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法人カードを代表者以外の社員が使う場合の注意点
スムーズな経費の支払いのために、社員や役員にも法人カードを使わせたいと考える企業も多いでしょう。法人カード（ビジネスカード、コーポレートカード）を代表者以外の社員や役員が使う場合、私的利用やカードの使い回しなどのリスクが生じます。そのため、適切な対策と運用ルールの統一が重要です。本記事では、社員が法人カードを使う場合の用途や注意すべき事項について、詳しく解説します。
法人カードを代表者以外の社員が使う場合の注意点
法人カードを社員に使わせることはできる？
法人カード（ビジネスカード、コーポレートカード）を社員や役員が使いたい場合、追加カードを発行することで利用できます。なお、社内でひとつの法人カードを、複数の社員や役員で使いまわすことはできません。法人カードの名義は、会社名や部署名ではなく申し込みを行った代表者の個人名になります。個人事業主の場合も同じで、屋号ではなく個人名です。法人カードが必要な社員や役員には必ず社員用カードを発行し、名義人以外がカードを利用しないよう注意しましょう。
▼追加カードおよび法人カードの名義に関しては、以下の記事でそれぞれ詳しく解説しています。
「法人カードの追加カードを発行するメリットと活用方法」
「法人カードの名義は個人名か会社名か？名義に関する基礎知識」
ただし、法人カードのなかでもサプライヤーとの企業間取引のみに使用されるパーチェシングカードなら、ひとつのカードを、部署内で共有して使うことが可能です。利用目的によってはこちらのカードを検討してみてもよいでしょう。
▼パーチェシングカードに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
「パーチェシングカードとは？コーポレートカードとの違いも解説」
社員や役員による法人カードの利用用途
法人カードを導入すれば、営業担当者や総務担当者、役員など社内の様々な部門・役職での活用が期待できます。ただし法人カードの利用用途はそれぞれ異なるため、利用範囲を各部門・役職に合わせて設定しておくとよいでしょう。以下では、法人カードの利用用途を紹介します。
営業担当者
営業担当者は、取引先への訪問や出張が多いため、電車や新幹線、タクシー、高速代などの交通費や出張費に法人カードが役立ちます。例えば、法人カードと交通系ICカードを連携することで、チャージ入金が可能です。また、社用車で高速道路を利用する際はETCカードの発行に対応している法人カードであれば、法人カードで決済することもできます。
総務担当者
総務担当者は、社内の備品を仕入れる際に法人カードを活用することができます。備品によって仕入業者が異なる場合、仕入ごとに領収書の管理や精算書作成などの事務作業に加え、振込みが発生します。しかし法人カードを利用することで、振込みを行う手間を省けるだけでなく、締め日までに仕入れた備品の決済を、会計ソフトにて一元管理することが可能です。
役員
役員は、取引先や顧客との接待で法人カードを活用するシーンが多いと考えられます。役員の接待は、食事やゴルフなど1回あたりの接待費が高額になることがあり、個人で立て替えるには負担が大きいです。しかし法人カードを利用すれば、利用限度額も大きく高額な支払いにも対応でき、個人の立て替えも不要になります。
法人カードを社員が使う場合のリスクと対策
法人カードを社員や役員に利用してもらうことは、経費精算の効率化など様々なメリットがあります。一方で、私的利用のリスクも存在します。そのため法人カードを導入する場合は、導入後のリスク対策を練っておくことが大切です。リスク対策は、役職ごとにルールを設けることで、それぞれの状況に応じた適切なカード利用が可能です。
カードを使う社員が増えると私的利用に気づきにくくなる
法人カードを使用する社員や役員の数が増えると、使途のチェックが難しくなり、カードの私的利用に気づけない可能性が高まります。カードの私的利用を防止するためには、管理側が定期的に使途をチェックすることが重要ですが、人為的なチェックには限界があります。そのためカードの使途をチェックしやすい経費精算システムの導入や、ガバナンスを利かせやすい仕組みがある法人カードの導入が効果的です。
バクラクビジネスカードは、Web上の管理画面から利用明細を即時確認・検索することが可能なほか、カードごとに利用額の設定や利用の停止を設定することもできます。
関連記事：「法人カードの不正利用を防ぐには？事例・対策・運用ルールを解説」
社員用カードのルールや管理方法が不十分だと業務の負担が増える
法人カードの追加発行時、運用ルールを明確に規定しておく必要があります。法人カードを使って経費として計上できないものを購入してしまったり、1か月あたりの支出が利用限度額を超えたりと、経理担当者の負担が増える可能性があるからです。
社内で規定しておくべき運用ルールの一例としては、以下が挙げられます。
- 部署や役職または社員ごとの「限度額の設定や用途のルール策定」
- どのようなものが経費として計上されるのかといった「利用品目のルール策定」
バクラクビジネスカードには、管理画面上でカードごとの利用上限額の設定機能や、購買稟議・承認機能がついています。そのため、カード使用者による誤った利用品目の計上や、カードの使い過ぎを未然に防ぐことが可能です。