全国358園の請求書受領を90%以上自動化。申請から仕訳までAIが一気通貫で工数削減

既存サービスの料金体系があわず乗り換えを決断

キッズコーポレーションでは以前から、全国の園で使用する自社開発のワークフロー、経費精算システム、請求書受領システムを運用し、ペーパーレス化を進めてきました。しかし、運用を続ける中で「コスト」と「カバー範囲」という二つの壁に直面します。経理財務部 部長の清水氏は当時の状況をこう振り返ります。

「領収書の枚数課金は、運用が軌道に乗るほどコストが膨らむ構造です。事業拡大を続ける当社にとって、このまま放置すれば経営上のリスクになると判断しました。また、既存の請求書受領代行サービスでは、Webサイトにログインして取得する証憑や、ID・パスワードが別送されるパターンの請求書に対応できず、手作業で確認をせざるを得ない状況が残り続けることも構造的な問題と捉えていました」

加えて、当時は自社開発のワークフロー、他社の経費精算、受領代行のシステムが別々に存在しており、従業員は用途に応じて複数のシステムを使い分ける必要がありました。3,000名以上のスタッフを抱える同社にとって、この「入り口の分散」もストレスとなっていました。

「3,000名以上のスタッフが全国の現場で働く中で、システムの入り口が分散していることは、経理だけでなく組織全体の生産性を損なう問題です。現場の負担を最小化するには、すべての申請の入り口を一本化し、複雑な証憑取得まで丸投げできる仕組みに切り替える必要があると判断しました」（清水氏）

決め手は従業員にとっての入り口を統合できることと、受領代行の対応範囲の広さ

新たなシステムの検討にあたり、まずは各園で使用していた自社開発のワークフローと経費精算システムの統合を重視し、バクラクへのリプレイスを決めたといいます。本部の稟議では既にバクラク申請を導入しており、その使い勝手と信頼性を実感していたことが、園側のシステム刷新にバクラクを選ぶ後押しとなりました。また、ユーザー数課金であることも決め手の一つとなりました。

システムの統合は、従業員と経理双方の利便性を高める一手となりました。これに合わせ、請求書受領システムのリプレイスにも踏み切ります。バクラク請求書受取によって、これまで手動対応が必要だったWebサイトにログインが必要な請求書の取得を含め、一元管理できることが後押しとなりました。

請求書受領システムの刷新にあたっては、アウトソーシングも検討していましたが、費用が高くなることや、郵送物を受け取るための来社対応が現実的でないことから、受領代行サービスとシステムでの電子受領を併用可能なバクラクを選定するに至りました。

しかし、一度導入したシステムをリプレイスすることに抵抗はなかったのでしょうか。

経理課の望月氏は、「一度、紙からシステムへ変える際に、業務フローを整備していたので、システムを変えること自体は、そこまで抵抗はありませんでした。実際にシステムを触ってみる中で、ある程度自社に合わせてカスタマイズして運用することができ、特に問題ないと判断しました」と振り返ります。

システム導入の経験をもとに、358園の拠点展開を成功させた伴走型のシステム刷新プロセス

同社では、経費精算および請求書受領システムのリプレイスにあたって、全国358園の一斉展開を行っています。バクラクの本格稼働開始を2025年9月と定め、丁寧に準備を進めました。7月から本部社員向けの説明を開始し、8月には保育園の先生方に向けてオンライン説明会を実施。認可保育園と受託園、園をサポートする社員と細かく分けて説明会を行っています。

参加できなかった方のために録画を共有するだけでなく、ログインに不安がある方には個別でフォローする場も設けました。導入推進を担当した望月氏はこう説明します。

「以前、システム導入をした際に、保育園の先生方がログイン方法に戸惑い、混乱したと聞いていたので、今回はログインが難しい方には画面を見ながら一緒に操作できる場を設けました。ただ、バクラク自体はログインも難しくないので、園の先生方もスムーズに申請ができて助かりました」

一斉導入にあたって、経理財務部に問い合わせが殺到しないための工夫も行っています。

「各エリアにITシステムに抵抗の少ない、5名の『バクラクマスター』を配置し、事前に詳しく説明しています。経理にすべての質問が寄せられると、回答しきれなくなってしまうので、現場の疑問をまずサポーターの皆さんで解決してもらう体制を整えたことで、経理への問い合わせを想定したよりも抑えることができました」（松清氏）

請求書受領システムについても同様のタイミングで切り替えを進めました。

「8月に取引先へ経理財務部から一斉にアナウンスを行い、それ以降は取引先のご担当者様へ個別に依頼しています。一部間違って送付されてしまう場合は、社内の担当者からも再度アナウンスを行うことで対応しています。1ヶ月以内に9割ほどは移行が完了し、現在は郵送よりも電子での受取が増えています。バクラクの受領代行はAIによるデータ化の精度が高いので、人で再確認いただいた入力内容は間違いが少ないと感じています。時間がかかったことは、バクラクから出力する仕訳データの設定です。以前のシステムでやっていたことをバクラクで再現できるように設定するのが大変でしたね」（望月氏）

AIによる申請作成や仕訳まで、一気通貫の自動化

経費精算システムの運用開始後、まず経理が実感したのは「確認作業のスピードアップ」でした。以前のシステムでは、アップロードした書類が人手でデータ化されるまでに数時間のタイムラグがありましたが、バクラクのAIが即時に読み取りを完了します。

「AIの読み取り精度が非常に高く、人手の代行サービスを利用していた際も手修正が発生していたので、その手間が減りました。また、AIが過去の仕訳を学習してくれるため、同じ内容のチェックが不要になります。最終的に会計ソフトへ連携する際も、精度の高い仕訳データで取り込めるので、後からの修正作業がなくなりました」（望月氏）

さらに、ワークフローと請求書受領が統合されたことで、「事前の稟議」と「届いた請求書」の照合がバクラク上で完結するようになったことも大きな変化でした。

「稟議と支払が一本化されたことで、経理の照合作業がかなり楽になりました。承認フローの証跡が明確になり、内部統制の強化にもつながっています」（松清氏）

システムリプレイスの一連のプロジェクトを振り返り、清水氏は、改めて既存の業務フローを見直すことにも価値があったといいます。

「システムを切り替える際は、現状のフローを整理するチャンスです。ユーザーが直感的に使えて、次々と新しい機能が開発されるバクラクのようなシステムに業務を合わせることで、組織全体をスリムに効率化できると実感しており、今後もこの考え方で業務改善を進めていきたいと考えています」

さらに今後の取り組みについて、こう続けます。

「小口現金のキャッシュレス化もすでに実現し、先生方の事務負担は着実に減ってきています。ただ、それで満足しているわけではありません。バクラクのAIはこれからさらに進化していくと思っています。その進化を活用しながら、先生方が子どもたちに向き合う時間を最大化することが、私たちの変わらないゴールです」