グループ会社の増加に対応。請求書発行の9割工数削減と経費精算のミス削減を実現した地域密着スーパー「エブリイ」のDX成功事例

グループ会社の増加で既存システムと紙運用では限界に

エブリイホーミイホールディングスでは、電子帳簿保存法改正への対応にあたって、経理業務の負担を減らすべく、「バクラク電子帳簿保存」を導入しました。

システムを導入せずに法令対応するには、詳細な事務処理規程の作成やファイル名変更などの運用ルールの徹底が必要となります。その負担を削減するシステムとして、AI-OCRによる自動入力の精度の高さから、「バクラク電子帳簿保存」を選定しました。

その使い勝手の良さが、その後のシリーズ展開への足がかりとなり、月次の締め作業にあたって負担が大きかった請求書発行業務に続き、経費精算業務においてもバクラクを導入しています。

エブリイでは、以前から別の経費精算システムを利用していましたが、事業拡大に伴い、グループ全社で利用するシステムを選び直す必要がありました。経理部の加藤氏は、当時の状況とシステム切り替えの背景についてこう語ります。

「グループで規模が大きいエブリイだけシステムを利用し、他のグループ会社は紙の運用をしていたので、全社でシステムを導入し、業務を統一していきたいと考えていました。ですが、当時利用していたシステムでは、当社のグループ会社の規模感に対して価格設定が見合わず、コストの観点から見直しが必要でした」

月次の締めを圧迫する請求書発行と、税率計算などのミス対応に負担が大きかった経費精算

経費精算システムの選定にあたっては、コストの最適化に加え、AI-OCRで申請者の入力負担を減らすことも目指しました。当時利用していた経費精算システムでは、10%（標準税率）、8%（軽減税率）、免税など、税率を申請者が確認・入力しており、負担になっていました。

「申請者が自分で税率ごとに振り分けて計算したり、インボイス制度の登録番号を入力したりする作業は煩雑でした。ミスも起きやすく、『紙で書いて貼ったほうが楽なのではないか』と思う人もいたはずです」（加藤氏）

また、申請ミスがあった際の差し戻しも業務停滞の要因でした。以前のシステムでは、金額の訂正が必要な場合に一度申請者に差し戻すしか選択肢がなく、修正されて戻ってくるまでの間、待ち時間が生じていました。

また、請求書発行業務では、グループ会社の増加に伴う請求書発行枚数の増加に追いつく体制を構築することが急務でした。請求書発行の業務を担当する大代氏は当時の状況をこう説明します。

「月次の締め日が決まっている中で、最大で月14時間ほど発行作業に費やしていました。これ以上件数が増えれば締め切りに間に合わないという、ギリギリの状態で運用していました」

システム切り替えの決め手は「読み取り精度の高さ」と「グループ会社への導入しやすさ」

経費精算システムの導入にあたっては、バクラク以外に4社のシステムを比較検討したといいます。最終的にバクラク経費精算を選んだ決め手は、導入済みだった「バクラク電子帳簿保存」でも実感していた「読み取り精度の高さ」と「小規模のグループ会社への導入のしやすさ」でした。

「導入前のトライアルでは、実際に経理部でアプリのダウンロードも行い、手元のレシートを撮影してテストを実施しました。日付や金額、インボイス制度の登録番号を読み取る様子を確認し、これなら現場の負担を減らせると考え、導入を決めました。また、グループ会社の中には小規模な法人もあります。バクラクはID数やコストの面で柔軟性があり、グループ全体でシステムを統一するハードルが低かった点も採用理由です」（加藤氏）

導入プロセスにおいては、決算後の期の変わり目である7月からバクラク経費精算を導入しています。切り替えにあたっては、5月から2回ほど説明会を実施し、バクラクにログインできるように周知。6月分の申請が終わったら以前利用していたシステムにはログインできないように設定しました。加藤氏は当時の導入プロセスについてこう振り返ります。

「6月が決算で繁忙期に導入を進めたので、時期をずらせばよかったかなと思いました。ただ、LayerXさんから提供いただいた操作マニュアルによって、一からマニュアルを作る必要もなく、その点は助かりました」

請求書発行は月14時間から1時間へ。経費精算の領収書と申請の突き合わせも削減

請求書発行業務や、経費精算業務におけるバクラクシリーズの導入効果も明確になっています。特に変化が大きかったのは、「バクラク請求書発行」による工数削減でした。

「請求書発行はすごく楽になりました。これまで手作業で月14時間ほどかかっていた業務が、導入後は1〜2時間になっています。月初の忙しいタイミングで時間に余裕ができて助かっています」（大代氏）

加藤氏も、「データを取り込むだけで請求書が作成でき、メールの一括送信も可能です。電子帳簿保存法に対応しているため、控えの保存の手間もなく、入金確認もタグを利用してシステム上で完結するので便利です」と強調します。

また、AIが自動で税率やインボイス制度の登録番号を読み取るため、領収書と申請内容の突き合わせチェックが不要になったことも、「バクラク経費精算」による変化だったと大代氏は話します。

「以前は消費税の入力間違いが多かったので、経理部で手分けして領収書と1件1件突合して申請内容をチェックしていたんです。バクラクだと自動で軽減税率の明細を分けてくれるので、そのチェックがなくなり、楽になりました。承認フローもスマホで完結するため、全体的な処理スピードが向上しています」

グループ会社の増加に対応が必要な企業や、経費精算の件数が多い企業におすすめ

経理業務のデジタル化を推進してきたエブリイホーミイホールディングスでは、今後の展望として、コーポレートカード連携による立替精算の工数削減や、受発注業務のシステム化など、さらなる効率化を見据えています。最後に、システム導入を検討している企業の担当者に向けて、お二人からアドバイスをいただきました。

「経費精算の件数が多く、仕訳入力やチェックに時間を取られている企業には、バクラクをおすすめできます。特に当社のようにグループ会社でシステムを統一したい場合、規模を問わず導入しやすいのが魅力です」（加藤氏）

「事業が拡大し、請求書の発行枚数などが急増してからでは対応が後手に回ってしまいます。『もっと早く入れておけばよかった』と感じたので、業務がパンクする前に、早めの検討をおすすめしたいですね」（大代氏）