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乗り換えの決め手は“経理担当者目線”の機能とUX。ツールにこだわる税理士が評価した「バクラク請求書」の真価とは

乗り換えの決め手は”経理担当者目線”の機能とUX。ツールにこだわる税理士が評価した「バクラク請求書」の真価とは

■ 課題:
支払い代行業務に手間と時間が掛かっていた。
2社の請求書受領サービスを導入したが、課金プランの複雑さやUIやUXに不満があった。

■ バクラク請求書導入理由:
経理目線で開発されており、非常に使いやすかった。
開発スピードの速さに期待を持てた。

■ 効果:
源泉所得税レポートの機能で、業務が50分の1に削減!
経理経験の浅いスタッフからも「すごく使いやすい」との声が

税理士、公認会計士を中心とした総勢94名で企業の成長を支援する税理士法人アイユーコンサルティング。中堅・中小・ベンチャーの「ミライ創り」に特化した同社では、新規事業としてスタートした経理代行サービスの経理事務の手間に課題を感じていました。

2社の請求書受領ツールを導入〜利用後、バクラク請求書への乗り換えを決定し、経理代行サービスの顧客数は順調に増加しています。本導入に至るまでの背景と現場からの感想、そして税理士目線から評価する機能について、同社税理士の竹田 清香さんにお話を伺いました。

中小企業の頼れる「経営パートナー」として、経理業務のデジタル化を支援

中小企業の頼れる「経営パートナー」として、経理業務のデジタル化を支援

ー 税理士業務のミッションをお聞かせください。

竹田さん:アイユーコンサルティングは、中堅・中小・ベンチャー企業の経営者の右腕として、会社の未来を創るお手伝いを事業のミッションに掲げています。

この背景として、従来の税理士事務所さんの多くが会社の記帳代行や書類作成ばかりを手掛けがちになってしまい「経営パートナー」としての役割を担うことができないという課題がありました。

そこで私たちは、経理業務の改善からまずはスタートし、経理以外の業務やワークフロー改善のコンサルティングまで、幅広く業務を手掛けてきました。そのコンサルティング内容は、企業のDX、ペーパーレス化対応も含まれており、その一環でバクラク請求書といったさまざまなクラウドサービスをお客様にご紹介、導入支援もしています。

ー お客様はどのような悩みを抱えていることが多いのでしょうか。

竹田さん:私が手掛けている案件の場合、大きく2つのパターンがあります。「経理を世代交代させたい」と悩まれている昔からの中小企業と、IPOを目指して自計化(経理業務を内製化すること)を視野に入れたベンチャー企業です。

どちらの場合も、担当者は会計・税務に関するリテラシーが高くないことが多く、FAXが当たり前でメールを打つだけで精一杯といった企業も珍しくありません。

ー バクラク請求書をどのような業務に導入しているのでしょうか。

竹田さん:経理代行業務を含めた、バックオフィスのワークフロー再構築支援サービスで導入しています。

具体的には、自社内で経理処理を完結するリソースをお持ちでない企業を対象に、弊社で経理事務作業全般を代行するサービスです。会計データの作成から入力、支払処理といった業務に、バクラク請求書を活用しています。

単なる税務の「丸投げ」ではなく、一緒に事業を伸ばしていくためのワークフローを構築していく過程でツールを活用していることが特徴で、「ITにとても強い税理士業務」といったサービス内容です。

以前に2社の請求書受領ツールを導入。短期間の解約、そのワケとは

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ー 経理代行サービスを始められた背景と、クラウド請求書受領ツールの導入についてお聞かせください。
 

竹田さん:数年前、たまたまお客様の経理担当の方が産休に入られるとのことで、一時的に経理部門をまるごと任せたいとのご相談がありました。

記帳代行や請求書発行など、1人の経理担当者がされてきた仕事を代行してほしい、というご意向でした。

スポットでの案件でしたが、世の中の中小企業では経理部門を省力化したい、アウトソースしたいというニーズがあるのだと気が付いたのです。昨今の人材不足から、経理担当者を採用するハードルが上がっていることが、このニーズの背景にあると考えています。

その後、実際に数社から経理部門のアウトソースをご依頼いただいたものの、支払い代行業務に手間と時間がどうしても掛かってしまうことが課題になりました。

平均して1社あたり月に50〜60件の支払いが発生するため、どうにか効率化できないかと模索していたのです。

ー 課題を解決するため、どのようなアクションを取られたのでしょうか。
 

竹田さん:ITに詳しい取引先の企業から紹介され、バクラク請求書とは別の請求処理自動化サービスを2021年6月に導入しました。しかし私には合わず、3ヶ月後に契約を終了しています。

具体的にはまず、課金システムが分かりにくかったのです。自動仕訳や人力によるダブルチェックなどオプションの料金が細かく設定されていたため、ツールの月額料金をすぐに計算することができませんでした。ツールに掛かる費用が明確でなければ、正しく投資対効果を評価することはできません。

その後、別の請求書受取サービスに乗り換えましたが、こちらも操作画面のわかりにくさなどから3ヶ月で利用をやめました。

ツールの導入にはスタッフの教育コストが掛かるため、「本当に良い」と思ったものに出会うまでは妥協するべきではないと考えていたのです。

経理担当者の目線で開発されたツール。マニュアルいらずで社内導入もスムーズに

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ー バクラク請求書を導入した決め手をお聞かせください。

竹田さん:2つの請求処理自動化サービスの導入を経験したことで、私たちに必要な機能や条件が明確になりました。決め手は1つだった訳ではなく、LayerX社の営業の方に必要な機能や条件が満たされているか、一つひとつ細かく確認したうえで導入を決定しています。

まずバクラク請求書を使ってすぐに思ったことは、請求書読み取り画面の遷移が左から右へ流れていく操作感を始め、経理担当者の目線で開発されているなという第一印象を持ちました。

また、導入当時は実装されていなかったいくつかの機能が、現在では開発済みで使えるようになっており、その開発スピードに驚きました

ー 社内ではどのような体制でバクラク請求書を活用しているのでしょうか。

竹田さん:私を除き、非税理士の事務スタッフ5名がバクラク請求書を使用しています。

以前導入していた2つのツールは経理経験者でないと分かりにくい操作感だったのですが、バクラク請求書は事務スタッフなら誰でも扱えています。そのため、導入を決定してから運用に乗るまではあっという間でした。

バクラク請求書に乗り換えてからは、事務スタッフからも「すごく使いやすい」「操作画面が見やすい」との声も聞いています。請求書の未処理/処理中/処理済みの表示も分かりやすく色分けされて、ぱっと判断できます。

ー バクラク請求書の導入にあたって、マニュアルは作成しましたか。

竹田さん:作成していません。バクラク請求書はシンプルな操作で「自分がやりたいアクションは、どこをクリックすれば実行できるか」が直感的に分かるので、必要ないんです。

源泉所得税レポートの機能で、業務が50分の1に削減!

ー クラウド会計ソフトとの連携についてお聞かせください。

竹田さん:お客様が使用されているクラウド会計ソフトに合わせていますが、特別な理由がなければ基本的にfreeeの利用をお願いしています。やはりfreeeとのツール連携がすごく快適でして、むしろバクラク請求書を使いたいからfreeeを使っているくらいですね。

例えば、API連携をするだけで自動仕訳が反映されますし、freee側から受け取った請求書をすぐに確認できます。月末に仕訳をレビューしているとき、「この支払いはどんな内容なのだろう」と気になればすぐに請求内容を照会できるのは便利ですね。

ー 最も高く評価されている機能をお聞かせください。

竹田さん:源泉所得税レポート関連の機能のおかげで、源泉所得税に関する業務が50分の1まで削減されました。10時間近く掛かっていた業務が数クリックで完結するようなイメージです。

この機能を使わずに集計をする場合、請求書を確認して1つひとつ電卓で振込額を計算する必要があります。特に業務委託が多い企業の場合はとても大変でした。

しかしバクラク請求書であれば、取引先をマスターデータで登録しておけば取り込むだけで源泉所得税が算出されますので、あとは振り込みだけです。法定調書をまとめる際にも、この源泉所得税レポートはかなり役に立ちますね。

もう1つ、請求書をダウンロードする際に請求書のファイルデータ(※「.pdf」などのこと)にタイトルが自動で付与される機能にも感動しました。一般的なツールであれば、請求書番号や日付といった数字しか付与されませんが、バクラク請求書の場合はそのままお客様へ送付することができます。

細かいかもしれませんが、こうした機能1つで手間を掛けることなく、すごく丁寧な仕事をしている印象をお客様に与えることができるのは素晴らしいことです。

待ったなしの改正電子帳簿保存法に対応するため、企業がするべきこと

ー バクラク請求書を導入して、どのような成果がありましたか。

竹田さん:新しく始まった経理代行サービスの事業規模を広げることができました。サービス提供開始当時は3社で手一杯でしたが、現在は10社まで拡大しています。

毎月3〜4件ほど追加で新規のご依頼を頂いており、問題なく業務を回せています。源泉所得税レポートの機能をはじめ、バクラク請求書抜きの業務はもう想像できません。

本来、税理士業務はどうしても労働集約的になるのですが、バクラク請求書のようなツールを導入することで、人が手を動かさなくてもお客様へ価値を提供できるようになりました。

ツールによる業務の仕組み化によってスタッフの負担を減らし、お客様へ提供する付加価値の向上に、浮いたリソースを割いていきたいですね。

ー バクラク請求書の導入を検討されている方へアドバイスをお願いいたします。

竹田さん:2022年1月より予定されていた改正電子帳簿保存法の電子保存義務化に、2年の猶予期間が設けられました。企業の経理担当者は、義務化までにしっかり経理業務フローを整え、デジタル化に対応しておくべきです。

この改正によってデジタル化に逆行して紙での請求書を求める企業がでる動きもありましたが、いずれすべての帳簿を電子で保存しなければならない時代がくると思います。

経理業務のデジタル化は必ず業務の効率化につながりますので、バクラク請求書のようなツールを活用し、今すぐにでもバックオフィスの改善に努めていただきたいですね。

社名  税理士法人アイユーコンサルティング
業種  コンサルタント