「データによって人の価値を最大化する」をミッションにCXプラットフォーム「KARTE」を提供する株式会社プレイド。2020年東証マザーズに上場し、事業成長を続けています。
その中で、請求書処理の工数削減・ミス防止と今後の事業成長を見据えて、バクラク請求書を導入いただきました。今回は導入に至るまでの背景とこれからの展望についてアクセラレーターチームの小島 啓之さんにお話を伺いました。
ー 小島さんの業務内容と在籍しているチームについて教えて下さい。
小島さん：まずチームについてお話ししますと、私達は一般的な会社でいうバックオフィスや管理部門を「アクセラレーター」と呼んでいます。「守りのバックオフィス」ではなくて、横断的に事業全体を推進していく、加速させていくような役割という位置付けでアクセラレーターという名前になっています。
私が在籍しているのは、アクセラレーターの中でも、ファイナンスと呼ばれるチームです。財務経理やIR 関連の機能、コーポレートファイナンスに関する機能、例えばエクイティやデットでの資金調達を検討するのがこちらのチームです。
ーバクラク請求書導入前の請求書処理フローと課題について教えて下さい。
小島さん：まず取引先の方から、メールないしは郵送、あるいはダウンロードリンクで届くような請求書を、社員が受領した後、社内のチャットツールに貼っていきます。それを経理のアシスタントがダウンロードした後、ドライブにアップロードし、請求書の内容を目視で確認してワークフローツールの支払依頼に手入力するフローでした。
図1：バクラク請求書導入前の課題
このフローで感じていた課題は、まず目視で手入力することにより、作業工数や金額の入力ミスが発生していたことでした。
また、継続して発生する取引先からの請求書の未達を確認するという点では、社員がチャットツールにあげる請求書を確認して取引先のチェックリストに手動で反映させ、それに基づきアラートを出す仕組みでした。この運用は、上流の現場担当者が請求書をアップし忘れることもあり不安定で、かつ時間もかかる課題もありました。
加えて、このまま事業規模が大きくなり請求書の数が増えていくと、それに伴う負担も比例的に増えていき、ミスも同じように増えていくと予測していました。その結果として、マニュアルも増えて作業自体もますます属人化していくことが課題だと感じていました。
請求書の処理で生じた具体的なミスを挙げると、四半期の締めで本来3月末に計上しなければならなかった請求書が、社員のメールに届いていたにも関わらず、5月になるまで気付けなかったことがありました。幸い、金額が大きくなかったので大きな問題にはなりませんでしたが、このようなミスが稀に起きていました。
ー バクラク請求書の導入の決め手は何だったのでしょうか。
小島さん：トライアルを通して、先ほど挙げた課題感をそのまま解決できそうなイメージを持てたという点が一番大きかったかなと思います。具体的に、手入力にかけている時間、チェックにかけている時間を大幅に削減できることが体感できました。
加えて、OCR の精度がかなり高く、実際の運用に乗るイメージも湧きました。トライアル期間中にアップロードした請求書の支払い金額や取引先名などが全て正確に読み取れていたので、その精度の高さも決め手の一つになりました。
また、トライアルで利用する中で、使い方がすごく直感的でシンプルな UI だったことも印象的でした。我々経理を担当している人間や、経理のアシスタントの方々が必ずしもITに強いわけではないので、新しいツールを導入するタイミングで、結構抵抗感をもたれる方が一定数いるのではないかと思います。
一方で、バクラク請求書はサクサク動きますし操作性もとても良く、分かりやすいUIだったので、それがアシスタントの運用にも乗せやすかったことが、最後の決め手になりました。
ー 導入時や導入後のサポートはいかがでしたか。
小島さん：導入時の初期設定やマスタデータの登録など、細かく手厚くサポートいただき、滞りなく進めることができました。 導入後に不明点を質問した際も、都度スピーディーに対応いただき、業務がスタックすることはありませんでした。
導入後も、打ち合わせの時に伝えた機能のリクエストをすぐに対応いただいたりとか、伝えようと思っていた機能が実は数日後にはリリースされることを伝えていただくこともありしました。
このような出来事から、ユーザーに対する解像度がすごく高くかつ開発速度も早いと感じ、今後の期待も高まりました。
ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。
小島さん：これまで使ってきた様々なシステムで、痒いところになかなか手が届かない、ということが続いていました。
しかし、バクラク請求書の場合は、痒いところに手が届くような機能が多くあるので、なかなか絞りにくいのですが、OCR による読み取りや仕訳の学習機能があるのは非常にありがたく感じています。
実際に、手入力がすごく減っています。また以前は、勘定科目の継続性の観点からアシスタントが会計ソフトを開いて、過去に切った仕訳を遡る作業に時間を割いていましたが、導入後、それが全くなくなりとても嬉しく思っています。
また、継続取引先の請求書の未達のアラート機能は、工数削減だけではなくて請求書の処理の精度が向上しとても役に立っています。
図2：バクラク請求書で解決できたこと
ー 今後本格的に活用されていく上で期待している効果について教えて下さい。
小島さん：まだサービスを導入して間もないので、今後もバクラク請求書でカバーする部分と運用でカバーする範囲の整理や見直しを進めていきます。また入力によって発生している工数の削減や業務の属人化を徹底的に排除していきたいです。
私が所属するファイナンスチームには、社内の財務数値を適時適切に集計して示し、それを経営上の意思決定につなげる役割があります。
その中で、経理業務、特に請求書処理業務は、異なるフォーマットで集められたあらゆるデータを、財務会計という軸でデータの整形を行い、財務諸表というレポートに落とし込んでいくことだと考えています。その中で、請求書の処理は、財務諸表に落とし込んでいく前のデータの前捌きを行う工程という意味で、とても重要だと思っています。
その点で、バクラク請求書を活用していくと、これら財務会計の領域では、工数削減に効果があると実感しています。
また、管理会計の観点で考えたときにも、バクラク請求書を用いて、データのラベルや軸の整理を推進して、直接的・間接的にも社内的な事業状態が把握しやすくすることを達成できそうだと感じています。
ー バクラク請求書の導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。
小島さん：まず、会社の規模がまだ小さいサイズであれば、処理する請求書の枚数が少ないので、ある程度アナログな作業が残っていてもアシスタントさんが数名いれば、なんとか対応できる部分があると思います。
そういった組織が、200人から300人位まで成長してくると請求書の数も比例的に増えてくるため、バクラク請求書を導入しておくとすごく効果が出るのではと思っています。
会社の業態やサイズを問わず、請求書処理業務でアナログな作業が残っているところがほとんどだと思っていまして、様々な会社で導入できるのではないか、と考えています。
また、開発のスピードがとても早いと感じています。現在提供されている機能やUIだけでなく、今後開発に追加される機能もものすごく期待しています。今後導入を検討される会社様もその点を加味して検討するのもすごく良いのではと思っています。
細かい点にはなりますが、様々な会社にハマるようなサービスについて考えた際にバクラク請求書は汎用性が高く使えるようなサービスだと思っています。
経理業務は、やるべきことは一緒ですが、会社によって結構違う部分があるため、それをSaaSという形で解決するためには、汎用性高くかつ使いやすいものである必要がある、という相反するものが必要になると考えています。
その点では、バクラク請求書は、既存の業務フローがどういったものであっても、対応できるように開発されていて、既存の運用プロセスを吸収しながら使える点がとても良いと感じています。
ー 最後にLayerXにメッセージをお願いします。
小島さん：バクラク請求書を導入することで、経理周辺の業務の改善を実感できています。
SNSを見ていても、LayerXへの期待値が高くなっているのを感じていますが、実際導入してすごく良かったなと思っています。
バクラク申請に対してもすごく期待をしていまして、今後もコーポレート業務におけるデジタル化についても、今の領域に限らずどんどん進めていただくことを大いに期待しています！
ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！小島様のご期待に添えるようコーポレート業務のDXを引き続きサポートして参ります！
