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請求書は破棄していい?紙(原本)の保管や電子帳簿保存法のルールも解説

請求書を紙媒体で保管することは手間がかかるだけでなく、保管場所や費用も要するため、苦労する経理担当者が多く存在すると思います。最近は請求書がPDF等の電子形式で発行されることも増え、改正電子帳簿保存法や、インボイス制度の法改正の中で、請求書の保存方法も変わってきています。

本記事では、請求書保存の必要性をはじめ、破棄してもよいのかどうかや請求書の保管方法について解説します。

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請求書は破棄していい?紙(原本)の保管や電子帳簿保存法のルールも解説

(要件を満たせば)請求書の原本は破棄できる

受領した請求書に関しては、支払い処理を行なった後にファイリングし、原本(紙媒体)を管理することが必要です。これは、請求書が証憑書類(取引の証明書類)であるため、定められた方法かつ期間に則り保管をする義務があるためです。

しかし、以下に挙げるケースにおいては、請求書原本(紙媒体)は破棄・捨てることが可能です。

  1. 電子帳簿保存法に則って請求書がデータ化されている場合
  2. 紙の請求書原本の保管期間を満了している場合
  3. 請求書に誤りがあり訂正(再発行)が協議される場合

それぞれのケースについて解説していきます。

破棄できるケース①電帳法に則って請求書がデータ保管されている

電子帳簿保存法に則り、請求書の電子データ化を終えている場合は、紙の原本の破棄をしても問題ありません。このケースは以下の2つのパターンがあるので、それぞれのパターンに対応した処理が必要になります。

領収書を電子データで受領した場合

電子帳簿保存法が改正されたため、元々電子データである請求書は電子データのままの保管が義務付けられており、そもそも紙に印刷しても国税関係書類として認められません。すなわち、このパターンであれば紙に印刷した請求書の破棄は任意です。

PDF等の電子データとして請求書を受領した際には、下記の電子帳簿保存法の要件を満たすことが必要です。

全て満たす必要あり

  • システムの概要を記載した書類等の関連書類の備え付け
  • ディスプレイ及びプリンタ等の見読可能装置の備え付け
  • 取引年月日及びその他の日付をはじめ、取引金額、取引先といった検索機能の確保

いずれかを満たす必要あり

  • 取引先からタイムスタンプが付けられた請求書及び領収書の受領
  • 受領後遅れることなくタイムスタンプを付けること
  • 電子データの訂正及び削除を行った場合、記録が残るシステムあるいは訂正及び削除が不可能なシステムを採用
  • 訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を整備

なお、上記の要件を満たせない場合は、その請求が仕入税額控除の適用対象外にもなってしまうので注意が必要です。

紙の領収書で受領する場合

請求書を紙媒体で受領したが、紙媒体のまま保存を行うと保管場所に困る…といった場合には、前述の通り原本(紙媒体)を破棄し、スキャナで読み取り電子データとして保管が可能です。

ただし、電子帳簿保存法に定められている、下記のスキャナ保存要件を満たす必要があります。

  • 請求書受領日からおよそ2ヶ月以内にスキャナでの読み取りを行う
  • 請求書改ざんや不正を防止するため、タイムスタンプ機能がついたシステムでの保管を行う(※訂正削除不可あるいは訂正削除の履歴が残るシステムに、およそ2ヶ月以内に保存を行った場合にはタイムスタンプは不要)

破棄できるケース②紙の請求書の保管期間を終えている

請求書は証憑書類(取引の証明書類)となるため、定められた適切な方法かつ保存期間中は破棄することなく保管する必要があります。しかし、保管期間を超過している場合においては、その破棄は任意です。

保管期間は、以下のように明確に定められています。

個人事業主

確定申告期限日の翌日から起算して5年間

法人

事業年度の確定申告書の提出期限日の翌日から起算して7年間

請求書の保管期間は、請求書が作成された日付から起算するわけではないので注意が必要ですが、これらの期間を過ぎた原本がある場合は、紙であろうと電子データであろうと破棄することができます。

▶︎経費精算で領収書の原本はどう保管する?メリットの多い電子保存の方法や注意点を解説

破棄できるケース③請求書の再発行が協議されている

請求書の内容に不備があり、新しい請求書を発行し直す場合は、相手方との相談の上で破棄ができます。

請求書は法的な効力が備わる書類であるため、口伝やテキストコミュニケーションだけの訂正は認められません。内容の訂正を行う場合は、古い方の請求書を破棄し、新しい書面の発行をもって進める必要があります。

請求書原本を電子データで保管するメリット・デメリット

前述した電子帳簿保存法の通り、受領した請求書を保管する場合には、必ずしも原本(紙媒体)を保管する必要はなく、要件を満たせば電子化した上で保管が可能です。電子データの請求書を保管する際には、事務処理のフローを明確にし、社内規定を見直すことで、上記の要件をスムーズに満たすことができるでしょう。

請求書が電子化されることで、様々なメリットを得られます。

<請求側のメリット>
請求書をPDF等の電子データにし、メールで送付することは効率のよい請求へと繋がります。請求書作成、封筒への封入、投函までの一連の業務の多くを省略できるため、人件費や郵送費といった諸経費も削減できるでしょう。

メールの送受信履歴により、請求書の未達等のトラブル発生も著しく軽減可能です。

<受領側のメリット>
電子データ化された請求書はメール等で送付されてくるため、従来の郵送と違い即日受け取ることができます。さらに、印刷して保管する必要がないことから、紙の使用量を削減でき、コスト削減をしながら環境にも優しい取り組みへと繋げられます。

また、請求書が電子化されることで省スペースになり、開いたスペースを有効活用できます。

一方で請求書が電子化されることで生じるデメリットもあります。

<請求側のデメリット>
請求書を送付する相手企業が電子化された請求書を受領できないことがあるため、そういった場合には個別に紙媒体の請求書を発行しなければなりません。

<受領側のデメリット>
請求書の電子データを保管する際には、システムトラブルが発生するといったデメリットがあります。万が一システムトラブルが発生した際のために、対策をしておくことが必要です。

大前提として、メインで使用するシステムとは別のシステムに、電子データのバックアップを取っておきます。サーバー障害及びセキュリティ障害、さらには自然災害等によって予期せぬ停電等が発生してしまった時、どのように復旧するのかというフローを確立し、周知しておきましょう。

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請求書の電子化に関連する法律と経緯

請求書保管を電子化するにあたって、関係してくる法律は次の3つです。

  1. 電子帳簿保存法
  2. e-文書法
  3. インボイス制度

まず、2022年1月に法改正された「電子帳簿保存法」では、国税関係書類を電子化することを促進しています。主な規定としては以下の通りです。

国税関係帳簿書類の電子保存を認める
国税関係書類のスキャナ保存を認める
電子取引に係る取引情報の保存を義務付ける

次に2005年に制定された「e-文書法」では、文書及び書類に関する多くの法律に対して、文書全般の電子化を認めるよう、横断的な効力を持っています。この法律が施行されたことで、前述した電子帳簿保存法が改正されることにも繋がりました。

さらに2023年10月から適用される「インボイス制度(定格請求書等保存方式)」では、仕入税額控除を受けるための要件として、請求書を受領する側だけでなく、発行する側にも電子化することを促進しています。

まとめ

本記事では、請求書保存の必要性をはじめ、破棄してもよいのかどうかや請求書の保管方法について解説致しました。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、以前よりも請求書を電子化し保管することのハードルが低くなっており、社内でフローを確立してしまえば、請求書の管理がしやすくなっています。

ペーパーレス化はSDGs(持続可能な開発目標)にも直結する取り組みとなります。まだ紙媒体で請求書の保管を行っているということであれば、この機会に電子化していくことを推奨致します。

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畠山謙人税理士

監修 畠山謙人

2010年に公認会計士試験合格後、約10年間大手監査法人や事業会社で主に上場企業での財務経理業務に従事。現在は畠山謙人公認会計士事務所の代表及び税理士法人赤坂共同事務所のパートナーとして、税務顧問、スタートアップ支援、財務アドバイザリー等を行う。