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法人カードを社員が使う場合の注意点
法人カードは利用限度額が大きく、特に立替清算・経理業務の負担を軽くできる期待から、導入を検討する企業が増えています。ビザ・ワールドワイド・ジャパン株式会社が、2022年7月に実施した「中堅・大企業における決済関連のニーズ調査」によれば、法人向けカードを導入した63.6%の法人が、経理業務の負担について実際に効果を感じていると回答しています。
そんな法人カードの名義は、原則として使用者本人の個人名です。つまりカードに記載されている名義人以外の人がカードを使用することはできません。これはカード会社の規定によって禁止されています。法人カードを複数人が使用する場合は、カードを使用する人の数だけ発行する必要があります。その際、私用利用や紛失等のリスクに備えることが大切です。
この記事では、仮払い精算についての概要や申請・精算手順、会計処理を効率化する方法などを解説します。会計処理の負担軽減にお役立てください。
法人カードを社員が使う場合の注意点
法人カードを社員に使わせることはできる？
法人カードを契約するのは、法人や法人の代表者、個人事業主ですが、使用できるのは法人カードに記載された名義人本人です。たとえば会社の代表の名前が記載された法人カードを、名義人ではない社員が使用することはカード会社の規約上認められていません。
カード会社の規約違反をしてしまうと、重ければ解約になります。また名義人以外の人間にカード情報を共有するほど、不正利用に合うリスクは上がり、誰が何に使ったかの追跡も難しくなるので、かえって経理業務の負担が増える可能性もでてきます。法人カードを社員に使わせるなら、追加カードの発行が必要です。
追加カードの審査について
追加カードを使った際の支払いは、法人口座から引き落とされます。カード会社にもよりますが、法人カードの審査が通っていれば、追加カードの発行の際に審査はおこなわれないことが多いです。
法人カードを社員が使う場合のリスクと対策
社内稟議や立替申請等の手間が減らせるのが法人カードのメリットです。しかし社員がカードを私的利用したり、経費で落とせない品目を購入したりすると、逆に経理業務の手間が増えます。法人カードを導入する場合は、導入後のリスク対策を練っておくことが大切です。
社員によるカードの私的利用
法人カードを使用すると、誰が何にどれだけのお金を使ったかをWeb明細で確認できるため、定期的に使途をチェックすることで社員の私的利用防止に役立ちます。しかし、カードを付与した社員の数が増えれば増えるほどチェックが難しくなり、カードを私的利用している社員がいても気づけない可能性があります。
バクラクビジネスカードは、Web上の管理画面から利用明細を即時確認・検索することが可能なほか、カードごとに利用額の設定や利用の停止を設定することもできます。こうした機能により、カードを付与した社員に対して、一定のガバナンスを効かせることが可能です。
業務効率化が不十分な場合もある
カードの追加発行時、運用ルールを明確に規定しておく必要があります。法人カードを使って経費として計上できないモノを購入してしまったり、1カ月あたりの支出が利用限度額を超えたりと、経理担当者の負担が増える可能性があるからです。
社内で規定しておくべき運用ルールの一例としては、どのようなものが経費として計上されるのかといった「利用品目のルール策定」や、社員ごとに利用限度額を定める「社員別支払額の策定」などが挙げられます。
バクラクビジネスカードには、管理画面上でカードごとの利用上限額の設定機能や、購買稟議・承認機能がついています。そのため、カード使用者による誤った利用品目の計上や、カードの使い過ぎを未然に防ぐことが可能です。
