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請求書処理で月10時間、帳簿書類の保存では月40時間を削減!老舗専門商社が挑む、バックオフィスのバクラク化

■ 課題:
・クラウド会計ソフトを導入したものの、仕訳や請求書管理に手間が掛かっていた
 ・毎月3,000枚もの書類を確認、ファイリングしており、手間と管理コストが掛かっていた

■ 導入理由(バクラク請求書、バクラク申請、バクラク電子帳簿保存):
・請求書、申請、電子帳簿保存までをバクラクシリーズで対応でき、費用も高くないこと
・AI-OCRの精度と読取速度が速いこと
・タイムスタンプ機能が実装されている電子帳簿保存サービス電子帳簿保存ツールだったこと

■ 効果:
・経理業務で月10時間を削減し、コロナ禍の在宅勤務も実現
 ・電子帳簿保存では月40時間(5日)を削減できる予定

愛知県名古屋市に本社を構える鋲螺(びょうら:ねじ)、機械加工部品や組立品の専門商社、株式会社好信。1950年創業の同社では、長年続いてきた紙による経理業務からExcel、そしてfreeeの導入でデジタル化を進めています。 さらなる経理業務の効率化と、改正された電子帳簿保存法に適応することを目的にバクラクシリーズを導入しました。
取り組みの背景にあった課題、バクラクシリーズ導入の成果と今後の展望について、経理責任者の大竹晋平さんにお話を伺いました。

1950年に創業した名古屋の専門商社、株式会社好信の経理体制

ー 貴社事業についてお聞かせください。

大竹さん:弊社では、主に繊維機械や工作機械などで使われるボルトやナット、ネジや、機械加工部品、組立品まで扱っています。1950年に創業し、現在は中国や台湾などからの海外調達も可能としていること、そして社内に品質管理課を置くことで低コストながらも品質保証していることが特徴です。
お客様は上場企業が多く、200社前後です。一方の仕入れ先は、個人事業規模から大手メーカーまでさまざまで、国内だけで300社前後、海外で50社前後と取引があります。

 

ー 貴社の経理組織についてお聞かせください。

大竹さん:弊社は営業部、調達管理部、総務部という3つの部署に分かれています。調達管理部では調達から配送、品質管理までを担っています。営業と調達管理以外の、いわば間接部門は総務部しかありません。
総務部で経理、総務、人事、労務、法務など、バックオフィス系すべての仕事が担当範囲です。私は総務部の管理者として業務全般を監督していますが、経理の日常業務は現場の社員に一任しています。実は弊社に入社以前、公認会計士の資格を取得していました。しかし、業務に関する知識はあるものの、経理実務に携わった経験はなかったのです。私が入社する以前からベテランの2名が経理業務を担っており、年齢の関係から後継者を探すなかで私の入社が決まりました。

手書きからExcelへ。デジタル化を阻んでいた、業界ならではの商習慣

ー コロナ禍以前の経理業務には、どのような課題がありましたか。

大竹さん:私が入社する以前は伝票を一つひとつ手で書いている状態でした。平均して毎月200件前後の請求書が弊社に届くため、2名がかりでも丸1日は仕訳に時間を費やしていたのです。また、銀行通帳に記帳して入金や支払いを確認していたため、わざわざ銀行に足を運ぶ必要がありました。
私が入社したタイミングで、まず手書きからExcelへの入力に変えていきました。
しかし、Excelの管理もかなり手間が掛かるので、どうにかならないかと考えていたのです。売掛金や買掛金の管理をExcelで完結しようとすると、何度も転記しなければならないのです。最終的な会計データを作成するまで、同じ数字を何回入力しなければならないんだ、と……。

そこに新型コロナウイルスの感染拡大という環境の変化が起きたことで、ようやく「クラウド化」に着手していくことになり、freeeを2021年に導入しました。

ー freee導入後、どのような課題が残っていましたか。

大竹さん:以前に比べればかなり楽になりましたが、仕入れ先からの請求書をPDF化し、それをfreeeに読み込ませて取引を登録する工程が面倒だと感じていました。わざわざ銀行に行く必要がなくなり、丸一日から2時間前後で処理できるようになったものの、数字を手入力で打ち込んでいくのは大変ですし、ミスも発生します。
また、月末の支払い時には200件もの振込申請を確認し、1件ずつ正しい金額かどうかをダブルチェックしており、かなり時間と手間が掛かっていたのです。 

電子帳簿保存法への対応だけではない。帳簿書類の保存に掛かっていたコストと課題とは

ー 帳簿書類の保存については、どのような課題があったのでしょうか。

大竹さん:これまですべての帳簿書類を紙で保存しており、仕入れ先ごとに毎月ファイリングし、1年分を箱にまとめて保存していました。頻度は多くないものの、会計処理を確認するために過去の帳票を参考にする場合、わざわざ箱を開けて目的の書類を手作業で探していたのです。1枚の書類でも、探すだけで10分は費やしていました。
月末に書類をまとめてファイリングし、箱に詰めるだけでも3, 4日は掛かります。毎月2,000枚もの請求書や納品書、1,000枚近くの現品票や受領証が届くため、仕入れ先ごとに分けて穴を開け、そして紐を通してまとめるだけでも、かなりの業務量がありましたね。

加えて、紙資料を保管する場所の賃料や探す手間までを考えると、電子帳簿保存に対応したほうが絶対に得だと思います。

他社ツールからバクラクシリーズへの乗り換え。その決め手とは?

ー バクラクシリーズ(バクラク請求書、バクラク申請、バクラク電子帳簿保存)を導入した決め手をお聞かせください。

大竹さん:きっかけはバクラク電子帳簿保存でした。取引に関わる電子データの電子保存義務化に対応するためのツールを検討していたところ、以前導入していたツールではタイムスタンプを打つ機能がなかったのです。
タイムスタンプは、付与された時間にデータが存在したこと、その後データが改ざんされていないことを証明するために必要なもの。そのため、法律の要件を満たすためには、運用側で何かしらの工夫が必要でしたが、税務調査が実施された際に「この規定では不充分」と判断されるとかなり困ります。そこで、タイムスタンプ機能がしっかり実装されていたバクラク電子帳簿保存の導入を決定しました。

ー トライアルで初めてバクラクシリーズを使用された感想をお聞かせください。

大竹さん:特に気に入ったのが、AI-OCRの機能です。以前のツールでは、全く読み取れないか、1件あたり100円の費用を掛けてツール側のスタッフに入力をお願いするしかありませんでした。2,000枚の書類だと、毎月20万円も払う必要があるのです。
また、AI-OCR機能だけのツールも以前に検討したのですが、弊社側で読み取り範囲や帳票の定義をしなければならず、面倒だったのです。
それらと比較し、バクラクシリーズのAI-OCRはまず読み取りがかなり速く、読み取り精度も期待通りだったため、請求書の処理も電子帳簿保存も安心だと感じましたね。 

自分たちだけでもスムーズに導入。現在は担当者1名でバクラクを運用

 ー 契約から運用が軌道に乗るまでの期間をお聞かせください。
 
大竹さん:トライアルを含め、およそ2ヶ月で導入しました。バクラクのご担当の方とは何度かチャットでやり取りさせていただき、導入をサポートしていただきました。
 ただ、そもそも操作も難しくなかったので、自分たちだけで比較的スムーズに導入できています。日々の仕訳業務でも、請求書の読み取り通りに取引先と金額、支払期日が記載され、過去データをもとに自動で仕訳が実行されるので、特にこちらで操作することはありません。
 
ー 社内の運用体制についてお聞かせください。
 
大竹さん:バクラク申請に登録している社員は20名前後です。経理から支払いの申請を出し、それぞれの担当者が承認する仕組みになっています。
 経理では、ほぼ1名でバクラク請求書を運用できています。仕入れ担当が請求書を確認し、バクラク請求書に取引登録し、支払いまでを1人で完結しています。もう1名の経理は経費を担当しており、全体の業務負担が軽くなったことで明確に役割分担ができるようになりました。

経理で月10時間を削減!電子帳簿保存では月40時間を削減できる予定

ー バクラク請求書とバクラク申請を導入して、どのような成果が得られましたか。

大竹さん:おおまかに見積もって、月10時間前後の削減に繋がりました。毎月、経理担当者が取引先ごとに振込金額を確認する必要がなくなり、自動で仕訳されるようになったことで業務上の負担が大幅に軽くなっています。
その結果、ただデータを処理するだけの仕事ではなく、人の判断が必要な仕事に時間とリソースを投下できるようになりました。
現場の経理担当者2名は「すごく便利で良いツール」と言っています。自分でRPAを組むことができる若い社員からは「こういうツールはどんどん導入してください」とお願いされました。
さらには、新型コロナウイルス感染拡大に伴う在宅勤務の実現にも貢献しました。もしバクラクシリーズを導入せず、以前のようにExcelや紙で経理処理をしていたら、そもそも在宅勤務は実現できなかったでしょう。

ー バクラク電子帳簿保存を導入して、どのような成果が得られましたか。

大竹さん:バクラク電子帳簿保存は現在導入中のため、まだ結果は出ていませんが、見積もりでは1ヶ月あたり40時間(5日)が削減できる計算です。
また、長期的には帳簿書類の保管コストも抑えられるでしょう。
過去の資料を確認するために倉庫へ足を運ぶ必要がなくなり、すべての社員がPCから必要な帳簿書類を検索することができます。
また、取引先ごとに毎月ファイリングする必要もなくなる予定です。

 

歴史のある中小企業こそ立ち止まって「今の業務が最も効率的か」を考えるべき

ー 今後の展望についてお聞かせください。

大竹さん:将来的に、バックオフィスにおける雑務はツールにどんどん任せていきたいと考えています。労働人口は今後減っていくばかりで、働き方改革も進めていかねばなりません。
特に利益を直接生まない間接部門はできるだけスリム化しなければ、売り上げが増えて規模が大きくなったとしても、企業に利益が残らないでしょう。
間接部門のスリム化には、やはり紙からの脱却は避けては通れません。紙1枚にもコストが掛かりますし、長期の保存にはその分の空間も必要で、そこにも賃料が掛かっています。ただ、お客様や仕入先との兼ね合いもあるため、いきなりは難しいのですが……。

ー 最後に、中小企業で悩みを抱えている経理担当の方へアドバイスをお願いいたします。

大竹さん:特に歴史の長い中小企業の場合、今までずっと決まっていた業務の流れや慣習があり、それを変えようと思えないことがほとんどだと思います。しかし、特に若い社員からすると「なぜいつまでも、こんな非効率的なことをしているのだろう」と疑問に感じられることが多々あるのです。実際、弊社もそうでした。

だからこそ「今の業務が本当に最も効率的なのだろうか」と一度立ち止まって考えてみてはいかがでしょうか。

 

社名:株式会社好信
業態:専門商社