販売管理システムとスムーズに！業務フローを大きく変えずに請求書発行業務を約75％時短した老舗企業の業務改革

ほぼ1人でバックオフィスを担当。締め日には営業担当も封入作業に協力していた

——バクラク請求書発行導入前はどのような業務フローでしたか？

山本さん：弊社は小さな会社なので受注、出荷、請求、入金管理、仕入関連等の対外的なバックオフィス業務全般を、私がほぼ1人で行っています。

年間5,000件以上にもなる納品書・請求書を、販売管理システムから印刷し、私のほうで内容を確認後、ダブルチェックを経て、上司2名にて回覧・押印。その後、封入して郵送するという流れで業務を行っていました。販売管理システムからは、原本と控えを印刷していたため、控えのファイリング作業も行っていましたね。

——請求書発行システムを検討するきっかけとなった課題について教えてください。

山本さん：弊社は本州の端に位置する山口県にあるため、全国各地のお客様へ即日郵送しても、到着までに日数がかかってしまいます。そのため、お急ぎのお客様からの問い合わせが多く、都度FAXを送るなどの対応が必要でした。

また、郵送前には上司の回覧・押印が必要ですが、来客や会議のタイミングによっては承認に時間がかかり、担当者の手元に戻るまでにタイムラグが生じることも課題でした。

さらに、バックオフィス業務をほぼ一人で担っているため、締め日は請求書発行だけでなく、さまざまな業務が集中し、非常に忙しくなります。営業担当者が封入作業を手伝ってくれたり、締め日前後の休暇取得を避けてくれたりする配慮を感じる中で、より業務をスムーズに進める方法を考えるようになりました。

「コレだ！」と確信。販売管理システムとの連携のしやすさとコスパの良さが決め手に

——請求書発行システムを選定する際、どのような軸で選定しましたか。

岡村さん：ランニングコストの安さや、現在利用している販売管理システムとの連携のしやすさを主な軸にしてシステムを探していました。また、ITツールに不慣れな上司や従業員も含め、誰でも使いやすい仕様であることも重要なポイントでした。

——他社との比較のうえ導入いただきましたが、バクラクをお選びいただいた決め手は何でしたか。

岡村さん：弊社の場合、販売管理システムからPDFで請求書データを出していたので、そことの接続性がいいシステムを探していました。ただ、他社の場合、スムーズな接続には別途アプリ開発が必要とのことで、導入までのリードタイムやコスト面を考えると決め手に欠けている状況だったんです。

そんな時にバクラクと出会い、AI-OCRやアプリ開発不要で、販売管理システムとの接続がしやすいことに加え、他社ではオプション扱いの容量無制限のストレージ機能が基本料金に含まれているコストパフォーマンスの良さに惹かれ、「これだ！」と直感しました。

実際にトライアルや面談を進めるなかで、使いやすさはもちろんのこと、御社の柔軟かつスピード感のある開発力にも惹かれましたね。今後さらに進化し、コストパフォーマンスの良いシステムになっていくのではないかと期待が持てたんです。

また、多くの企業に導入され、継続率が高いという実績も信頼感につながりました。「ユーザーにとって本当に価値のあるプロダクトなのだ」と確信できたポイントの一つですね！

仕組みを大きく変えずに、約75％も業務工数を削減

——バクラク導入後の業務フローについて教えてください。

山本さん：現在は、販売管理システムから納品書や請求書データをPDF出力し、バクラクにインポートし、書類を発行しています。上長にバクラク上で内容を確認・押印してもらったあと、そのまま取引先に一斉送信するだけで、作業が完了するようになりました。

出力したPDFをそのまま読み込むだけで発行ができる接続性の良さのおかげで、これまでの仕組みは大きく変えず、手間のかかっていた作業だけを効率よく改善できたと思います。

——バクラク導入後の成果について教えてください。

山本さん：以前は、紙で出力した書類を取引先ごとに仕分けし、そのあと封入する必要がありました。しかし、バクラク導入後は、PDFを読み込ませるだけでAIが取引先ごとに自動で書類を分割・作成してくれるようになり、最も時間を要していた仕分けや封入作業が大幅に削減されました。

また、2人の上長による回覧・承認もシステム上で同時進行できるようになり、さらにすき間で対応してもらえるようになったので、時短にもつながっています。

これまでは、承認から発行、郵送準備までにトータルで2営業日ほどかかっていましたが、現在は半日ほどで完了するようになり、かなり負担が減りました。

岡村さん：導入後、取引先の約9割を電子送付に切り替えられたことで、封筒・切手・コピー用紙などのコスト削減にもつながっています。

また、導入前は想定していませんでしたが、バクラクでは発行した書類と一緒に別のファイルを添付し、メールで送付できます。これまで紙で送付していた「お知らせ」なども電子化することができ、さらなるコスト削減につながりました。

——バクラクをご利用いただいて、特にお役に立っている機能はございますか？

岡村さん：メールアドレス回収機能は、電子送付への切り替えの際にとても役に立ちました。この機能を使えば、取引先に送付先となるメールアドレスをヒアリングするための書類を作成をすることができます。取引先がその書面からアドレスを回答するだけで、自動でバクラクのマスタに登録までしてくれるため、手間のかかるヒアリング作業をほぼゼロにすることができました。

山本さん：取引先から発行済みの書類について問い合わせがあったとき、バクラク上で検索できるようになった点は、社内全体の効率化に繋がったと感じています。

これまでは、私がファイリングした書類や販売管理システムのデータから探し出して対応していました。現在は、バクラク上で取引先名や商品名などのキーワードから検索すればよいだけなので、担当者以外でも対応できる仕組みに変えられたのはよかったです。

——決め手にもなった「使いやすさ」についてはいかがですか？

岡村さん：弊社には、ITツールに不慣れな上司や従業員が多いのですが、バクラクは本当に誰でも使いやすい仕様になっています。どのボタンを押せばいいのか直感的にわかったり、まとめて作業したいと思う場面で一括操作ができたりするので、ユーザーのことを考え抜いて設計されていると感じました。

また、AI-OCRの精度も高く、読み取られた内容を修正することは、あまりありません。読み取りたい箇所を指定できる機能もありますし、なかなか読み取りができなかったものも、いつの間にか読み込みできるようになっているので、日々アップデートされているんだなと実感しています。

システムやAIの力を活用する重要性を実感

——バクラクシリーズの導入を検討されているお客様へのメッセージをお願いいたします。

山本さん：バクラクを導入し、システムやAIの力を活用していく重要性を社内で共有できる事例になったと感じます。

既存システムからPDFでしかデータが取り出せない状況でしたが、バクラクは柔軟な対応ができたため、今ある運用を大きく変えずに導入ができました。新しいことを取り入れるのはなかなか勇気のいることですが、導入のハードルは他社システムより低いと思います！

岡村さん：バクラク請求書発行は、イメージしたものを自分でカスタマイズして作ることもでき、用途に合わせて複数デザインを用意することも可能です。

困ったことがあってもカスタマーサポートの方がしっかり対応してくれますし、機能要望を開発者に直接伝えられる機会も多く、何より開発スピードが本当に速いです！要望していたものが実際に数カ月後にリリースされたこともあり、バクラクを選んで本当に良かったなと思います。