事業成長に伴う請求書処理の課題は「バクラク請求書」で解決。工数削減・ミス防止の効果を実感。

「データによって人の価値を最大化する」をミッションにCXプラットフォーム「KARTE」を提供する株式会社プレイド。2020年東証マザーズに上場し、事業成長を続けています。
その中で、請求書処理の工数削減・ミス防止と今後の事業成長を見据えて、バクラク請求書を導入いただきました。今回は導入に至るまでの背景とこれからの展望についてアクセラレーターチームの小島 啓之さんにお話を伺いました。
事業の成長に伴い、請求書の回収や入力の工数が肥大化
小島さん:まずチームについてお話ししますと、私達は一般的な会社でいうバックオフィスや管理部門を「アクセラレーター」と呼んでいます。「守りのバックオフィス」ではなくて、横断的に事業全体を推進していく、加速させていくような役割という位置付けでアクセラレーターという名前になっています。
私が在籍しているのは、アクセラレーターの中でも、ファイナンスと呼ばれるチームです。財務経理やIR 関連の機能、コーポレートファイナンスに関する機能、例えばエクイティやデットでの資金調達を検討するのがこちらのチームです。
ーバクラク請求書導入前の請求書処理フローと課題について教えて下さい。
小島さん:まず取引先の方から、メールないしは郵送、あるいはダウンロードリンクで届くような請求書を、社員が受領した後、社内のチャットツールに貼っていきます。それを経理のアシスタントがダウンロードした後、ドライブにアップロードし、請求書の内容を目視で確認してワークフローツールの支払依頼に手入力するフローでした。

図1:バクラク請求書導入前の課題
このフローで感じていた課題は、まず目視で手入力することにより、作業工数や金額の入力ミスが発生していたことでした。
また、継続して発生する取引先からの請求書の未達を確認するという点では、社員がチャットツールにあげる請求書を確認して取引先のチェックリストに手動で反映させ、それに基づきアラートを出す仕組みでした。この運用は、上流の現場担当者が請求書をアップし忘れることもあり不安定で、かつ時間もかかる課題もありました。
加えて、このまま事業規模が大きくなり請求書の数が増えていくと、それに伴う負担も比例的に増えていき、ミスも同じように増えていくと予測していました。その結果として、マニュアルも増えて作業自体もますます属人化していくことが課題だと感じていました。
請求書の処理で生じた具体的なミスを挙げると、四半期の締めで本来3月末に計上しなければならなかった請求書が、社員のメールに届いていたにも関わらず、5月になるまで気付けなかったことがありました。幸い、金額が大きくなかったので大きな問題にはなりませんでしたが、このようなミスが稀に起きていました。
トライアルで効果を実感。OCRの精度の高さとシンプルなUIで業務を効率化。
ー バクラク請求書の導入の決め手は何だったのでしょうか。
小島さん:トライアルを通して、先ほど挙げた課題感をそのまま解決できそうなイメージを持てたという点が一番大きかったかなと思います。具体的に、手入力にかけている時間、チェックにかけている時間を大幅に削減できることが体感できました。
加えて、OCR の精度がかなり高く、実際の運用に乗るイメージも湧きました。トライアル期間中にアップロードした請求書の支払い金額や取引先名などが全て正確に読み取れていたので、その精度の高さも決め手の一つになりました。
また、トライアルで利用する中で、使い方がすごく直感的でシンプルな UI だったことも印象的でした。我々経理を担当している人間や、経理のアシスタントの方々が必ずしもITに強いわけではないので、新しいツールを導入するタイミングで、結構抵抗感をもたれる方が一定数いるのではないかと思います。
一方で、バクラク請求書はサクサク動きますし操作性もとても良く、分かりやすいUIだったので、それがアシスタントの運用にも乗せやすかったことが、最後の決め手になりました。
手厚いサポートで導入もスムーズに。機能追加スピードも魅力。
小島さん:導入時の初期設定やマスタデータの登録など、細かく手厚くサポートいただき、滞りなく進めることができました。 導入後に不明点を質問した際も、都度スピーディーに対応いただき、業務がスタックすることはありませんでした。

痒いところに手が届く。工数削減だけでなくミス防止にも効果を発揮。
ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

成長企業こそ「バクラク請求書」の効果が大きい。既存の運用プロセスを吸収しながら使える点もとても良い。
ー バクラク請求書の導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。
