・立替精算の件数が多く、申請〜精算対応に月20時間かかっていた
・本社・各事業所での現金管理や紙の証憑対応が煩雑で属人化していた
・小口現金の保管・出納・精算業務に現場と経理の双方で大きな負担があった
・利用上限の設定など、ガバナンス強化につながる不正利用防止機能が充実していた
・多様な事業に関する決済に対応できる柔軟な運用性があり、業務フローにフィットした
・機能要望への対応姿勢や改善への前向きな開発姿勢に信頼感があった
・小口現金の保有額が約20%削減され、現金事故のリスクも抑制
・経費精算にかかる時間が月20時間から2〜3時間程度に短縮
・出張経費も含めカードで一元化でき、資金繰りや会計処理も効率化
鉄道車両と機械の様々なニーズに技術と信頼でこたえる「総合技術会社」として、JR九州グループの中核を担っているJR九州エンジニアリング株式会社。
同社では、月20時間に及ぶ精算対応や小口現金の管理業務を見直すべく、キャッシュレス化とペーパーレス化を本格的に進める中で、バクラクビジネスカードを導入。
29拠点・約350名への法人カード配付という大規模な展開ながら、丁寧な社内対応と仕組みづくりによって、混乱なく定着。導入後は小口現金の20%削減や経費精算時間の90％短縮、さらに資金繰りの見通し改善など、想定を上回る成果を上げています。
今回は、財務部の前田さんと成瀨さんに、導入の背景や具体的な工夫、そして今後の展望について伺いました。
——バクラクビジネスカード導入前の課題について教えてください。
前田さん：立替精算の件数が多く、申請から精算までにかかる手間と時間が、従業員・経理の双方にとって大きな負担となっていました。本社含む各事業所では、現金の管理や出納業務にも多くの手間がかかっているだけでなく、常に現金事故のリスクを抱えている状態でした。
また、立替精算に関する証憑はすべて紙で運用しており、本社財務部内では収集や仕訳との突合、保管といった作業に毎日1時間、月にすると約20時間ほどかかっていました。
こうした課題が積み重なり、全社として精算業務の効率化とキャッシュレス化の必要性を強く実感するようになりました。
——バクラクビジネスカードの導入の決め手は何でしたか。
前田さん：法人カードの導入にあたっては、「ガバナンス強化」「運用のしやすさ」「導入コスト」の3点を重視して比較検討しました。
バクラクビジネスカードは、利用上限の設定など細かな不正利用防止機能を備えており、ガバナンス強化の観点でも要件を満たしています。
また、複数の事業を展開する弊社にとって、発生する多様な経費への対応や、自社の業務フローに無理なく組み込める運用のしやすさも重要で、その点でもバクラクは柔軟に対応できると判断しました。こちらの要望を丁寧に汲み取り、今後の機能改善に前向きに取り組んでくれる姿勢が感じられたことも、導入を後押しする要素でしたね。
年会費が無料で最大1.5%のキャッシュバックもあるなど、コスト面でのメリットも決め手の1つになりました。
——法人カードを29拠点、350名ほどに配付したと伺っております。その規模で配付するにあたって懸念やトラブルはありましたか。
前田さん：私的利用、カードの紛失に対する懸念はありました。しかしながら、うっかり私的に使用してしまうといった軽微なミスはあったものの、事前に私的利用があった際の対応フローなどを準備して展開していたため、大きなトラブルや混乱が起こることはありませんでした。
——バクラクビジネスカードでの運用を浸透させていくにあたって工夫したことはありますか。
成瀨さん：使い方やよくある質問をまとめた社内向けの資料や説明会を用意し、新しいツールに対する心理的ハードルを下げる取り組みを行いました。現在も、社内の情報共有ツールを活用してアップデート情報などをタイムリーに発信することで、現場での活用を促しています。
また、社員のセキュリティ意識向上のためにも、定期的なカード棚卸しの仕組み（※）を整備し実施してもらうことで、紛失リスクの抑制にもつなげています。
（※編集部注：財務部主体で年に1回程度、配付しているカードの情報をバクラクからCSVで出力し、各事業所で従業員に利用状況や保管方法などを確認されているそうです。）
前田さん：「今年度は小口現金の削減を目標にしたい」という発信を継続的に行っていたことで、社員一人ひとりにもその意識が徐々に浸透していきました。そうした背景も、カードの活用を広げていくうえでの大きな後押しになったと感じています。
——バクラクビジネスカードの導入後、具体的にどのような効果がありましたか。
前田さん：導入後すぐに各事業所の小口現金の状況を比較してみたところ、小口現金の残高が導入前と導入後で約20％減少していました。現在も、カード支払いに置き換えられる業務がないかを引き続き検討しており、今後さらに削減を進めていけると考えています。
また、出張時の立替負担も大きく軽減されました。Visaのタッチ決済で電車の改札を通過できるようになったことで、ホテルや新幹線の予約に加え、移動にかかる経費もすべてカードで完結し、経費処理が格段にスムーズになりました。
成瀨さん：スマートフォンアプリから申請できるようになったことで、出張者からもタイムリーに領収書を回収できるようになりました。仕訳作業においても、申請時に選択された内訳と連動して勘定科目が自動入力されたり、仕訳と証憑を1つの画面でまとめて確認できたりと、処理がとてもスムーズになっています。
その結果、これまで本社財務部内で月に20時間ほどかかっていた経費精算の処理が、今では月2〜3時間程度にまで短縮されました。同様に、各事業所の経理担当者や精算する各社員の業務も手間も軽減されました。
——導入後、想定した以上に活用の幅を広げられた、思ってもみない効果を得られた、といったエピソードはありますか。
前田さん：資金繰りのしやすさにも大きな変化がありました。
これまでは、都度細かく出納をチェックし管理する必要があったため、各事業所で領収書を1枚ずつ糊付けして会計報告を作成し本社へ郵送、本社でのチェック後は倉庫で保管するという煩雑な流れがあり、大きな負担となっていました。
バクラク導入後は、支払いが月に1回の流れに変わり、資金繰りがぐっとやりやすくなりました。滞留資金も減って、運転資金の借入の減少にもつながっています。
さらに電子保存が可能になったことで、糊付けや郵送、倉庫での保管といった手間も不要になったおかげで、結果として、これまでファイル2冊分あった会計報告書を、1冊にまとめられるようになったんです！
日々のチェックや事務作業の負担が軽減されたことで、資金繰りの精度をあげたり、未来のための施策を考える時間に充てられるようになったと思います。
——今後の展望について教えてください
前田さん：小口現金をゼロにしていくというのももちろんですが、どの部署の業務でもまだまだ紙の運用が残っているのが現状なので、ペーパーレス化も大きな目標の1つです。
見積書や請求書の発行、入金管理、債務管理といった業務を一気通貫でDXするための基盤づくりや業務ツールの導入を進めていきたいと考えています。
——最後に、バクラクビジネスカードの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。
前田さん：バクラクビジネスカードは、単に支払いができるだけでなく、ガバナンスを効かせながら、支払いにまつわる業務全体の効率化まで実現できる点が非常に魅力的だと感じています。
当社が掲げていた「小口現金削減」という目標に対しても、カード払いに切り替えられる項目がないか、担当営業の方が一つひとつ丁寧にヒアリングしてくださり、導入効果を最大限に引き出せるよう手厚くサポートしていただきました。そうした伴走型のフォローがあったからこそ、安心して導入を進めることができたと思っています。
そして何より、私たち利用者が追いつけないほどアップデートのスピードが早いところも、大きな魅力のひとつですね（笑）。
成瀨さん：システム自体が使いやすく、普段の運用で大きく困ることはほとんどありませんが、何かあった際には問い合わせ窓口にすぐ相談できるのが心強いです。レスポンスも早く、いつも丁寧でわかりやすい回答をいただけるので、とても助かっています。
サポートサイトの内容も充実しているため、法人カードの導入が初めての方や、システムの利用に不安がある方でも、安心して導入できるのではないかと思います。
証憑管理が手間、明細連携が遅いなど、これまでの法人カードの課題を解消する「バクラクビジネスカード」の詳細が分かる資料です。経理業務をラクにするために開発した法人カードの新常識をぜひご覧ください！
法人カードの不正利用や利用の不透明性は仕組みで改善することができます。この資料では、ガバナンスを保ちつつ安心してキャッシュレス化を進められる運用方法を解説しています。
