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九州で一番DXが進んだコーポレート部門を目指して。独自KPI「バクラク率」を作り、デジタル化を推進

■ 課題

  • 紙の請求書が多く、デジタル化したいと考えていた
  • グループ会社それぞれの請求書処理で手間と時間がかかっており業務が逼迫していた

■ 導入理由

  • 一気通貫したサービス内容で、経理業務の効率化を確信
  • 基本プランに総合振込データを作成できる機能が含まれていた
  • UIがわかりやすく、スムーズに業務が行えるイメージが湧いた

■ 効果

  • 請求書処理に関する経理作業時間を半分に短縮
  • 経理のリモートワークを実現し、全国の優秀な人材を採用できるように

熊本の成長発展のため、「売り上げ100億円の企業を目指す」を目標に掲げるRITAグループホールディングス株式会社。デジタルマーケティングを武器とした3つの事業会社からなる同社では、「九州で一番DXが進んだコーポレート部門になる」を合言葉にDXを強力に推進しています。

紙の請求書が多かったことで経理DXがなかなか進まない現状を変えるため、バクラク請求書の導入を決定しました。ツール導入の背景にあった課題や他社ツールとの比較検討の観点、そして導入後の成果について、同社代表の倉崎氏と経理担当者の神園氏の2名にお話を伺いました。

コーポレート部門のDXを進め、付加価値を生み出す仕事に集中できる状態を目指す


倉崎さん

ー 経理業務におけるミッションをお聞かせください。

倉崎さん:コロナ禍によるリモートワーク化が1つのきっかけではありましたが、これから先、私たち企業が勝ち残っていくためには、DX推進は必要不可欠であると考えています。

どこの会社でもDXに失敗するのは、会社のトップが本気じゃないからであり、DXはトップダウンで推し進めないと実現が難しい。そこでコーポレート部門では、とあるビジョンを打ち立てました。それが「九州で一番DXが進んだコーポレート部門になる」です。

「DXが進んだ」とは、『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー 著)で言われているところの第2領域の業務、「緊急ではないが重要な活動」に集中できている状態を実現することだと思います。社員が付加価値を生み出すことに時間を使い、しっかり会社の経営に携わっている状態を、弊社では目指しています。

グループ会社ごとに紙の請求書が届いていたため、仕訳の入力ミスや漏れが発生していた

ー 貴社が受け取る請求書の枚数についてお聞かせください。

神園さん:3つの子会社の経理業務もホールディングスで担当しているため、1社あたりだいたい50枚と計算すると、4社で合計200枚前後の請求書を毎月処理しています。特に食品を扱っている株式会社利他フーズの請求書枚数が多く、卸売業や梱包資材屋、パッケージ屋、流通関係の企業からの請求書が多い傾向です。これらの企業の場合、ほとんどが紙の請求書でした。

ー 請求書の処理フローについてお聞かせください。

倉崎さん:毎月本社に届いた請求書の封筒をパートさんに封開けしてもらい、子会社ごとに分けて、経理担当者が会計ソフト(勘定奉行クラウド)に手入力していくという流れでした。

また、弊社では月初の7営業日以内に試算表を作成できるようなスケジュールを目指していますが、月末月初は忙しく、達成できないことも多々ありました。

ー 請求書の処理にはどのような課題があったのでしょうか。

倉崎さん:会計ソフトに手入力する際にミスが起きていたことが課題でした。入力ミスのため、後で確認すると残高が合わずに困ったことも……。

また、子会社が分かれていることで請求書チェックが煩雑になり、対応が漏れてしまったことも課題です。本社の経理部が一括で請求書を処理し、発注した子会社の責任者が正しく請求されているかをチェックしているのですが、このチェックが漏れてしまったり、遅れてしまったりといったトラブルが少なくありませんでした。結果、7営業日以内には締めたいという目標が、なかなか守れていませんでした。

基本プランで総合振込データが作成できることが魅力。一気通貫したサービスで経理業務の効率化を確信した

神園さん

ー 他社の請求書受領ツールとの比較検討はされましたか。

倉崎さん:実は、バクラクシリーズを導入する以前に、別の請求書受領ツールを導入する方向で検討を進めていました。しかし、ある時Twitterで「バクラクを入れてめっちゃよかった!」といった投稿を見かけまして、すぐに資料請求しました。

そこから、バクラク請求書を含めた3つの請求書受領ツールで比較検討を行っています。すでに検討を進めていたツールは、郵送された請求書を開封してスキャンを代行してくれる、事前工程のサービスが魅力でした。一方のバクラク請求書では、請求書処理の全体を通して一気通貫しており、トータルで見たときにバクラク請求書の方が工数削減になると結論づけました。

ー 請求書受領ツールの導入にあたって、どのような点を重視されましたか。

神園さん:基本プランに総合振込データまで作成できる機能が含まれているかどうかを重視しました。比較検討していたもう一つのツールには基本プランに実装されておらず、金額が高い追加プランを契約する必要がありました。しかしバクラク請求書の場合、基本プランで実装されている振込データの⾃動⽣成機能で、総合振込データをワンクリックで作成できる点が非常に魅力的でした。

ー ツールのトライアルを実施されてのご感想をお聞かせください。

神園さん:トライアルも2つの請求書受領ツールで実施しています。実際に操作してみた結果、バクラク請求書のほうがUIが分かりやすく、サクサク業務が進んでいく感覚でしたね。

グループ会社ごとに請求書を処理しなければならないのですが、同じ画面でアカウントを切り替えることができ、いちいちログアウトとログインを繰り返す手間がありません。

特に印象に残っているのが、会計ソフトとのスムーズな連携です。バクラク請求書で仕訳を自動作成し、会計ソフトにデータを連携できる点に大きなメリットを感じています。

会計ソフトでも仕訳を作成できますが動作が重いため、バクラク請求書を導入してからスピードが上がりました。帳票はバクラクで確認し、仕訳のチェックを会計ソフト上で実施するという役割分担は、経理担当者にとっては理想的だと思います。

独自の「バクラク率」をKPIに設定し、取引先へ請求書のデータ送付をお願いした

ー バクラク請求書の導入はどのように進みましたか。また、その際に工夫された取り組みがあればお聞かせください。

神園さん:社内の経理体制や総合振込のチェック方法を刷新し、導入から3ヶ月で運用が軌道に乗りました。バクラク請求書を導入する際、最も注力した点が、これまで紙の請求書を郵送されていた取引先に、電子データで送ってもらうようにお願いしたことです。これは社長のトップダウンで社内に指示を出し、全社一丸となって取り組んでいきました。

倉崎さん:社長としての本気度を事業部の担当者に伝えるため、請求書のデータ送付にご対応いただいた取引先数を社内のKPIに設定しました。弊社ではそのKPIを「バクラク率」と呼び、最終的には90%になるよう取り組みはじめました。

具体的には、事業部の担当者からメールを送り、電話や書面、対面でもお願いしています。請求書の送付方法については、バクラク請求書メール受取機能によるメール送付と、専用ページからのアップロード、この二通りをご案内しました。

ー データ送付をお願いした取引先からは、どのような反応がありましたか。

倉崎さん:当初は取引先からの抵抗を予想していたのですが、「こんな新しいシステムを導入したんですね!」といった声も寄せられ、思っていた以上に好意的な反応が得られましたね。4カ月目からはデータ送付に対応してくださる取引先数が増え、現在では郵送対応だった取引先のうち、およそ70%が電子データに切り替えていただけました。

リモートワークを実現し、全国の優秀な人材を採用できるように!経理作業時間も半分に短縮

ー 経理担当者からのご感想をお聞かせください。

神園さん:在宅ワーカーの方に業務をお願いしていますが、「これ、どうしたらいいですか」といった質問はほとんどなく、問題があっても自己解決できているのだと思います。簡単なマニュアルこそ作成していますが、請求書業務に必要な入力項目が最小限であり、画面も分かりやすいと思います。

また、ラベルやメモの機能で業務内容を残すことができ、メールから取り込んだ内容にも担当者の名前が残るため、業務の引き継ぎや連携にストレスを感じることがありません。

ー バクラク請求書を導入して、どのような成果がありましたか。

倉崎さん:経営視点の変化として、コーポレート部門の社員が在宅で請求書処理の業務ができるようになった結果、熊本県外に在住の社員を採用できるようになったことは一つの成果だと思います。リモートワークでオフィスの場所に縛られず、全国の優秀な方を採用できたことで、コーポレート部門のレベルがますます上がっていくはずです。

神園さん:経理が担当していた請求書の作業時間は、およそ半分になりました。以前は紙の請求書を確認して仕訳作業を行い、振込作業をするという流れでしたが、振込作業がなくなり、後工程が効率化されています。

また、紙の請求書のときに発生していた経理担当者と事業部担当者のコミュニケーションにかかっていた時間も削減できました。以前は、紙の請求書を経理に手渡したり、経理が確認済みの印鑑を押したり、といった業務が発生していたため、手間と時間がかかっていたのですが、バクラク請求書の導入以降は解決できています。

「地方の企業である」ことを言い訳にせず、DXに正面から向き合っていくべき

ー 「九州で一番DXが進んだコーポレート部門になる」という目標に向けて、今後の取り組みをお聞かせください。

倉崎さん:バクラク導入後の業務フローが見えてきたので、来月から在宅ワーカーさんに仕訳を全面的にお願いしていく予定です。今回の取り組みを振り返ると、バクラク請求書の導入はコーポレート部門のDXに大きな貢献をした、「経理業務の軸」だったと感じています。取引先の都合もあるため、経理部門だけはDXがなかなか進まなかったのですが、バクラク請求書の導入を機にペーパーレス化が進みました。

ー バックオフィスのデジタル化を検討予定の企業の担当者の方に向けて、メッセージをお願いします。

倉崎さん:「自分たちは地方の企業だから」を言い訳にしない姿勢は、すごく大事だなと思っています。地方だからIT人材がおらず、DXが進まないのは間違いです。バクラク請求書のようなツールを導入すれば、ちゃんと東京の専門家がサポートしてくれますし、ツール自体も難しいものではありません。言い訳をしてDXから背を向けるのではなく、勇気を出して第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

社名:RITAグループホールディングス株式会社
業種:サービス業
従業員数:56人 (2022 年度)