請求書発行で発生する月末10時間の残業がゼロに。大西運輸がバクラクで実現した電子化と脱属人化

郵便遅延と属人化のリスク。限界を迎えていたアナログ業務

——まず、バクラク導入前に抱えていた経理業務の課題について教えてください。

一番は、請求書発行業務が属人化していたことです。従来は、市販のパッケージシステムに手打ちした請求書を印刷し、手作業で封入、郵送するという一連の作業を、担当者一名で行っていました。もしその担当者が休んでしまった場合、全拠点の請求業務がストップしてしまうリスクを抱えていました。

また、昨今の郵便事情の変化もあり、速達で送っても期日に間に合わず、取引先から「届かない」という連絡を受けてFAXで再送するなど、二度手間が発生していました。

——物理的な作業負担も大きかったのではないでしょうか。

そうですね。月末になると10時間ほどの残業が発生していました。コロナ禍を経て、「人がいつ休むかわからない」というリスク管理の観点からも、特定の個人に負荷が集中する体制を改め、デジタル化によって属人化しない仕組みが必要だと感じていました。

運送業特有の「税抜・税込混在」と「Excel添付」に対応できる柔軟性が決め手に

——請求書発行システムの比較検討はどのように進められましたか。

バクラクを含め、著名な企業の請求書発行システムを4社ほど比較し、自社でトライアル運用を行いました。すべてのシステムを実際に触ってみて、自社のフローに対応するか確認しています。

一番重視したのは、運送業界特有の料金体系への対応です。

私たちの業界では、運賃は「税抜」、高速道路代などの立替金は「税込」で請求する形式が慣習となっており、一つの請求書の中に税抜と税込が混在します。他社製品ではどちらか一方しか対応できないケースもありましたが、バクラクはこの設計を自由に行うことができ、弊社の要件に合っていました。

——バクラクを選定された決め手は他にもありましたか。

容量無制限で、追加課金が発生しない点は安心でした。大容量のファイルを処理しても、従量課金でコストが跳ね上がる心配がありません。管理の手間が省ける点は、導入決定の後押しになりました。

また、これまでExcelファイルの情報を手打ちして印刷していたのですが、バクラクなら、ExcelやPDFといった形式の異なるファイルをドラッグ＆ドロップでそのまま添付できる点も便利だと思いました。

「取引先から郵送を求められることはなかった」電子化までの流れ

——導入時の取引先への案内はどのように進められましたか。

約300件ある取引先に対し、バクラクのメールアドレス回収機能を使って案内を出しました。2ヶ月ほど前から取引先に請求書を送付する際に、電子化の案内を同封しています。

最終的に回収できたのは全体の3分の2程度で、残りについては電話やFAXを使って直接回収を行いました。2ヶ月ほどかけてメールアドレスを回収し、その後に電子で請求書を発行しています。

——取引先からの反対はありましたか。

「郵送ではないとダメ」と言われることはなかったですね。紙でほしいという場合はメールで送付した請求書を印刷していただくかたちでご対応いただいています。

1年ほど前にも請求書発行システムの導入を検討したことはありましたが、当時はFAX文化が根強く、時期尚早と判断して見送っていました。ですが、ここ1年ほどで取引先からも電子化の案内があったので、電子化も進んでいるのだと思います。

——社内での運用体制の構築についてはいかがですか。

今回は各拠点の事務員さんに請求書作成作業を分散させることを前提としていました。事務員さんにとっても使いやすく、取引番号や数字を入力し、今まで使っていたファイルを取り込むだけなので、問題なく利用できています。

郵送作業や取引先からの問い合わせがなくなり、社員が月末も定時で帰れるように

——バクラク請求書発行を導入後、業務にどのような変化がありましたか。

最も大きな変化は、月末の10時間ほどの残業がなくなり、社員が定時で帰れるようになったことです。都度、請求書を発行しているので業務の負担が分散できています。また、これまでは取引先様から「請求書が届かない」といった問い合わせ電話がきて、FAX送付するといった対応をしていましたが、そうした対応もなくなっています。

——その他に、運用してみて感じたメリットはありますか。

監査対応や過去のデータを参照する際、検索機能が非常に役立っています。以前は紙のファイルを倉庫から引っ張り出して探す必要がありましたが、今は取引先名で検索すれば、添付資料も含めてすぐに閲覧・ダウンロードが可能です。これは電子化ならではのメリットだと実感しています。

【編集部注：ユーザー自身が自由に管理項目を定義・追加できる「検索項目のカスタマイズ機能」もあります。これによって、自社にあわせた検索画面の最適化ができます。https://bakuraku.jp/news/20250710-2/ 】

「デジタル化」の前に業務を見直し、「不要な業務をなくす」ことが重要

——今後の業務のデジタル化に向けた展望を教えてください。

ベテランの社員を採用するというのは難しいので、経験の浅い方でも対応できる業務フローを構築することを目指しています。

不要な業務は無理にデジタル化する必要はないので、まずは本質的に業務を減らすようにしています。弊社でも手形を廃止したり、支払回数を減らしたり、といった取り組みをしています。

必要なことは業務の効率化をしていて、その両輪で改善を進めています。

——最後に、同じような課題を持つ企業様へのメッセージをお願いします。

電子化にあたって、最初は取引先様への案内などが必要になりますが、一度システム導入し電子化をしてしまうとかなり業務がラクになります。最初にハードルを感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、一度導入すると前に戻れないと感じています。