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「バクラク請求書」導入により請求書の処理時間を50%削減。経理担当者1人分の効果を体感。

バクラク導入事例:ファインディ株式会社

「テクノロジードリブンな事業成長を増やす」をミッションにエンジニア向けの人材サービスを提供するファインディ株式会社。主要サービスのFindyは6万人のエンジニアと500社の企業が利用しています。

事業成長に伴い取引先が増加し、請求書処理の工数が膨大に。業務コストを削減するために、バクラク請求書を導入いただきました。今回は導入に至るまでの背景とこれからの展望について、管理部の小林孝宏さんにお話を伺いました。

支払い先の増加により、請求書の処理時間が増大

 
ー 小林さんの業務内容と在籍しているチームについて教えて下さい。
 
小林さん:私は管理部門に所属しています。Findyのコーポレート機能は管理部と社長室に分かれております。「コーポレート横断的に会社の価値向上に資する」という目標のもと、管理部では主に経理・総務・労務・法務等の守り部分を担い、社長室は採用・広報・資金調達・アライアンス等の攻め部分を担う、という棲み分けになっています。
 
また、管理部は上場準備プロセスにおけるプロジェクトの推進役という役割も持っており、私はその責任者を担っています。
 
ー バクラク請求書導入前の請求書処理フローと課題について教えて下さい。
 
小林さん:取引先からメール・郵送で届いたものや、社員からSlackで送付されたものをクラウド上のフォルダにアップしていました。その後、請求書と契約原本を確認しながら、会計ソフトに仕訳を入力していきます。支払いについては、支払情報をオンラインバンキングに手入力し、役員の最終確認を行って出納を行う流れでした。
 
請求書と契約原本の確認は、請求書とクラウドサイン、ないしは紙の契約書台帳を目視で突合していました。承認自体はSlackベースが中心ですが、たまに口頭で行っているものもありました。
 
その中でも、事業の成長に伴い支払先が増加して、請求書の整理と仕訳の入力にかなりの時間がかかっていたことが課題でした。請求書の整理や請求情報が正しいかどうかの確認を1件ずつ行い、仕訳を正しく切ろうとすると、当時の体制では、量的に捌き切るのが難しくなっていました。具体的には、請求書を受領してからオンラインバンキングへの反映が終わるまで、翌月の25日前後まではかかっていました。
 
また、前提となるプロセス全体についても、このまま人力で進めるのか、システム導入をしていくのか、方針を定めていくべきタイミングに差し掛かっていました。これらのシステム導入も、既成のパッケージ製品では価格面や、導入コストを見ていく中で妥当性のあるものをなかなか見いだせていない状況でした。
 
 
図1:バクラク請求書導入前の課題
 

バクラク請求書の導入で経理担当1人分の効果を体感。圧倒的な使いやすさや請求書処理時間の削減などから導入に至る

ー バクラク請求書の導入の決め手は何だったのでしょうか。
 
小林さん:1つ目は、UIが良かった点です。トライアルで使用してみると直感的に使いやすく、動作が素晴らしく速かったです。実際にお打ち合わせの際には、バクラク請求書を実務で使うメンバーが同席していましたが、業務フローに乗るイメージがすぐに湧いていました。
 
2つ目は、請求書処理にかかる時間が大幅に削減可能であると感じられたためです。実際に、導入後には請求書の処理時間が、半分程度になったと感じております。
 
次に、請求書をアップロードするだけで、会計ソフトに連携可能な仕訳が自動作成される、OCRの読取りから仕訳を生成する一連の精度が高かったことも導入に至った決め手の1つです。
 
加えて、バクラク請求書の導入前は、請求書がドライブ上で管理されていたために、その処理状況が見えにくい状況でした。管理職の観点からは、その経理処理のプロセスが可視化され、全員で見渡せるようになった事も大きかったです。
 
また、請求書処理を行う上で採用も並行して検討していましたが、「バクラク請求書を導入することで、経理担当1人分程度の効果は優にある」と感じました。
 
 
 
ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。
 
小林さん:仕訳学習機能は、利用開始して2、3か月経ってくると入力項目なども学習されるので、すぐに使い勝手は良くなってきました。
 
加えて、処理中のステータスの件数なども一覧化されており、処理状況の進捗や請求書の確認者もわかるようになりました。私自身、管理部門の責任者の立場でも、確認状況欄のコメント、スタンプがしっかり押されたり請求書処理が滞りなく動いてるか確認できることは、非常に安心できます。
 
そして、出納も総合振込する際に、承認者が確認するのが導入前に比べて圧倒的に楽になりました。
 
図2:バクラク請求書で解決できたこと
 

細かな疑問点もすぐに担当者がフォロー・解決

 
 ー 導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか
 
小林さん:導入の際の初期設定は、担当者と一緒にスムーズに完了でき、すぐに業務フローに取り入れることができました。
 
バクラク請求書導入のタイミングで、期末決算処理と会計ソフトの移行が並行しておりました。この要因もあり、本格的な運用は導入から少し先になりましたが、初期セットアップは想定より楽に行うことができました。
 
また、実際に利用を開始してからも、細かな疑問点があったときに、担当者にお声がけをしたことがありました。月末差し迫ったタイミングでしたが、連絡をして5分程度でオンラインのMTGを開いて速やかに疑問点を解決していただき、大変感謝しております。
 

データの一元化・プロセスでの共有で価値を発揮。バクラク申請の導入はメリットが多い。

 
ー 導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。
 
小林さん:まずは思い切って導入してもベネフィットは得られるプロダクトだと感じます。導入すると、挙動の軽さを多くの方が実感することができると思います。
 
会社によって色々な使い方が想定されますが、請求書データや処理状況を一元で見れるというだけでも価値がありますし、プロセスの共有という観点では、導入前に比べて大きく改善しました。バクラク請求書は、メリットが多い一方でデメリットが極端に少ない、導入しやすいサービスと思います。
 

 
ー 最後にLayerXにメッセージをお願いします。
 
小林さん:弊社内にLayerXさんのファンがたくさんいます。先日も、バクラク請求書に加えてバクラク申請も導入することを報告すると、社内が湧きました。ツールの導入は、エンドユーザーである社員が「使いたい」と思わないと進まない面もあるので、「よしよし」と思ってます。
 
また、サービスの開発スピードも早く、ログインするたびに何かしら新機能出ていたりするので、バクラク請求書にログインすること自体が楽しかったりします。
 
今回お伝えした開発のスピード感、サービスと顧客への向き合い方のスタンスは、素晴らしいと感じています。LayerXさんと弊社で、似たようなフェーズ感の会社だと思っているので、達成したい目標を共有しながら、引き続き切磋琢磨し合うことができればと思っています。

社名  ファインディ株式会社
業種  IT・インターネット