経費精算業務を効率化する方法は？よくある課題と解決策を具体的に解説

効率化の方法は複数あるため、自社の状況に応じて取り入れることが不可欠です。ここでは経費精算業務を効率化する施策について、具体的に解説します。

ルールをマニュアル化して従業員へ周知する

経費精算のルールを明確にし、マニュアル化して周知することは、業務の効率化に欠かせません。ルールを統一すれば、どの経費が認められるのか、どのような手続きが必要なのかを従業員が理解しやすくなり、申請ミスや差し戻しを減らせます。

ルールを決めることは最初は手間がかかるものの、一度マニュアル化してしまえば長期的に業務の効率化が期待できます。また定期的に見直しを行い、業務の変化に合わせてアップデートすることも重要です。

書類を電子化してペーパーレス化する

経費精算業務を効率化するためには、書類を電子化し、ペーパーレス化を進める方法も有効です。紙の書類は作成や管理に手間がかかり、申請や承認の遅れ、紛失のリスクが生じやすいですが、電子化すればスムーズな処理が可能です。

経費申請をシステム上で完結できるようにすれば、入力ミスの削減や承認フローの迅速化が実現でき、業務負担を軽減できます。また電子帳簿保存法の要件を満たせば、領収書や申請書を電子データとして管理できるため、紙の保管も不要です。

ただし紙と電子が混在すると二重管理の手間が発生し、かえって業務が煩雑になることがあります。そのため経費精算の流れ全体を電子化し、一貫してペーパーレス化を進めることが重要です。

経費精算のペーパーレス化については、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：経費精算のペーパーレス化で経理業務の負担軽減！実施する方法や期待できる効果とは？

法人カードを導入する

経費精算業務を効率化する方法としては、法人カードの導入も挙げられます。経費精算に法人カードを利用すると、従業員がお金を立て替える負担や、経理担当者が費用を払い戻す手間が削減できます。

法人カードを使った経費精算の効率化については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：法人カードで経費精算するメリット・デメリットとは？流れや注意点も解説

経路検索やICカードで交通費を自動計算

経路検索やICカードなどを活用して交通費を自動計算すれば、交通費の精算もスムーズになります。

交通費の精算は多くの手間がかかるうえに、頻度も高い業務です。しかし、確認を怠ると金額が水増しされたり「カラ出張」の申請が行われたりするリスクがあります。

交通費の自動計算を実現できれば、手間や時間をかけずに正しい交通費の金額を計算できます。各従業員や経理担当者にかかる負担を大幅に削減できる可能性が高いでしょう。

Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れ！注意点や効率化の方法も解説

経費精算システムを導入する

経費精算の効率化には、経費精算システムの導入が効果的です。経費精算システムには、経費精算の作業を簡略化するために役立つ便利な機能が多く搭載されています。

たとえば、領収書を撮影してデータを取り込むOCR機能、交通費の計算を自動化する機能、システム上で承認や申請状況の確認などができる機能などがあります。

また、会計ソフトや給与システム、勤怠管理システムなどと連携させれば、経費精算システムの経費データへの反映が可能です。反映作業が不要となり、経理担当者の負担が軽減されます。

経費精算システムについて知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事：経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや機能、選び方を解説