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【そのまま使える】請求書をメールで送付する際の文例と送り方・注意点を紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 請求書はメールで送付できるが、原本を郵送するかしないかで文面は変わる
- 請求書をメールで送付する際には、件名に「請求書」の文字を入れて分かりやすくする
- 請求書にはパスワードを設定し、第三者への情報漏洩を防ぐ
「業務効率化のために請求書をメールで送りたいけれど、送っても問題ないのか」と不安になる方もいるでしょう。
請求書は、メールで送付しても問題ありません。ただし請求書をメールで送付する際には、件名やセキュリティなど気を付けなくてはいけない点がいくつかあります。
そこで本記事では、請求書をメールで送付する際の文例と送り方、注意点を解説します。
請求書を書面で送付する際の文例は、以下の記事で紹介しています。下記もあわせてご覧ください。
【そのまま使える】請求書をメールで送付する際の文例と送り方・注意点を紹介
請求書をメールで送付する際の文例
本章では、請求書をメールで送付する際の文例を紹介します。例文中の「〇〇」は、自社に合わせて書き換えて活用してください。
メールに請求書を添付し、原本は郵送しない場合
件名: 〇月分請求書送付のご連絡（自分の氏名） 株式会社◯◯ 〇〇様 平素より〇〇の案件でお世話になっております〇〇です。 〇月分の請求書を添付にてお送りいたします。 請求金額：〇〇〇円（税込） 支払期日：〇年〇月〇日 お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 また、請求書原本が必要な場合はご連絡いただけますと幸いです。 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。 【添付】 ・請求書（No.〇〇〇）.pdf 1通
メールに請求書を添付し、原本も郵送する場合
件名: 〇月分請求書送付・郵送のご連絡（〇〇：氏名） 株式会社◯◯ 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇プロジェクトリーダーの〇〇（氏名）です。 早速ではございますが、〇月分の請求書をお送りいたします。 こちらで問題ないようでしたら、追って請求書の原本も郵送させていただきます。 請求金額：〇〇〇円（税込） 支払期日：〇年〇月〇日 お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 内容にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。 【添付】 ・請求書（No.〇〇〇）.pdf 1通
請求書をメールで送付する際の注意点
メールで請求書を送付する際に、気をつけるべきポイントを紹介します。
わかりやすいメール件名にする
請求書は大切な書類のため、迷惑メールと間違われたり見逃されたりしては大変です。相手が一目で「請求書がメールで送付されている」と気付くように、件名には気を配りましょう。
たとえば「◯月分請求書送付のご連絡（◯◯コーポレーション）」や「◯月分請求書のご案内（◯◯株式会社）」など、件名に「請求書」の文字や「自社名」を入れると分かりやすいです。
ただし、頻繁に件名を変えると相手が混乱する恐れがあります。毎月、同じ件名でメールを送るとよいでしょう。
添付する請求書にパスワードを設定する
請求書には、金額だけでなく相手の住所や口座番号などの個人情報が含まれています。特に、相手がフリーランスで自宅の住所を使用している場合などは、より慎重な個人情報の取り扱いが求められます。
第三者への情報漏洩を防ぐためにも、添付する請求書にパスワードを設定しましょう。パスワードは同じメールに記載するのではなく、別のメールで送るようにしてください。メール送信時に「間違えて別の相手に送ってしまった」といったミスが起きても、パスワードが設定してあれば安心です。
パスワードを設定することにより、相手へ信頼感を与えることもできます。
請求書を添付していることを明記する
請求書に限らず、何かを添付してメールを送る際には、その旨を記載するのがマナーです。
メールで「請求書を添付しております」と伝えると同時に、請求書番号や支払期日などの情報も書いておきましょう。添付ファイルの開き忘れ防止につながります。添付ファイルの形式は、他者が編集できないPDFや画像データがおすすめです。
編集可能なWordやExcelだと、書類が改ざんされる恐れがあるためです。
未請求や請求漏れの場合は対処法が異なるので注意しましょう。詳しくは以下の記事をご参照ください。
請求書の送付を一括管理するなら「バクラク請求書発行」がおすすめ
請求書はメールで送付可能ですが、相手が請求書を見逃さないように件名に「請求書」の文字を入れて分かりやすくしましょう。本文内にも、請求書が添付されていることと、請求書番号や支払期日も記します。
書面ではなく、メールで請求書を送付すると手間が削減できます。一方で「手作業でメールを送るのは大変」と感じる方もいるでしょう。
そのような場合は「バクラク請求書発行」がおすすめです。「バクラク請求書発行」とは、会社が発行するあらゆる書類の電子発行を、Web上で簡単にできるシステムです。請求書だけでなく納品書や見積書など、さまざまな書類の作成、送付、郵送代行、保管ができます。
請求書の送付の一括管理をご検討なら、ぜひ「バクラク請求書発行」にお任せください。