「お断り」から6ヶ月後の導入。上場企業経理マネージャーが認めた、バクラク請求書の進化

「お断り」から6ヶ月後の導入。上場企業経理マネージャーが認めた、バクラク請求書の進化

「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」というビジョンを掲げ、ネット印刷・集客支援の「ラクスル」を筆頭に、運送の「ハコベル」、広告の「ノバセル」、新規サービスの「ジョーシス」を展開するラクスル株式会社。

事業拡大を続ける同社の経理グループでは、残業が増えがちな月初の請求書処理業務に課題を感じていました。一度はバクラク請求書の導入を見送ったものの、6ヶ月後の再提案を機に導入いただきました。本導入に至るまでの背景と現場からの感想、そして今後の展望について、同社の経営管理部経理グループマネージャー、平佐 賢宗さんにお話を伺いました。

「スピードと内部統制が重要」と語る、ラクスル社の経理グループ

ー ラクスル社の経理管理で大事にされている姿勢をお聞かせください。

平佐さん:経理管理における大事な要素がスピードです。経理業務は現場の部署からの協力なしでは成り立ちませんので、スピーディな経理業務のためにも現場の手間をかけさせない「仕組み」が求められます。

会社としても「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」というビジョンで事業を展開していますが、これは社内の経理も同じです。限られている社内リソースは、事業を伸ばすために使っていくべき。だからこそ、非効率な業務を仕組み化することで社内リソースを有効活用していくべきと考え、経理業務を行っております。

もう1つ大事な要素は、「内部統制(J-SOX)」です。東証一部に上場したことで、ミスや漏れが起きないような処理フローやチェック体制がより一層求められました。

ただその一方で、社内のエンジニアのリソースを投入してコーポレート側をどれだけ効率化したとしても、事業部のプロダクト開発によって得られる利益には勝てません。そのため、コーポレート側の仕組み化はどうしても後回しになってしまっていたのです。

月初ギリギリの請求書業務に課題感。目指すは効率化と脱属人化

ー バクラク請求書 導入以前の課題を教えてください。

平佐さん:請求書の処理業務は、毎月月初の5営業日以内には必ず締めねばなりません。しかし月次決算を行うメンバーは数名しかおらず、特に月初3, 4営業日は勤務時間も早朝から深夜までといったことも珍しくありませんでした。関係部署に細かく内容を確認しながら月間200枚以上の請求書をミスが無いように記帳して経営層にレポートしなければなりません。事業が拡大するほどに持続可能な体制ではなくなってしまっていたのです。

また、目視で請求書を確認し手入力していたため、少なからず数字の読み間違い・入力間違いも発生していました。頻度は多くないですがダブルチェック、トリプルチェックでミスに気がつくこともありました。

属人化による業務内容のブラックボックス化も問題です。担当者だけが知っている仕訳のルールが増えてしまうと、引き継ぎに支障が出てきます。担当者にしかできない業務が残っているせいで、新しいミッションにチャレンジしてもらうという意思決定ができないことは、とても課題に感じていたのです。

一度は導入を見送り。6ヶ月後に感じたバクラク請求書の「進化」とは

ー バクラク請求書をお知りになったきっかけをお聞かせください。

平佐さん:2020年10月頃に、上司からの紹介で導入を検討しました。デモを拝見し、サービス自体はすごくいいと感じたのですが、結果として導入を一度見送りにしています。当時はまだプロダクトを磨いている最中で、私たちが求めている会計システムとの振込データの連携機能がまだ実装されていなかったことが理由です。

そして2021年4月に再度ご提案いただき、改めてバクラク請求書の管理画面を拝見したのですが、正直とても驚きました。まるで別物のシステムで、大きな進化を遂げていると率直に感じました。

特に印象的だったポイントが、ユーザーが使用している会計ソフトに最適化された入力画面に変更できることです。弊社ではクラウド会計ソフトのfreeeを活用しているので、freeeに寄せたデザインに自動でカスタマイズしてくれます。。freeeの設計は少々特殊でして、品目やメモタグといったfreee独特の仕様が多いのですが、バクラク請求書はfreeeと併用しても全く違和感を感じません。

それぞれ連携する会計ソフトに最適化されたシステムを作りこんでいるという話を伺い、LayerX社の開発力に本気を感じました。社内のエンジニアからは「短期間の開発でこのプロダクトの完成度は尊敬に値する」との声もありました。

また、機能面のアップデートでは、freeeからでもバクラク請求書の振込データを作成できるようになった点が決め手でした。以前の仕様では、バクラク請求書を通した請求書はバクラク請求書でしか振込データを作成できなかったのです。バクラク請求書を通さない支払いもあるため、支払工程で時間がかかってしまうことが懸念でしたが、無事に弊社の要件をクリアしました。

過去の失敗から厳しく比較検討。決め手は機能と料金体系、そして開発力

ー 他社ツールとの比較検討は行われましたか。

平佐さん:実は弊社では過去にSaaS導入で何度も失敗を重ねており、そこで費用や労力を無駄にした過去があるため、他社ツールも候補を洗い出して様々な面から比較検討しました。比較するためのベンダーリストを作り、IT部門の責任者やエンジニアとも話し合っています。その後、経理チームでトライアルを行い、ツールの機能面や料金体系のシンプルさ、そして開発力を理由に今後への期待も込めて導入を決定しました。

ー バクラク請求書の導入推移をお聞かせください。

平佐さん:まずは経理とその他のコーポレート部門(法務、総務等)に導入して業務フローを確認しました。その後、一気に全社へ本格導入するという2段構えです。バクラク請求書導入による業務効率への大きな可能性を感じていたため、業務フロー側で合わせられるところはバクラク請求書の運用に合わせにいきました。

例えば、freee内で完結していた振込データの確認フローを、バクラク請求書とfreeeのデータ同士を突合するなどの工夫をしています。

現場からはSlack連携が高評価!Slack上での承認で手間と時間を削減

ー バクラク請求書の導入にサポートはありましたか。

平佐さん:振込周りの業務フローの構築には、CSのご担当者さんにご相談させていただきました。ただ、ツールの使い方が分かりやすかったため、細かい設定は弊社独自のカスタマイズができています。

ー バクラク請求書で役に立った機能を教えてください。

平佐さん:バクラク請求書で仕訳まで実行すると、freee上にも請求書ファイルが添付される機能がありがたいですね。以前の振込業務では、ファイルサーバーに保存した請求書PDFと社内の台帳システム、そしてfreeeを開いてわざわざ突合してチェックと承認をしていましたが、今ではfreee内で完結しています。

現場からの声では、Slack上で各種申請の承認ができるバクラク申請との連携機能が好評です。わざわざログインする必要がなく、Slackで決裁の内容を確認し、承認か却下を選択できます。承認者クラスはみな忙しいため、手間を感じさせない仕組みは、とても素晴らしいと思いました。

月初の忙しい5営業日のうち、トータル10時間の削減に成功!

ーバクラク請求書導入の成果をお聞かせください。

平佐さん:経理メンバーに「バクラク請求書をフル活用して、どれだけ作業時間が減ったか」と聞いたところ、メインで担当している社員が月5~6時間の削減、サポートの社員で2時間の削減に成功しました。

私自身も仕訳を承認する際のチェックの手間が2時間以上減っていますので、3人でトータル月10時間近くの削減につながっているはずです。毎月月初の5営業日以内に締めなければならない月次締めの時期の10時間削減は、本当に助かっています。

本格的な導入直前の月次締めの時期には朝早くから夜遅くまで働いていたメンバーもいたのですが、今月はそうした無理はなかったようです。

おかげさまで月初の残業も減り、かつ業務を前倒しで進めていくことができるようになりました。

事業と会社の急拡大を支える、コーポレート部門の効率化と脱属人化

ー 今後の展望をお聞かせください。

平佐さん:現在、ラクスルには4つの事業がありますが、将来的には10まで広げていく計画です。拡大していく事業と会社を、私たちコーポレート部門がしっかり土台から支えていかねばと感じています。そのためにも業務の脱属人化を進めることで、新たなプロフェッショナル人材を採用してすぐに活躍できるような文化を作っていくことが急務です。

コーポレート全体の業務効率化と脱属人化、そしてデジタルシフトをLayerX社と共に進めていきたいですね。

ー バクラク請求書の導入を検討されている企業へメッセージをお願いいたします。

平佐さん:昨今DXがさかんに叫ばれていますが、まずは足元から少しずつ変えていかないと、企業の生産性は向上していかないと感じています。まずはコーポレート業務からバクラク請求書のようなツールを導入し、DX推進への第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

社名 :ラクスル株式会社
設立:2009年9月1日