ERP付帯機能から「バクラク」へ切り替え。3,000名規模の製造業が、AIによる自動化で定時退社を実現

根強く残る「現金精算」と「膨大な紙」をなくすため、ERP付帯機能の刷新を検討

小型モーターメーカーである同社において、長年の懸案事項となっていたのが「キャッシュレス化」でした。製造拠点を持つ同社では、現場で現金をやり取りする文化が根強く、その現物管理は経理担当者にとって心理的・物理的負担となっていました。

経理部 経理課のリーダーである浅野氏は、システム刷新の背景を次のように振り返ります。

「コロナ禍を経て現物管理を減らす機運が高まったこと、また紛失リスクを抑制したいという背景がありました。現場にとっても、小銭を数える手間や、残高不一致が発生した際の確認は負担となっていました。また、紙の保管量も膨大で、各事業所に大量の書類が保管されていたため、ペーパーレス化も課題となっていました」

しかし、当時利用していたERP付帯の経費精算機能では、電子帳簿保存法の要件が満たされているのかの判断が難しい上に、添付容量が少なく、すべての証憑を添付できませんでした。さらに、インボイス制度の開始により目視確認の工数は増大。経費処理の負荷が増えていたことから、専用システム導入の検討に至りました。

セキュリティ要件のクリアと、「バクラクビジネスカード」での信頼が、システム選定の決定打に

同社がバクラクに関心を持ったきっかけは、「バクラクビジネスカード」でした。バクラクビジネスカードは、利用期間や金額、決済先の制御ができる法人カードです。カード決済後に領収書を添付できる申請機能も搭載しています。

そこで法人カード領収書のAIによる読み取り精度の高さや、管理画面の使いやすさを既に実感していたのです。

本格的な経費精算システムの選定にあたっては、頻繁に発生する海外出張に伴う「外貨対応」や「仮払い機能」が必須要件でした。プロジェクトの窓口を務めた本間氏は、選定の経緯をこう語ります。

「最初は展示会に参加したり、インターネットで検索したりして、複数のシステムを比較検討しました。当初は他社製品の導入を検討していましたが、弊社のセキュリティ要件をクリアできずに止まっていました。再検討のタイミングで、ちょうどバクラクが外貨や仮払いに対応したと聞き、『法人カードで実感していたあの使い勝手が経費精算でも使えるなら』と、検討を進めました」

また、当初課題としていたインボイス制度の登録番号の自動読み取りなど、AIを活用した自動化の機能が付帯されている点も評価ポイントだったといいます。

複数部署の社内審査を突破。初期設定もマニュアル不要でスムーズに

3,000名規模の企業におけるシステム刷新は容易ではありません。同社で最も長いとされる承認プロセスを経て、システム審議会や役員会での審査が行われました。しかし、セキュリティ要件もクリアし、特に大きなトラブルなく進められたといいます。

10年以上、経理部でのシステム刷新の経験がない中で、バクラクの営業担当者の支援も支えになったと本間氏は話します。

「検討していくにあたって、『トライアルをいつ始めましょうか』と、先導して提案いただけたことが心強かったです。非常にやり取りしやすく、スムーズに進めることができました」

現場への展開については、2025年10月の本稼働を前に特定部署での先行導入を実施。その後、全社に一斉展開しています。拠点経理を担当する亀井氏は、システムリプレイスに対する現場の反応をこう語ります。

「以前のシステムに使いにくさを感じていた社員も多かったため、『入力の手間が省ける』『自動チェックが入る』といったメリットを伝えると、むしろ好意的に受け入れられました。何気ないタイミングで『申請がすごく楽になった』と声を掛けてもらえることもあります」

また他システムとの差分として、設定やメンテナンスのしやすさについても好評です。

「申請フォームや承認経路を作成したり、仕訳の出力設定をしたりといった設定画面が非常に分かりやすく、マニュアルがなくても操作ができる点が本当に助かりました。普段はITシステムを触る機会は多くないですが、あってほしい場所にボタンやサポート情報があるので、直感的に操作ができます。日当の計算式なども簡単に設定できますし、社内規程の変更があっても対応しやすいと感じています」（本間氏）

精算締めを半日以上短縮。残業が消え、支払期日でも定時退社が可能に

導入後の効果も顕著に表れました。経理側の確認作業において、以前は申請内容と紙の原本を突き合わせるために画面を切り替え、紙をめくる作業の繰り返しでしたが、現在は1画面で証憑と申請内容を照合できるようになりました。浅野氏は、その変化を強調します。

「体感として、確認作業だけで半日は削減できています。以前は1回の精算締めで4、5日ほどかかっていましたが、その負担が大きく減りました。支払日の最終日は残業が発生することもありましたが、現在は定時の17時半で業務を終えられるようになっています」

これまでの膨大な紙書類の管理がなくなったことも大きな改善でした。バクラクは電子帳簿保存法に対応し、証憑にタイムスタンプが付与されるため、請求書や領収書原本の紙書類の回収も不要になったのです。

「拠点間のシャトル便で書類が届くのを待つ必要がなくなり、承認されれば即座にデータが届くようになりました。外部倉庫へ送るための梱包や保管作業の時間と、倉庫を借りるコスト削減にもなっています」（本間氏）

機能面では、外貨対応の自動レート計算も高く評価されています。

「以前のように電卓で検算する必要がなくなり、海外出張旅費の確認に対する苦手意識がなくなったことも個人的な変化です」（本間氏）

さらに、申請者側からも「自分の申請がいまどこで止まっているか、いつ支払われるか」が可視化されたことで、安心感に繋がっているという声が上がっています。

こうした成果を踏まえ、今後は法人カードの活用拡大により、社員の立て替え負担の最小化や、振込回数の削減など、さらなる業務の効率化を目指しています。

最後に、同様の課題を抱える企業へのメッセージをいただきました。

「ERP付帯のシステムでは、どうしても専用ツールに比べて機能が劣る部分があると思います。会計システムと切り離して、経費精算の部分だけをバクラクのような使いやすいシステムにし、会計システムにデータを連携させる手法は、他の企業様にとっても有効だと思います。現場社員が限られた隙間時間で申請しなければならない環境でこそ、直感的なバクラクは導入しやすいはずです」