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「デモを見て15分で乗り換えを決めた」経費精算の認識を変えたバクラク経費精算とは

■ 課題

  • 新しい福利厚生の制度で、領収書枚数は以前の4倍に
  • 以前の経費精算ツールにはOCR機能がなく、申請者が一枚一枚手入力する必要があった
  • ワークフローツールと経費精算ツールが連動しておらず、事前申請と経費精算の紐付け漏れが発生していた

■ 導入理由

  • AI-OCR機能の精度と速度が優れており、複数枚の領収書をまとめて読み取りできるため
  • バクラク申請とバクラク経費精算をセットで利用することで事前申請と経費精算の紐付けがしやすくなるため
  • 使いやすい操作画面(UI/UX)で導入の負担が少なそうだったため

■ 効果

  • 領収書枚数が4倍になっても、経理の負担に大きな変化がなかった
  • 経費精算サービスの操作画面上で事前申請を紐付けできるため、紐付け漏れがなくなった
  • 社員と経理担当のやり取りも減り、精神的な負荷も少なくなった

「人類の創造力を加速する」というミッションを実現するため、バーチャルSNS「cluster」やメタバースプラットフォームの開発・運営を手掛けているクラスター株式会社。「メタバースプラットフォーム」の先駆者として事業拡大を続ける同社では、経費精算における社員と経理担当者の負担を減らすため、バクラク経費精算を導入しました。ツール導入の背景にあった課題や経費精算ツールの乗り換え、そして導入後の成果について、取締役CFOの岩崎様にお話を伺いました。 

よりタイムリーな業績管理を実現するため、経理のデジタル化を進めるクラスター株式会社


岩崎さん

ー 貴社の経費精算業務についてお聞かせください。

岩崎さん:月初の1営業日目に経費精算の申請を完了することが大原則で、2営業日目に承認作業を進めています。

経費精算が必要な職種は、主に営業や役員など、社外で仕事をする社員が以前は多かったです。主な科目は、接待交際費や交通費などで、毎月100件以上はあったと思います。

最近では、エンジニアやコーポレート部門からの経費精算も増えてきまして、この背景には、弊社が新しく採用した福利厚生制度「シュッサポ」があります。「シュッサポ」は、出社日の懇親会費用を会社が一部負担するというサポート制度です。弊社は原則週1回の出社を義務付けており、せっかくの出社日だからこそ社員同士のコミュニケーションを活性化したいと考え、新しく制度化しました。

部署は限定せず、正社員の申請であれば業務委託の方もアルバイトも自由に参加でき、1人あたり5,000円までという自由度が高いルールにしています。これが社員からかなり好評でして、制度の利用率が高くなる一方、1ヶ月あたりの領収書枚数は400件近くと、以前の4倍にもなりました。

ー これまで貴社では、どのように経費精算していたのでしょうか。

岩崎さん:以前は税理士法人に経費精算を含む月次決算業務をすべてお願いしていたのですが、3、4年前より自計化を進めることになりました。月次の決算を自社で出せるようになることで、よりタイムリーな業績管理を実現し、経営の意思決定スピードを高めたかったためです。

当初より導入していたツールは、クラウド会計ソフトのfreeeのみで、経費精算はすべて紙で取りまとめていました。さすがに紙の領収書を手作業で仕訳していくのは辛いため、すでに勤怠管理で使用していた他社ツールの経費精算プランを新規契約することになりました。

以前の経費精算ツールにはOCR機能が実装されておらず、一つひとつ手入力が必要だった

ー 以前に導入されていたツールでは、どのような課題があったのでしょうか。

岩崎さん:以前のツールでは、各社員が経費精算のレシートや領収書を撮影し、ツールにアップロードして経理と所属長に申請するという流れでしたが、レシートを1件1件個別にアップロードしなければならず、手間がかかっていました。手間だけでなく時間もかかるため、社員は月末にまとめて申請しがちになり、領収書を紛失してしまうことも。

もう1つの課題として、経費の事前申請と紐づけが難しかったことが挙げられます。もともとワークフローツールと経費精算ツールは別々のシステムを利用していたため、経費精算時に事前申請との紐付けがなされていないケースがありました。

ー 社員は毎月経費精算に、どのくらいの時間をかけていたのでしょうか。

岩崎さん:役員は、お客様との交流が多かったため、毎月月末になると領収書の整理だけで数十分から1時間ほどかけていたと思います。30枚近くの領収書を並べて「この領収書はどこの会社だったっけ」と思い出しながらツールに入力していたようで……。また、金額を間違えていたり、領収書の目的が分からずに科目が定まらなかったり、事前申請との紐づけ漏れも起きていました。

社員側が締め切りに間に合わないと、経理側も苦労することになるため、どうにか新しいツールで効率化できないかと考えていました。

導入の決め手はAI-OCR機能の精度と、一度にまとめて読み取れる使い勝手のよさ

ー 他社の経費精算ツールとの比較検討は実施されましたか。

岩崎さん:はい。ただ、何度か他社ツールを実際に触ったことはあったものの、どのツールを触っても、現状よりも改善されるイメージが沸かなかったのです。

その頃に、バクラク経費精算がリリースされたと知りました。他社からの評判を伺ってみると、AI-OCRの機能やUIが優れていると聞き、導入の検討を進めることになりました。

ー バクラク経費精算はどのような点が高評価だったのでしょうか。

岩崎さん:一番評価しているのは、AI-OCR機能です。びっくりするぐらいの読み取り精度で、95%近くは正しく読み取れていると感じています。今までは経費の明細項目を手入力をしてから領収書の写真を添付していましたが、バクラク経費精算は、手持ちの領収書をアップロードするとまとめて読み取り、一括でデータ化してくれるため、これは革命的だと感じました。

実装されている機能を考えると、料金が安いと思うほどで、デモを見て15分ぐらいで導入を決断しました。

1ヶ月でバクラク経費精算を導入するまでの4ステップと、独自の工夫とは

ー バクラク経費精算の導入を決定してから、社内にツールを浸透させるまでの期間をお聞かせください。

岩崎さん:デモ期間終了からおよそ1ヶ月で導入は完了しました。なお、過去の経費精算ツールからデータは移行していません。導入にあたっては、1週間ごとに以下の4つのステップを設けて社内に導入していきました。

① バクラク経費精算の機能概要を把握
② 経費科目や会計ソフトとの連携など、初期設定とテストを行う
③ 社内リリース向けの資料を作成
④ 社内へリリース。今後の経費精算方法を周知

ー 社内向けの説明資料では、どのような工夫をされましたか。

岩崎さん:もともとバクラク経費精算のUI/UXがユーザーにとって操作しやすくなっていたため、特に困った点はありません。ですので、説明資料では経費科目を確認するための説明を記載しています。

特に接待交際費の内容を、弊社では細分化しています。相手は社内外の人か、1人あたり5,000円未満かそれ以上かで分けています。また、「シュッサポ」の項目も設定しているので、社員にとっては分かりやすくなっているはずです。その他にも、出張費や交通費も細かく分けているのですが、バクラク経費精算は初期設定がスムーズに終わりました。

ー バクラク経費精算の設定で工夫されていることはありますか。

岩崎さん:正社員とアルバイトの権限を分けていることです。以前のツールでは、アルバイトの方にツールの権限を渡していなかったため、Excelやスプレッドシートに出社の交通費を記入してもらうという、自己申告制を取っていました。

しかしそれだと、アルバイトの方と経理の手間と時間がかかってしまうため、アルバイトの方にも一部の入力権限を渡し、自分自身で交通費の申請をバクラク経費精算からできるようにしています。

経費精算が急増する福利厚生の制度は、バクラク経費精算だからこそ実現できた

ー バクラク経費精算の機能で、特に便利だと感じられているものはありますか。

岩崎さん:最近実装された機能ですが、承認期限をSlackの通知でリマインドしてくれる機能は重宝しています。以前の経費精算ツールでは通知できなかったこともあり、たびたび決裁者の承認漏れが発生しかけたため、経理が必ずリマインドしていました。しかし自動でリマインドが送られるようになり、経理の手間が1つ減っています。

ー バクラク経費精算の導入で、どのような成果がありましたか。

岩崎さん:「シュッサポ」の導入で、以前の2.5倍の社員が経費精算をするようになったにもかかわらず、バクラク経費精算の仕様自体に起因するミスは1つも起きていません。

そもそも「シュッサポ」はバクラク経費精算を採用したからこそ導入できた福利厚生だと思います。現在、接待交際費のおよそ95%が「シュッサポ」によるもので、以前の4倍もの領収書を処理しなければならなくなりました。以前の経費精算ツールであれば、この枚数の領収書を処理するのは難しかったと思います。

バクラク経費精算によって、社員は気軽に領収書を申請することができるようになったため、「シュッサポ」がより社内浸透したのだと思います。

ー バクラク経費精算の導入について、社内からはどのような反応がありましたか。

岩崎さん:以前の経費精算ツールや、その他の新しいツールを導入した際には、社員からコーポレート部門に問い合わせが発生していました。しかし、バクラク経費精算の場合は全く問い合わせがありませんでした。これは過去初めてのことです。

また、具体的な時間こそ計算していませんが、以前と比べて格段に月末の領収書整理の時間が短くなっていると思います。社員と経理担当の無駄なコミュニケーションも減っており、精神的なコストも下がっているはずです。

「現状の経費精算フローに課題を感じていなくとも、まずは触ってみてほしい」

ー 今回のお取り組みを振り返ってのご感想をお聞かせください。

岩崎さん:経費精算は、たとえどんなに面倒でも、多くの会社にとって避けては通れない業務です。今回のバクラク経費精算の導入で、社員の経費精算に対する心理的なハードルは間違いなく下がりました。月末の忙しいタイミングの経費精算業務をスピーディにすることができたことで、今後さらに本質的な業務に向き合えるようになったと思います。

ー バクラク経費精算はどのような企業におすすめできるでしょうか。

岩崎さん:いまも経費精算を紙の領収書で処理している企業にこそ、おすすめできます。最初は抵抗感があるかもしれませんが、一度使ってみると意外とすぐに慣れるはずです。

また、現状の経費精算フローで不満を感じていない企業も、一度試してみるとよいと思います。具体的な課題がなくとも、また現状の業務がベストだと思っていても、“バクラク”なツールを一度でも触ってみれば、経費精算の認識が変わるはずです。

社名:クラスター株式会社
業種:情報通信業
従業員数:72名(2022年8月時点/非常勤除く)
導入サービス:バクラク経費精算、バクラク申請、バクラク請求書