・月400件の請求書を全て自社で封入・郵送しており、第5営業日ギリギリまで作業に追われていた
・入金消込はExcel管理で月25時間かかり、売掛金・前受金の混在で消込作業が煩雑だった
・督促リストの作成だけで半日かかり、請求書と入金の紐付けも手作業で把握が困難だった
・一括作成した請求書を営業担当ごとに振り分けられ、差し戻しがあった際も修正点をコメントで確認できたり、1帳票ずつ修正できる柔軟さが、他社にはなかった
・リリース前段階から要望を伝えられるほど開発スピードが早く、機能追加への信頼感があった
・バクラクシリーズをまとめて導入することで、申請・経費精算との連携もシームレスに運用できる
・封入作業がなくなり送付に1営業日の余裕が生まれ、郵送割合も9割減少。
・入金消込の所要時間が月25時間から10時間前後へと半減
・督促リスト作成に毎月半日かかっていたところが0時間に。バクラク上でメール送付も完結できるようになった
予防医療と最先端医療技術を提供し、医療機関や健診施設、検査会社、大学研究機関へサービスを展開する株式会社プリメディカ。月400件超の請求書発行を抱える中、自社での封入・郵送業務とExcelによる入金消込・未入金管理が担当者の大きな負担となっていました。
インボイス制度・改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応を機に、バクラク請求書発行・債権管理を中心としたシリーズ導入を決断。封入作業の解消で1営業日の余裕が生まれ、請求書送付のうち郵送の割合は9割減少。さらに月25時間かかっていた入金消込は10時間前後に半減し、督促リスト作成も毎月半日かかっていた部分が0時間となりました。
今回は、請求書発行を担当する営業支援グループリーダーの林さんと、入金消込・督促業務を担当する経理グループの比嘉さんに、バクラク導入の経緯と具体的な変化について詳しくお話を伺いました。
——まず、それぞれのご担当の業務について教えてください。
林さん：私は営業部営業支援グループで、営業管轄の売上集計や契約書周りも含め、請求書の発行を担当しています。グループのメンバーは正社員3名、パート8名の体制です。
比嘉さん：私は経理財務部経理グループで、入出金の管理を主に一人で担当しています。グループのメンバーは正社員4名、パート1名の体制です。
——導入前にどのような課題がありましたか？
林さん： 以前は自社のシステムで請求書を作成していたものの、郵送は全て手作業で行っていたため、封入作業が発生していました。月400件ほどの請求書を2名体制で処理し、発行から送付まで月初の5営業日まるまる使っていました。請求件数が増える中で封入業務をなくしたいという思いと、ちょうどインボイス制度と電帳法への対応のタイミングも重なって、請求書発行サービスを複数社で検討することにしました。
比嘉さん： 入金消込作業は月25時間ほどかかっていました。使用していた会計ソフトは銀行との連携はあったものの入金内容と請求書の突合ができず、結局Excel台帳で管理していました。売掛金・前受金が混在するケースもあり管理が煩雑で、督促リストをExcelで作るだけでも半日かかっていました。
——請求書発行システムは数社と比較されたとのことですが、バクラクを選んだ理由を教えてください。
林さん： 比較した中でバクラクを選んだ理由は、大きく2つあります。1つ目は、開発スピードの早さです。当時バクラクはまだ請求書発行システムのリリース前で、サービスがない段階からご提案いただいていたため、「こういう機能が欲しい」という要望を気軽に伝えられる関係性がありました。
2つ目は、承認ルートの柔軟さです。これまでは作成した請求書を営業担当ごとに格納フォルダを振り分け、メールで確認依頼を行っていました。承認や修正に関しても確認依頼へのメールに返信をいただくしかなかったので、確認状況が把握しにくいところが課題に感じていました。他社では申請したものを個別に振り分けることが難しく、差し戻しがあった際も全件やり直しになってしまう仕様のところもありました。バクラクでは、導入当初はその機能がなかったのですが、要望をご相談いただく中で柔軟な承認フローを設計いただけたことで、営業ごとでの承認依頼や、差し戻しがあった際にも1帳票ごとに確認・修正することができるので、個別の修正が多い実務では、ここがかなりの決め手になりました。また、請求書の作成についてもPDFアップロードでこれまでのテンプレートを活かしながら一括作成で実施できつつ、バクラク上で作成する書類の場合は、編集・修正がその場で1件ずつできるなど、書類の変換・複製機能は、実際に使ってみてもやりやすいと感じています。
——バクラク導入後、請求書発行業務はどのように変わりましたか？
林さん： 一番大きいのは封入作業がなくなったことです。以前は5営業日までに全部やり切ることが必須で、郵便局が集荷に来る時間までに封入を終わらせなければならないプレッシャーがありました。バクラク請求書発行の郵送代行オプションを活用しているので、今は1営業日ほど余裕ができています。また、営業への承認依頼もバクラク上でできるようになったため、メールで回していた確認作業がなくなりました。誰がまだ承認していないかも画面で把握できるのでフォローもしやすいです。
——郵送の割合はどのくらい変わりましたか？
林さん： 導入前はほぼ全ての取引先に郵送で請求書を送付していましたが、今は1割程度です。取引先側でもペーパーレスが進んでいることも影響しています。切り替えの際は、バクラクのメールアドレス回収機能を使って取引先からアドレスを収集しましたが、意外とすんなり移行できました。「電子が難しければ郵送でも対応できます」という形でコミュニケーションを取れたのがよかったと思っています。郵送も引き続き対応できるという安心感は、取引先にとってもよかったです。
——入金消込の業務はどのように変わりましたか？
比嘉さん： 月25時間ほどかかっていたのが、今は10時間前後になりました。消込推薦の精度も高く、ほとんど間違いがないのでかなり頼っています。
——消込仕訳で売掛金・前受金が混在するケースはどう変わりましたか？
比嘉さん：当社は同じ取引先に対して売掛金で処理するものと前受金のものが混在していて、1つの請求書の中で両方が発生することもあります。それぞれ別のExcel台帳で管理していたので、集計時にミスがあると元の請求書データを探しにいって「これは売掛金なのか前受金なのか」判断をする作業が毎回発生していました。間違えてはいけないというプレッシャーもあって、精神的な負担が大きかったです。
バクラクでは、明細に書かれている文言ごとに売掛金か前受金かを事前に設定できる機能が便利でした。「商品名に"〜を含む"」という形でキーワードを登録しておくと、請求の段階で自動的に売上仕訳が立つため、相手勘定を確認する手間がなくなりました。
——督促業務はどのように変わりましたか？
比嘉さん：督促リストをExcelで作るだけで月に半日ほどかかっていました。ですが、現在は。バクラク上で条件を設定して絞り込めるので、作成の手間がなくなりました。また、取引先から支払い期日の変更連絡があった際、当初の期日と変更後の期日の両方をバクラク上で管理できます。貸し倒れのおそれがある候補の確認も楽になりました。
林さん：督促の方法として、電話に加えてメールという選択肢が増えたことも変化です。10件送ると2〜3割はメールで気づいてくれます。まずメールを送って、反応がなければ電話するという流れが取れるようになり、経理との連携もしやすくなりました。メールの場合はURLで共有した請求書の開封状況も確認できるので、開封されていない方を優先してフォローするように動いています。
——バクラクをどのような企業にお勧めしたいですか？
林さん： 定期的な請求が多い会社には特におすすめです。定常的に発行する請求書がある場合、バクラクの定期作成機能で自動的に請求書が作られた状態になっているので、今月の追加分があるかどうかを確認するだけで済みます。件数が多いほど効果が出やすいと思います。
バクラクは個別の要望にも真摯に対応してくれます。口座振替のデータ形式についての要望にも対応していただくなど、全てではないですが実装されることも多く、そのスピード感と柔軟さはなかなか他にはないと感じています。
比嘉さん： Excelで消込をされている方には、ぜひ一度試してほしいです。特に、取引先が多くて入金内容が複雑な会社、つまり売掛金だけでなく前受金など複数の勘定科目が混在しているケースには効果が出やすいと思います。当社は月400件の入金がありますが、そういった複雑な管理をしている会社にとっては助かるシステムです。
申請での面も含めてバクラクのサービスをシリーズとして導入しているので、連携がしやすいのも大きなメリットだと実感しています。
多くの企業が“高精度”を謳う中、バクラクはAI-OCRの精度をはじめとするAI活用機能に強みを持っています。では、どのようにしてその強みを実現しているのか、他社サービスと比較してどのような違いがあるのか、解説します。
本資料はバクラクを活用した経理業務の改善事例集です。請求書の発行や支払処理、経費精算、法人カードの処理、また法令対応の負担軽減をどのように実現したのかお客様にインタビューした事例を5社分掲載しています。
