・紙の書類発行が多く、郵送作業に時間を要していた
・再発行が必要になった際、本社と拠点間のコミュニケーション負荷が高かった
・書類発行時に利用するツールの分断が発生していた
・テンプレートのレイアウトの自由度がとにかく高い
・直感的に操作できるUIになっており使いやすい
・追加料金なしで、複数のテンプレートが用意できる
・郵送作業の工数削減によって、本来業務へ注力できるようになった
・電子送付への切り替えにより、郵送コストを大幅に削減できた
・書類の再発行における、社内の問い合わせ工数が削減できた
三共ポリエチレン株式会社は、「信と和」を信条に掲げ、包装資材の製造・販売を手がける企業です。「思いやりと優しさで包む」をモットーに、より良い商品をより早く、よりリーズナブルに提供するだけでなく、独自開発の鮮度保持袋「タモテール」など、革新的な製品でお客様のニーズに応え続けています。
同社ではこれまで、発行する請求書や領収書のほとんどを郵送していましたが、封入作業などに時間を要し、他業務を逼迫させるなどの課題がありました。
そこで、電子送付への切り替えの第一歩としてバクラク請求書発行を導入。現在は、約8割を電子送付に切り替えることに成功し、大幅な作業工数の削減につながっています。
今回はバクラク請求書発行導入の経緯とその効果について、経理部の星野さん、小松さん、木村さんに伺いました。
——バクラク導入前の書類発行業務は、どのような体制で実施されていましたか。
木村さん：当社では、請求書発行は本社のみで行っており、各拠点分を含めて月400件程度の請求書を発行しています。
作業の流れとしては、発行担当が基幹システムからB4サイズの紙の請求書を印刷し、1枚1枚内容を目視で確認していました。その後、上長にもチェックをしてもらい、問題がなければ封入作業に移ります。
発送作業は、基本的に経理部の4〜5名で半日がかりでした。封筒に入るように折り込む人、封筒へ入れる人、郵送前に先んじてFAX送付が必要な取引先（※）へFAXする人など手分けして作業していました。
（編集部注：お取引先によって、郵送の請求書とは別に、事前にFAXでの送付を希望される場合があるとのこと）
また、月60件程度の領収書を本社だけでなく、各事業所や営業担当などで発行をしていますが、全て手書きで発行、郵送を行っていました。
小松さん：取引先によって、メール/郵送/FAXなどの送付方法が異なるのですが、それを台帳で管理しており、発送作業ごとに「この取引先は、この方法で送る」という情報を確認する必要があり、封入作業の負担になっていました。
——請求書発行システムの導入検討に至った背景について教えてください。
星野さん：月の発行件数が多く、郵送に伴う封入作業がかなり現場の負担になっていました。そのため、電子送付しやすい環境を整え、少しでも作業工数を削減することを目的に導入を検討しました。
また、基幹システムで取引先情報を管理しつつ、台帳で送付方法を二重管理していたため、ツールの分断を解消し、発行から送付までの流れを一元管理することで業務を効率化させたいと考えていました。
検討を始めてしばらくしたころに、“郵便料金値上げ”のニュースもあり、コスト削減の観点からも、発行から送付までできるようなシステムを検討する後押しになりました。
——何社か比較をされたうえで、バクラク請求書発行を導入された決め手について教えてください。
星野さん：最も重要視していたのは、書類テンプレートのレイアウトの自由さです。当社の事業の特性上、請求書に記載する商品名が長かったり、明細項目に製品の「厚み」「幅」などの特殊な項目があったりするため、それらを自由に表現できるかどうかで比較していました。
4社程度比較をしたのですが、他社システムでは固定テンプレートが多い中、バクラクは自由に明細項目を増やせたり、ドラッグ&ドロップで配置の調整ができたりするなどレイアウト変更が柔軟で、当社の独自要件にも対応可能だったため、最も理想に近いシステムでした。
また、バクラク請求書発行は、直感的に操作ができる部分が他社よりも多く、導入後に各拠点へ展開していくうえでも、スムーズに現場に浸透していきそうだと感じていました。
加えて、他社の場合、書類のテンプレートを作るごとに料金が発生するケースなどがあったのですが、バクラク請求書発行は、追加料金なしでテンプレートをいくつでも作ることができます。各拠点用の書類テンプレートを用意しても料金が変わらないため、費用対効果の面でも好印象でした。
——トライアル運用では、主にどのような点を確認されていましたか。
木村さん：システム選定の軸でもあった「理想のテンプレートが作成できるかどうか」です。
商品名が長いこともあり、これまでは特注の用紙を使ってB4横のサイズで請求書を作成していたのですが、バクラク請求書発行に切り替えるにあたり、明細項目の増減や配置、文字サイズなどを自由に設定できるようになったことで、A4縦のサイズに変更することができました。
実際に、テンプレートを作成してみると、想像以上に自由度が高く、かつ直感的な操作ができたため、使いやすいと感じていました。
——バクラク導入後の成果として、どのような変化がありましたか。
小松さん：バクラク請求書発行の導入により、メール送付が主流になり、郵送件数が大幅に減少したことで、切手代や用紙代を削減することができました。導入前は月に約9万円かかっていた経費が、現在では月2万円程度と約8割のコストカットに成功し、非常に大きな効果を実感しています。
木村さん：これまで郵送で対応していた請求書や領収書の8割程度を、電子送付に切り替えることができました。まだ残っている郵送分に関しては、1人で作業をして1〜2時間程度で完了するため、これまで4～5人がかりで半日を要していた時代に比べると格段にラクになりました。
浮いた時間をほかの業務にあてることが可能になったので、経理全体の業務効率化に繋がったと感じています。
——導入時には想定していなかった効果などはございますか？
木村さん：これまで、請求書に関しては本社のみで発行していたため、取引先から各事業所に寄せられる再発行依頼などについては、事業所から本社宛に依頼をしてもらい対応する必要があり二度手間になっていると感じていました。
バクラク請求書発行導入後は、各拠点の担当者も発行済みの請求書をバクラク上で閲覧し、再発行できるようになりました。おかげで、取引先から請求書に関する問い合わせがあっても、本社を経由する必要がなくなったので、本社と各事業所どちらの手間も削減できたことも嬉しい成果でした。
——郵送の8割程度を削減できたとのことですが、電子送付に切り替える際にお取引先からの反響はありましたか？
小松さん：これまで通り郵送がいいと希望をいただいた取引先も数社ありましたが、基本的には同意を得ることができました。
メール送付に切り替えるお知らせに関しては、事前に何度か送っていたため、実際に切り替えてからも特に大きな混乱はありませんでした。
——バクラクをご利用いただいて特にお役に立っている機能はありますか。もしあれば、具体的にどのように活用されているのか教えてください。
小松さん：発行した書類を取引先や発行日など様々な項目で検索ができるので、未着や紛失時の再発行の問い合わせがあった際に、過去のデータがすぐに見られる点が気に入っています。
これまでは基幹システムから必要なデータを抽出しなおして再発行をしていましたが、現在はバクラク上で検索をして同じものをボタンひとつで再発行できるため、とてもラクになりました。
木村さん：送付先マスタや発行した書類にラベルを付与できる機能が役立っています。現在も、郵送での請求書発行を希望されている取引先が数社あるのですが、そういった取引先には、マスタ上で「郵送対応」などのラベルを付与しておくことで、書類発行作業の際に一目見て「この取引先は郵送で対応」といった切り分けを行うことができます。
これまでのように台帳を見に行って、送付方法を確認するといった手間がなくなり、効率的に作業ができるようになりました。
また、再発行をした分の請求書にも「再発行」といったラベルをつけておくことで、誰が見てもわかりやすい仕組みづくりが可能な点も魅力に感じています。
——導入前や導入後のサポート体制などはいかがでしたか。
木村さん：本格的に運用を開始する前から、使い方の説明やテンプレートの作成などを一緒にしていただけたこともあり、安心してスタートを切れました。
本運用が開始してからも、問い合わせ窓口を活用しているのですが、毎回迅速に対応してくださり、回答もとてもわかりやすいです。おかげで、業務を停滞させることなく運用ができています。
——今後の業務改善の展望などはありますか？
星野さん：バクラク請求書発行は、売上仕訳の機能や入金管理の機能がまもなく出るということなので、そこに期待を寄せています。発行から郵送、その先の債権管理までバクラクでできるようになれば、システムの分断をより一層なくすことができるので、バクラク請求書発行を使えば業務が完結するという状態にしていきたいです。
また、数年前から経理全体のDXを意識して進めており、債務/債権周りのDXは進んできたため、今後は契約書などの書類の保管周りをペーパーレス化していければと考えています。
——バクラクシリーズの導入を検討されているお客様へのメッセージをお願いいたします。
星野さん：既存の業務フローから何かを変えるとなると、大幅な変更が必要となり、現場が混乱し負担が増えるといった懸念は必ず出てくるものだと思います。
その点、バクラク請求書発行は既存のレイアウトを再現できたり、基幹システムの項目と合わせやすかったりと、これまでの運用を踏襲できるところが多い印象です。製品の使いやすさという点だけでなく、今ある運用を大きく変えずに導入ができるという点も魅力の1つだと感じています。
小松さん：直感的な操作でかんたんに動かせるシステムと手厚いサポートがあるので安心して使い始めることができます。
新しいことを取り入れるのはなかなか勇気のいることですが、まずはトライアルから始めてみるだけでも、時間のかかっていた封入作業や手書き作業から解放されることを実感できると思います。
請求書発行システム導入によるコスト削減効果のシミュレーションシートについて、試算例とともにご紹介しています。
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