・請求書の作成・承認・発行・保管の業務フローが複数のシステムに分散し、非効率だった
・内部統制上もシステムの分断により、人手を介する機会を減らしたかった
・旧請求書発行システムとExcelの併用により、請求書発行業務が煩雑化し、属人化していた
・請求書の作成・承認・発行・保管までを一気通貫でシステム化できる
・API連携により基幹システムの送付先情報を連携し、支払通知書の発行もできる
・要望に対する営業担当の理解や開発対応に信頼があった
・請求書の作成・承認・発行・保管の業務フローを一気通貫にシステム化した
・手作業の削減、システムによるログ管理により内部統制が強化できた
・日々の請求書発行にかかる工数を以前のシステム利用時から約3分の1に削減できた
「物流の『次』を発明する」をミッションに掲げ、荷主と運送会社を効率的につなぐ物流プラットフォーム「ハコベル」を運営するハコベル株式会社。同社は軽貨物事業、一般貨物事業、SaaS事業と複数のサービスを展開し、物流業界のDXを牽引しています。
業務効率化と生産性向上を追求する同社では、既存の請求書発行システムからの乗り換えで「バクラク請求書発行」を導入。
請求書の個別・一括作成への対応、ワークフロー機能、電子帳簿保存法に対応した保管まで一気通貫でシステム化できたことにより、煩雑だった手作業を削減し、内部統制の強化も実現しました。
今回は、あえてシステムの乗り換えを選んだ理由、全体最適を実現したシステム選びのポイント、一気通貫のシステム化による成果について、軽貨物事業部オペレーションマネージャーの石髙さん、同事業部で実務を担当される吉澤さん、そして移行プロジェクトの開発責任者を務められた安井さんにお話を伺いました。
請求書作成・発行システムのご導入を検討している方は以下のリンクもご覧ください。
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——請求書発行システムの乗り換えを検討されたきっかけを教えてください。
石髙さん：私が所属する軽貨物事業部では、工数削減を事業部目標の一つに掲げています。その中でさまざまな業務を見直した際に、請求書発行フローが煩雑になっていると気づき、何とかしたいと考えたのが始まりです。
業務フローが分断されており、業務の見直しが必要だと感じていた頃、当時の親会社であるラクスル社内で「バクラク請求書発行」の導入が進んでいることを聞きました。そこで我々の課題も解決できるのではないかと興味を持ったのがきっかけです。
——請求書発行業務のシステム化はできていた上で、具体的にどのような課題があったのでしょうか。
石髙さん：以前は、別の請求書発行システムとExcelを併用して請求書発行業務を行っていました。システムかExcelで作成後は、承認、発行、保管を複数システム横断して行っていたため、煩雑なフローになっていました。
手作業が多く、業務が複雑化し、担当者への属人化が進んでいた点も課題でした。
そこで、作成から承認、送付、保管までを一気通貫で行えるシステムを導入することで、業務を標準化し、全体最適なシステム化を目指しました。
——バクラク請求書発行を採用いただいた決め手は何でしたか。
石髙さん：大前提として、もともとのシステムでできることが再現できることに加え、今よりも効率化できることを目指していました。
その中で一番の決め手は、請求書作成から承認、送付、保管までを一気通貫で行える点です。人の手をほとんど介さずに一つのシステム内で、作成から保管まで実施できることが大きなポイントでした。
また、我々の細かな要望に対して、前向きに対応いただいた開発のスピード感も魅力でした。通常は劣後しがちな使い勝手の改善についても、「やさしさ機能」としてアップデートされる点もありがたかったです。
当初は実現できない機能もありましたが、バクラクの担当者が弊社の業務を深く理解しようと努めてくださり、開発を進めていただいたことに感謝しています。
安井さん：技術的な観点では、API連携によって基幹システムから送付先の情報を自動連携できるようになり、運送会社向けの支払通知書業務も効率化できるという期待がありました。既存のシステムでもAPI連携はしていましたが、実際にバクラクでよりスムーズな運用ができるようになっています。
——乗り換えにはどのくらいの工数がかかりましたか。
石髙さん：4事業部のうち大半は1ヶ月ほどで、API連携が必要だった支払通知書の切り替えについても2ヶ月ほどです。具体的には12月に切り替え作業を行いました。もともと利用していたシステムの利用を停止したのは3月でしたが、2月以降はほとんど使っていませんでした。
——「バクラク請求書発行」導入後、具体的にどのような効果がありましたか。
石髙さん：楽になったと思います。これまで複数のシステムを介していた業務フローをバクラクで一気通貫にシステム化できたことが最も大きな成果でした。
吉澤さん：特に、これまでExcelで個別作成していた請求書発行にかかる時間が、従来の3日間から1日程度に収まるようになりました。
私たちが発行している書類は、荷主向け、運送会社向けの一括発行と、日々の個別発行とがあり、さらに運送会社向けには請求書も支払通知書もあります。これらを一元管理できるようになったことで、業務が格段に楽になりました。
以前は、承認を得るためにExcelデータをPDF化し、捺印後にまた別のシステムに入力する、といった手間がありましたが、今はバクラク内で完結します。承認者も手間が減っているはずです。
——導入効果は工数削減以外にもありましたか。
吉澤さん：書類カテゴリーごとに閲覧制限がかけられるので、作成者にとって以前よりも見やすくなったと思います。担当者ごとのフィルター機能によって、送付すべき書類を間違えるリスクも減らせています。
この取り組みは社内でも評価され、プロジェクトチームとして月間MVPにも選ばれて表彰されました。
石髙さん：手作業が減り、システム上で履歴が管理されるようになったことで、内部統制の強化にも繋がっていると感じています。
人の手で作業していると、計算式を間違えたり、その数字が消えてしまったりするリスクがありますが、それがなくなりました。また、Excelだと個人のパソコンにデータが残ってしまいますが、バクラクであればシステム上でログが残る点も安心です。
もちろん初期の乗り換えのための工数はかかりましたが、いい投資だったと思っています。
——今後の展望についてお聞かせください。
石髙さん：今後は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やOCR（光学的文字認識）といった技術も活用し、ツールを横断してさらなる業務自動化を進めていきたいと考えています。システムに任せられる部分は最大限任せつつ、人とシステムがハイブリッドに機能する効率的な業務体制を構築していくことが目標です。
——最後に、「バクラク請求書発行」の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。
石髙さん：もし現在の請求業務やバックオフィス業務で、少しでも非効率を感じているのであれば、まずはバクラクさんに相談してみたり、トライアル利用してみるといいのかなと思います。「これは当たり前の作業だ」と思い込んでいることでも、第三者の視点から見ると改善の余地がたくさん見つかることがあります。我々もそうでしたが、一気通貫で業務を行えることのメリットは想像以上に大きいです。
バクラク請求書発行は書類カテゴリーごとの権限管理ができるので、複数の事業や店舗を持つ企業様にとっても活用しやすいと思います。
請求書発行システム導入によるコスト削減効果のシミュレーションシートについて、試算例とともにご紹介しています。
基幹システムをご利用で、帳票の送付を効率化したい企業様、必見です。帳票発行システムを選定するときの比較ポイントなどをご紹介しています。
