や閲覧がしにくい
これらの課題を解決するためには、請求書処理業務の効率化が必要です。課題を解決し、請求書処理を効率化するには、次のような方法をとると良いでしょう。
- 請求書を電子化してフォーマットを統一する
- 電子化によりペーパーレス化を進める
- 請求書の管理・処理支援サービスを利用する
まとめ
請求書の処理業務は、重要性が高い一方でミスが起こりやすい内容であるといえます。しかし請求書処理業務におけるミスは工数が多くなりがちで、どの企業でもできるだけ効率化を図りたい部分でしょう。
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