わずか4ヶ月で経費精算の対象となる約4,000名の従業員に展開。「操作性満足度96%」の使い勝手で月末月初に偏る業務量を平準化

「業務量の平準化」をコンセプトに働き方改革への対応を目指す

トーエネックがバックオフィスDXに着手した背景には、建設業界が直面する「2024年問題」の壁がありました。施工担当者（現場作業者）の負荷を軽減し、バックオフィスの限られた人員で持続可能な運営を続けるには、月末月初に偏る業務負荷をいかに分散させるかが、最も重要なテーマでした。

経理部長の小倉氏は、今回の取り組みの核心を「平準化」という言葉で表現します。 

「単に業務を標準化したりスピードを上げたりするだけではなく、月末月初に集中してしまう業務の『量』を、いかに週単位で均していくかを重視しました。また、月単位での平準化に加え、時間軸での平準化も重視しました。具体的には、現場の施工担当者が事務所に戻って行っていた事務作業を、日中の隙間時間に現場から行える状態を目指したのです」

これまでは、現場の施工担当者が1ヶ月分の領収書をまとめて、月末に事務担当者へ渡す運用が主流でした。事務担当者はそれを受け取り、会計システム（GLOVIA）へ手入力し、伝票を起票します。

さらに事務担当者が起票した伝票と領収書は、経理審査のために各支店・方面本部の経理担任部署へ郵送されるため、月初の数日間に経理業務が逼迫していました。この滞留を解消し、経費が発生したタイミングで申請・承認が流れる仕組みを作ること、それが同社が目指したDXでした。

また、今回の経費精算システム導入にあたっては、社会全体のDXの機運や電子帳簿保存法の法令改正、同社で2023年に実現した「スマートフォンの全社展開」などが後押しとなったといいます。

現場の「使いやすさ」がなければ、DXは浸透しない

経費精算システムの選定において、同社は5社のサービスの話を聞いて比較検討しました。

比較検討の手順としては、既存の業務の流れを書き出し、新システムで必要となる要件をリストアップ。そのリストの要件を満たしているかを確認し、2社に絞ってトライアル利用を行ったといいます。経費精算システム導入プロジェクトを主導したメンバーの一人である三浦氏は、その中でバクラクに決めた理由についてこう話します。

「バクラクを選んだ決め手は、申請フォームが分かりやすく、設定もしやすいことが大きかったです。また、最終的に会計システムに必要な項目を連携できるか、という点も重視していました」

申請者が使いやすいシステムでなければ、システムを導入してもなお、差し戻しが発生したり、申請自体が後回しにされてしまいます。そのため、当初の目的を果たすためには、施工担当者が「スマートフォンで簡単に申請できること」が必須要件でした。

また、検討段階におけるLayerX担当者の寄り添う姿勢も大きな決め手になったと、導入プロジェクトメンバーは口を揃えます。

「LayerXの担当者が、はじめから寄り添ってくださったことも印象的でした。『このような運用だったらできますよ』『この機能があれば実現できますか』と提案してくださったので、信頼ができました」（三浦氏）

バクラク導入後に、プロジェクトリーダーを引き継いだ鈴木氏もこう話します。

「私が本プロジェクトを引き継いだのは、現場でどのように運用定着をさせていくか考える段階でしたが、その際にも担当者の方に真摯に対応いただいたと感じています。私自身、スマートフォンを扱うのも得意ではなかったので、最初は不安を抱えながら参加しましたが、システムについても非常に丁寧に説明していただきました」

専任体制、トライアルの活用。テスト導入からわずか4ヶ月で経費精算の対象となる約4,000名の従業員へスピード展開の秘訣

「バクラク経費精算」の導入にあたっては、4ヶ月で経費精算の対象となる約4,000名の従業員への展開を行っています。これを可能にしたのが、プロジェクトチームの「専任体制」の構築でした。

導入当初にプロジェクトリーダーを務めた矢幡氏は、当時の成功要因をこう振り返ります。 「経営層の理解のもと、通常業務の傍らで進めるのではなく、3名の専任体制で進めることができました。そのメンバーが諦めずにやり切ってくれたこと、LayerXの担当者とも議論を尽くせたことで、この短期間で導入を実現できたと考えています」

システム導入プロジェクトは担当者が通常業務の傍ら兼務で行うことが多く、その場合どうしても遅延が発生しがちです。しかし、トーエネックでは3名の専任メンバーをつけることで、短期間での全社展開を実現しました。

また展開にあたっては、混乱を避けるために入念なステップを踏みました。まずはプロジェクトメンバーでの試行、次に特定の拠点への展開、そして全社へと3段階で広げていきました。特にトライアル環境を利用した試行が重要だったと三浦氏は強調します。

 「トライアルが鍵になったと思っています。最初にプロジェクトメンバーでどのようなことが起こり得るかを徹底して洗い出していましたが、トライアルを通して、事前に考えつかなったことにも対応策を練ることができました」（三浦氏）

また、各支店・方面本部の経理担当者に対する説明も徹底しています。現場から上がる質問を各拠点で解決できる体制を整えたことで、本店経理部への問い合わせ集中を回避。現場への浸透を加速させるために作成した操作説明動画も好評を得ました。

操作性に関する従業員満足度96%で、「自工程完結」の実現

導入後の効果は、数字としても現れています。スマートフォンアプリ経由の申請率は90%を超え、全社に配備されたスマートフォンから、その場で領収書を撮影・申請するスタイルが定着しています。

「使いやすいシステムになったことで、現場担当者が事務担当者を介さずに、自ら申請をあげられるようになりました。私たちの取り組んでいる“かいぜん活動”においてはトヨタ生産方式に由来する『自工程完結』を意識しているのですが、それを体現できています」（三浦氏）

「自工程完結」を実現できた最大の要因が、施工担当者や営業などの申請者がスマートフォンからいつでもどこでも、マニュアルなしで申請ができることでした。本店で経理業務を担当する森氏は、社内アンケートの結果についてこう話します。

「社内アンケートでは、『バクラクの操作性や効率性』に関する満足度が96%という結果となりました。現場社員からは『登録が楽になり、申請にかかる時間が減った』『領収書を紙に貼る手間が消えた』『場所を問わずに申請できるようなった』といった声が多かったです」

また、経費申請の審査を行う経理側にも、メリットがありました。

「これまでは現場に出向している担当者は月に一度、まとめて経費精算していましたが、バクラク導入後は都度申請をあげてもらっています。そうすると、審査業務が月末月初に集中せずに分散されて、経理部署としても楽になっています」（経理担当：淀屋氏）

「パソコンの画面上で領収書の画像と申請内容を左右に並べてチェックできるバクラクの操作画面は、マウス操作だけで審査業務を完結させます。また、コメント機能を活用することで、申請者とのやり取りが履歴として残り、電話での確認作業も削減されました」（経理担当：佐々木氏）

また、バクラクのコメントを通したやり取りを通じて、現場との距離感も変わってきたと会計第二グループ長の細谷氏は補足します。

「以前の経費精算業務は、現場から経理への一方通行でしたが、バクラク導入から1年が経ち、最近ではコメントを通したやり取りを通じて、申請者や現場に近い事務担当者から『もっとこういう機能は使えないか』といった前向きな提案が出るようになりました。バクラクを通じて当社従業員が自らプロセスに関わるようになったことで、現場と経理の相互理解が深まっているように感じています」

バクラクを基盤としたコーポレートDXの加速

トーエネックの挑戦は、経費精算だけに留まりません。2025年7月には「バクラク請求書受取」の全社展開を完了し、さらには「バクラクビジネスカード」の2026年度導入を目指し、「立替精算ゼロ」の実現も射程に入れています。

矢幡氏は、今後も経理における“かいぜん活動”に積極的に取り組んでいきたいと意気込みます。

「建設業界としては人手不足が経営課題になっており、業務量の平準化・効率化はその経営課題に資するものと考えています。“従業員の意識を変えるDX”をやり遂げようという中で、経理業務はまだ改善の余地がありますので、引き続き取り組んでいきたいと思います」

最後に、どのような企業様にバクラクをおすすめできるかコメントをいただきました。

「紙や現金の運用をしている企業様が電子に切り替える際に、バクラクは会社規模にかかわらず、おすすめできると思います。私たちも、子会社への導入を考えているところです。クラウドサービスですと、スクラッチで一から開発するよりも、時間もコストも抑えることができます」（鈴木氏）

「最初はいろんなシステムがあって二の足を踏むことも多いと思いますが、まずは相談してみたり、実際に使ってみたりすることがいいかと思います」（淀屋氏）

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