法人カードは社内で使いまわしできる？代表者以外の社員が使う方法とは

法人カードを追加発行し、社員や役員に利用してもらうことには、経費精算の効率化などさまざまなメリットがあります。一方で、社内での発行数が増えるほどリスクも高まることは否めません。そのため、法人カード導入にあたってリスク対策は必須です。リスク対策は、役職ごとにルールを設けることでより適切に対応できます。

▼法人カードの運用については、以下の記事で詳しく解説しています。

「法人カードの不正利用を防ぐには？事例・対策・運用ルールを解説」

カードを使う社員が増えると私的利用に気づきにくくなる

法人カードを使用する社員や役員の数が増えると、使途のチェックが難しくなり、カードの私的利用に気づけない可能性が高まります。カードの私的利用を防止するためには、管理側が定期的に使途をチェックすることが重要ですが、人為的なチェックには限界があります。そのためカードの使途をチェックしやすい経費精算システムの導入や、ガバナンスを利かせやすい仕組みがある法人カードの導入が効果的です。

バクラクビジネスカードは、Web上の管理画面から利用明細を即時確認・検索することが可能なほか、カードごとに利用額の設定や利用の停止を設定することもできます。

社員用カードのルールや管理方法が不十分だと業務の負担が増える

法人カードの追加発行時、運用ルールを明確に規定しておく必要があります。法人カードを使って経費として計上できないものを購入してしまったり、1ヵ月当たりの支出が利用限度額を超えたりと、経理担当者の負担が増える可能性があるからです。

社内で規定しておくべき運用ルールの一例としては、以下が挙げられます。

• 部署や役職または社員ごとの「限度額の設定や用途のルール策定」
• どのようなものが経費として計上されるのかといった「利用品目のルール策定」

バクラクビジネスカードには、管理画面上でカードごとの利用上限額の設定機能や、購買稟議・承認機能がついています。そのため、カード使用者による誤った利用品目の計上や、カードの使い過ぎを未然に防ぐことが可能です。

信用情報に問題がある社員は審査に通らない場合がある

追加カード発行の審査の有無は、引き落としの口座によります。法人口座からの引き落としの場合、基本的に審査は不要です。

一方、社員の個人口座から引き落とされる法人カードは、社員が審査対象となるため、信用情報に問題があると審査に落ちることもあるでしょう。この場合、信用情報の保管期間が終了するまで待たなければなりません。自身の信用情報が気になる方は、信用情報機関に確認してみることをおすすめします。

国内の信用情報機関には株式会社シー・アイ・シー（CIC）、株式会社日本信用情報機構（JICC）、全国銀行個人信用情報センター（KSC）があります。

例えば、クレジットカードの支払遅延や返済状況に関する情報の保管期間はいずれの機関も「契約中および契約終了後5年以内」です。その他のトラブルに関する情報の保管期間は、内容と信用情報機関により異なるため注意が必要です。

また、信用情報ではありませんが、勤続年数が短いと審査に影響する可能性があります。転職から間もない場合などは、時間をおいてから申請してみましょう。

法人カードの使いまわしで規約違反となる

冒頭でお伝えしたとおり、法人カードの使いまわしは規約違反となり強制解約のリスクもあるため注意が必要です。

仮に名義が法人だとすると、誰がどのような目的で経費を使用したのかを把握できません。万が一、不正使用が発生してもカードの使用者を特定することは難しいでしょう。クレジットカード会社はセキュリティの面から名義を「利用する個人」としており、使いまわしを禁じているのです。

社内でも、使いまわしがないように周知を徹底しましょう。

バクラクビジネスカードは追加カードの発行枚数に制限がありません。必要人数分の発行が可能です。カードごとに利用期間や利用可能な取引先を設定することもできます。