内部統制の構築をスムーズに!バクラク起点のバックオフィス改革

内部統制の構築をスムーズに!バクラク起点のバックオフィス改革

課題
課題

・請求書受領の際に、Slackやメール、手渡しなど様々な経路で経理に届くため、あとから探すのが大変
・会計上の計上部門情報が不足していた場合には逐一担当部署へ確認の手間が発生
・インターネットバンキングに一件一件、振込先や金額を手入力しており、時間がかかっていた

決め手
決め手

・窓口を一本化することにより現場の負担減少と、請求書収集の効率化ができること
・「バクラク申請」上で請求書が経理の手元に届くと同時に計上部門を把握できること
・総合振込に利用できる振込データが自動作成できること
・トライアルで実際に触ってみて使いやすいと感じたこと

効果
効果

・バクラク上ですべての請求書を管理できるようになったので検索性が向上した
・過去の仕訳学習の精度が高く、勘定科目や部門も正しく学んで入力補完してくれているので入力箇所が減った
・請求書受領から振込、仕訳計上までの時間が3分の1ほどに短縮できた

「何度でもやり直せる社会をつくる」をビジョンに教育・福祉分野で事業を展開する株式会社キズキ。不登校・中退経験者などの学び直しを支援する「キズキ共育塾」の運営や、うつや発達障害の方の就労支援事業を運営しています。同社ではビジョンを実現するために、ビジネスと社会貢献の両立を目指しており、その一環として全社的にDXを推進しています。

今回は執行役員兼デジタル戦略部責任者の林田様と、経理総務部の市川様に、コーポレート部門のDXの取り組みとして「バクラク請求書」と「バクラク申請」を活用し、どのように業務効率化と内部統制強化を実現したのかお話を伺いました。

「社員の時間を業務改善に使えるように」DXを推進

執行役員兼デジタル戦略部責任者の林田さん

ー どのようなきっかけでバクラクを導入くださったのでしょうか。

林田さん:教育、福祉業界はアナログで非効率な業務もまだまだ多いですが、弊社ではパフォーマンスを向上させるために積極的にDXを推進しています。

全社的に数字を可視化して、データドリブンで営業改善やサービス改善をしていこうという機運があり、コーポレート部門も2020年頃からSlackを導入したり、クラウド型会計ソフトを導入したりと、少しずつ改革してきました。

そうした中で業務委託として関わってくださっている公認会計士の方から、バクラクシリーズのことを教えてもらい、話を聞いてみたいと思ったことが導入のきっかけです。

バクラクを導入する1ヶ月ほど前に、経理担当社員として市川さんが入社してくれ、ようやく業務がまわりはじめたところでした。ただ当時は、作業の量が多く、社員がもっと業務改善などに注力できる状態にしたいと思っていました。

ー 具体的にはどのようなことが課題になっていましたか。

市川さん:請求書収集についてのルールが明確になっていなかったので、関東~関西にわたる各拠点からSlackやメール、手渡しや郵送など様々な経路で請求書が届き、後から探すのが大変でした。

また、計上部門など会計上必要な情報が不足していた場合には逐一担当部署へ確認しており、各担当部署と経理部とのコミュニケーションコストが発生していました。

振込業務も煩雑で、印刷した請求書を参照しながら、インターネットバンキングに一件一件、振込先や金額を手入力して振込を実施していたため、それだけで丸一日くらいかかってしまっていました。

定量的定性的に検討し、使いやすさと工数削減効果を確信

ー バクラクの導入を検討される際に、重視したのはどのような点でしたか。

林田さん:定量的観点と定性的観点それぞれを考慮して決めました。特に社員が業務改善に時間を割けるようにすることが目的だったので、どのくらい作業時間が減りそうなのかという点は重視していました。

市川さん:具体的には、大きく3つのポイントを見ていました。

一つは、窓口を一本化することにより現場の負担減少と、各拠点からの請求書収集の効率化ができることです。これは、購買申請や支払依頼を「バクラク申請」により統一することで実現できると思いました。

二つ目は、総合振込に利用する振込データが自動作成できることです。これによって手入力の作業を大きく減らせます。

三つ目は、スピーディーに情報把握できることを重視しました。「バクラク申請」上で請求書が経理の手元に届くと同時に計上部門を把握できることと、請求書を受領し支払申請する段階で、現場の上長もコストを把握できるようになることが期待できました。

機能面の他に、トライアルで実際に触ってみて、使いやすいなと感じたことも大きかったです。マニュアルを逐一見なくても、なんとなく使い方が分かりました。サポートページも充実していて、画面のスクリーンショットなどもあるため見やすく、分からない点があっても検索すれば解決しました。

バクラク申請の導入を機に決裁フローを構築

経理総務部の市川さん

ー バクラク申請とバクラク請求書の設定にかかった時間はどのくらいでしたか。

市川さん:「バクラク請求書」の設定自体はトライアル期間中に済ませ、問題なく運用できるイメージも湧きました。

「バクラク申請」の設定にあたっては、社内で決裁フローが明確になっていなかったので、申請内容に応じたフローを決める必要があり1ヶ月ほどかかって設計しました。

もともと購買申請は、申請者がミーティングやSlackでマネージャーや役員とやり取りをして購買するかどうか決めていたのですが、いくらまでは役員に上申するかといった基準が明確になっていませんでした。

そのため決裁フローを役員で議論し、経理でバクラク申請の承認経路に落とし込み、それを再度役員に確認してもらうという流れで、決裁フローを構築しました。

申請時の入力項目を決めるにあたっては、購買申請、支払申請、汎用申請それぞれに申請フォームのテンプレートがあるのでとても参考になりました。

また、営業担当の方も、カスタマーサポートの方も定期的にミーティングを設定いただき、Zoomで画面共有をして説明してくださったので、質問や相談もしやすかったです。メールで問い合わせをしたときも1日以内に回答が返ってきて、非常に助かりました。

ー 社内展開していく上で困ったことなどはありましたか。

市川さん:全社に展開していくステップは特に支障なく、スムーズでした。

トライアル期間含めて最初の1ヶ月間ほど、経理総務、人事と部署を絞って導入し、申請する際に何を入力するかすぐに分かるかなどをヒアリングし、何か要望があればそれを取り込むといった改善をしました。その後、1ヶ月間ほどかけて横展開するかたちで全社に広めていきました。

問い合わせがある場合にはスプレッドシートに記入してもらって、よくある質問は社内マニュアルに記載してマニュアルを見てもらうかたちで対応しています。

請求書処理の工数が1/3に!業務の効率化と正確性の向上を両立

ー 実際にバクラクをご活用いただいて、当初の課題は解消されましたか。

市川さん:はい。定量的な工数削減効果としては、請求書受領から振込、仕訳計上までの時間が3分の1ほどに短縮できました。

請求書受領については、バクラク上ですべての請求書を管理できるようになったので、Slackチャンネルやメールを検索する手間がなくなりました。

特に、総合振込のcsvデータを「バクラク請求書」で作成できるようになったことでとてもラクになりました。現在は毎月60件〜80件ほど処理していますが、取引先が増えても工数が変わらないのはありがたいです。

仕訳作成に関して以前は会計ソフトの口座連携機能をもとに個別に入力していたのですが、今は「バクラク請求書」上で仕訳を登録し、その登録された仕訳データをバクラクから出力・インポートして一括入力する方法をとっています。

過去の仕訳学習の精度が高く、勘定科目や部門も正しく学んで入力補完してくれているので、入力箇所がだいぶ減っています。

ー 特にお気に入りの便利機能はありますか。

市川さん:「バクラク請求書」の受取状況レポートや支払金額レポートが役に立っています。

継続取引が多いので、バクラクを導入する前は前月の請求書と照らし合わせて、請求書が届いているかどうかを目視で確認していたのですが、「バクラク請求書」の受取状況レポートや支払金額レポートを見るだけで把握できるようになり、効率も正確性も上がりました。

(編集部注1)受取状況レポートは、請求書の未受取や未処理などのチェック機能としてご利用いただけます。

(編集部注2)支払金額レポートでは、取引先ごとの支払金額を月別集計し、任意の12ヵ月分の月次推移をレポート形式でご確認いただけます。費用の計上漏れのチェックにもご利用いただけます。

また、経理部に直接届く紙面の請求書を複合機でスキャンして支払申請する作業をパートさんにお願いしているのですが、取引先や支払期日、口座情報をAI-OCRで鮮明に読み取ってくれるので手入力する箇所がほとんどないと大好評です。

バクラクを起点に内部統制の構築がしやすく

ー 総務経理部としての今後の展望はありますか。

林田さん:事業部から管理部への情報共有体制を強化していくために、バクラク申請の対象範囲をさらに横展開していきたいと考えています。

たとえば、契約締結についても、バクラク申請を使って承認フローを確立しようと法務部と一緒に検討しているところです。

これまではSlackで申請していたのですが、情報が流れてしまうのと、チャンネルが複数あるのでバクラクで管理を一本化したいと思っています。

また、承認期日を設定すると承認者に対して自動的にアラート通知をしてくれる機能もあるので、バクラク申請を使って業務フローを構築するほうが仕事も進みやすいと感じています。

ー 最後に、バクラクの導入を検討されている企業様へのメッセージをお願いします。

内部統制の構築がまだできていない企業様でも、バクラクを起点に業務フローや承認経路を検討することで、内部統制の構築がしやすくなると思います。

たとえば、「バクラク申請」において、購買申請や支払申請のフォームテンプレートを利用することができます。こちらをベースに申請フォームを作成すると、一般的な申請のあるべき項目等を把握することができるため、もともと弊社には明確になかった申請のフォーム作成も容易にできました。

また、承認経路に関しても、チームや役職を選択するだけで簡単に設定・変更でき、承認フローの設定として組み込むべき内容(自己承認の許容等)も予め設定画面にあることで、承認経路を作成する過程で社内ルールを整備することができました。

公認会計士・税理士の稲垣様からのメッセージ
株式会社キズキでは、支払プロセスおよびワークフローに課題がありました。

私が関与しているクライアントが続々とバクラクを導入して、これらの問題を解決していたことから、「キズキにも絶対合う!」と確信を持って導入を勧めることができました。

バクラクは機能だけでなく、開発スピードが速く、UIUXが素晴らしいので、スムーズに受け入れられることが最大の強みだと考えています。

企業の組織化が進んできた段階や、内部統制や業務フローを再定義したいタイミングに導入することで、組織の拡大に耐えられる体制づくりに役立つプロダクトだと断言します。

これから組織拡大を目指す企業の方などに本当にオススメできるプロダクトです。

社名 :株式会社キズキ
事業内容:学習支援事業・就労支援事業など
設立:2015年7月13日
従業員数:69名(社員数/2022年9月時点)