電子請求書の2つの送り方と注意点、メール送付する際の文例を紹介

電子請求書の代表的な送付方法には「PDFを添付したメールを送る」「専用サービスを活用してURLを共有する」があります。電子請求書は、作成・送付・管理の作業工数を削減できるほか、専用システムを活用することで業務改善が可能です。

本記事では、電子請求書の送付方法について詳しく解説します。送付時の注意点や専用システムの特徴、メリットまで紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

電子請求書の送り方2パターン

電子請求書の送付方法は、PDF形式でメールを送付する場合と、クラウドサービスなどで発行したダウンロードURLを共有する場合で異なります。

本章では、電子請求書の送付方法をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

電子請求書とは何か、導入時のメリット・デメリットは以下の記事で確認できます。

関連記事：電子請求書とは？関連する法律や導入時のメリット・デメリットを解説

1.PDF形式でメール送付する

一般的な電子請求書の送付方法として、PDFデータのメール送付が挙げられます。作成した請求書をPDF形式で取得し、メールに添付して送付する方法です。

メール送付は、郵送に比べてコストや手間が抑えられる点で優れています。ただし、誤送信やパスワード管理などに注意が必要です。

請求書をPDFで送付する方法を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。原本保存や注意点についても解説しています。

関連記事：請求書をPDFで送付・原本保存は法的に有効？PDF化の方法や注意点などを解説

2.クラウドサービスなどで発行したダウンロードURLを共有する

専用システムやクラウドサービスなどを活用することで、効率的かつセキュリティ面にも優れた請求書の送付が可能です。クラウド上で請求書を作成し、取引先の担当者へダウンロード用のURLを共有します。

クラウドサービスを活用した電子請求書であれば、送付だけでなく、保存や承認までを一括管理できます。ただし、導入時に初期費用や設定が必要な点に留意しましょう。

電子請求書を送付する際の注意点

本章では、電子請求書を送付する際の注意点を紹介します。

Word・Excel形式での送付は避ける

電子請求書をWord・Excelで作成する場合、そのままの形式で送付するのは避けましょう。WordやExcel形式で送付すると、誤編集や改ざんのリスクが高まります。一方、PDFデータは編集が難しく、改ざんリスクを軽減できます。

ただし、PDF形式で送付したとしても、誤編集や改ざんリスクをなくすことはできないため、電子請求書を送付する際は取扱いに細心の注意を払いましょう。

請求書にはパスワードを設定する

電子請求書をメール送付する際は、パスワードを設定することが重要です。

請求書には、取引の内容や企業名、口座情報といった重要な情報が記載されています。請求書情報が漏えいすると、損害発生や取引先との関係悪化などの恐れがあるため、セキュリティ対策を徹底しましょう。

なお、請求書データをZIP化し、パスワードを別メールで送付するPPAP方式は、近年セキュリティ対策における脆弱性が指摘されているため避けると安心です。

請求書データにパスワードを設定して送る場合は、電話やチャットなどメールと別経路で伝えるなどの対策も検討するとよいでしょう。

もしくはメールによる送付ではなく、クラウドストレージやファイル転送サービスを利用して、パスワードの送付自体を不要にする方法も手段の一つです。

メール本文やタイトルをわかりやすくする

メールで送付する際は、件名に「◯月分請求書送付の件 | △△株式会社」といった内容を記載しましょう。取引先の担当者が一目でメールの内容を把握できることで、開封を促しやすくなります。

また、メールの本文中に取引内容や金額、振込先情報などを記載しておくと、より親切です。

社内でのルールを策定し従業員に周知する

電子請求書の送付に関しては、社内でのルール策定や従業員への周知が欠かせません。

たとえば、ファイル名や件名を統一することで、担当者の退職や異動が発生した場合でも、スムーズに運用できます。また、従業員への周知は、問い合わせ時の適切かつ迅速な対応にもつながります。

なお、送付済みの請求書データは電子帳簿保存法上の「控え」に該当します。電子帳簿保存法の要件に沿った保存が必要になる点も、併せてルール化しておくことが大切です。

取引先に同意を得る

電子請求書の送付には法令上の義務はないものの、取引先との事前確認・合意形成をしておくことが望ましいとされています。「原本郵送が必須」といった対応を求める企業も存在するため、事前に確認するとよいでしょう。

事前確認を行わず、一方的に電子請求書の送付をすると、取引先との関係悪化を招く可能性があるため注意しましょう。

電子請求書をメールで送付する際の文例

メールに請求書を添付し、原本は郵送しない場合の例文です。

【件名】○月度ご請求書送付のご案内［株式会社○○］

【本文】

○○株式会社

○○部 ○○課

○○○○様

株式会社○○の○○です。

平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。

さて、○月度のご利用料金が確定いたしましたので、ご請求書データを本メールに添付のうえ、送付いたします。

恐れ入りますが、添付のPDFファイルを開封いただき、内容をご確認いただけますようお願い申し上げます。

弊社では紙のご請求書の郵送は原則として行っておりませんが、郵送が必要な場合は、遠慮なくお申し付けください。

ご不明な点や不備などがございましたら、担当の○○までお気軽にお問い合わせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

請求書をメールで送付する際の文例は、以下の記事でも紹介しています。併せてご覧ください。

関連記事：【そのまま使える】請求書をメールで送付する際の文例と送り方・注意点を紹介

電子請求書システムの特徴

電子請求書システムを活用すると、請求書の送付を容易にでき、適切な管理がしやすくなります。本章では、電子請求書システムの特徴を4つ紹介します。

おすすめの請求書作成ツールや魅力的なポイントを知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事：請求書作成ツールの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

システム内のテンプレートから請求書フォーマットを選べる

電子請求書システムには複数のテンプレートが用意されており、自社の仕様に合わせてフォーマットを選べます。なかには、記載項目を柔軟に設定できたり、他システムからデータを一括抽出できたりするシステムも存在します。

請求書のテンプレートを活用することで、記載漏れ防止や作成工数の削減ができるでしょう。

要件を満たした適格請求書の作成ができる

電子請求書システムを活用すると、要件を満たした適格請求書の作成が容易です。インボイス制度下では、買手側が仕入税額控除の適用を受けるために適格請求書が必要であり、いくつかの要件が定められています。

請求書を一から作成する場合、記載項目が漏れると適格請求書として認められません。電子請求書システムで人為的ミスを低減できれば、再発行にかかる手間を減らせます。

適格請求書の要件について理解を深めたい方は、以下の記事をご一読ください。

関連記事：適格請求書の要件とは？記載事項や満たさない場合の対応について解説

郵送代行してもらえるサービスもある

システムによっては、紙の請求書の郵送代行を任せられるサービスもあります。郵送代行サービスとは、請求書の印刷・封入・宛名の記載・郵送を依頼できるサービスです。

依頼や管理もシステム上で行えるため、請求業務に関わる作業負担を最小限に抑えられます。

請求書だけでなく、見積書や納品書の作成も簡単にできる

一部の電子請求書システムでは、請求書だけでなく、見積書や納品書の作成も可能です。システムによっては、見積書・納品書・請求書の情報を紐づけ、簡単に出力、変換できるものも存在します。

各種書類の作成にかかる手間を大幅に削減できるほか、クラウド型のシステムはデータの情報共有も容易です。

電子請求書システムのメリット

電子請求書システムのメリットは、業務効率化や法改正への対応など多岐にわたります。本章では、電子請求書システムを活用するメリットを紹介します。

なお、請求書発行システムを導入するメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご確認ください。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

業務効率化ができる

電子請求書システムを導入する大きなメリットは、請求書の作成・送付・管理といった業務の効率化を図れることです。紙の請求書送付にかかる、印刷・封入・発送手配などの手間を削減できます。

また、電子請求書は管理が容易で、紙の保管コストもかかりません。データの設定方法を統一しておくことで、必要な情報を簡単に検索し、見つけることができます。

テレワークもしやすくなる

クラウド型の電子請求書を導入すると、テレワークへの対応もしやすくなります。クラウド上で管理するため、デバイスとインターネット環境があれば、勤務場所を問いません。

幅広い働き方に対応できることで、作業がしやすくなるだけでなく、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

法改正があってもすぐに対応ができる

法改正に対応できる点も、電子請求書を導入するメリットの一つです。たとえば、電子帳簿保存法や適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対しても、柔軟かつ適切に対処できます。また、将来的に法律改正があった場合も、スピード感のある対応が可能です。

電子帳簿保存法の概要や保存要件、対応策については以下の記事を参考にしてください。インボイス制度の負担軽減措置についても解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

関連記事：インボイス制度が「ひどい」と言われる理由は？負担軽減措置やデメリットを解説

電子請求書の作成・送付の効率化には「バクラク請求書発行」

電子請求書の代表的な送付方法には「PDFデータのメール送付」「クラウドサービスなどで発行したダウンロードURLを共有する」があります。電子請求書は紙の保管コストがかからないだけでなく、作成・送付・管理の業務効率化が可能です。

近年はPDFのメール送付が一般的ですが、業務効率化を図るという点から、電子請求書システムを導入する企業も増加傾向であるといわれています。

電子請求書の送付だけでなく、請求業務全般の効率化を図りたい場合は「バクラク請求書発行」の導入がおすすめです。メールでの一括送付や個別送付のほか、オプションで郵送にも対応しています。

部署・ユーザーごとに閲覧範囲や操作の権限をかけられるため、改ざんリスクの低減も期待できます。拡張性が高く、一つのシステム内であらゆる発行帳票の管理が可能な点も魅力です。

電子請求書の作成・送付の効率化を実現したい場合は、ぜひ「バクラク請求書発行」の導入をご検討ください。