複数拠点・複数部署の発行帳票をバクラク請求書発行で一元管理。書類ごとの権限管理も活用

——普段の帳票発行業務について教えてください。

弊社では、5拠点・8部署で帳票発行業務が行われており、請求書・支払通知書・領収書合わせて170枚程度が発行されています。

今までは基幹システムやExcelで作成した帳票を印刷・手書きしたものを利用していましたが、今はバクラク請求書発行での作成に置き換わっています。

私は現場での作業効率化のための帳票フォーマット作成、データ管理などを行っています。

——帳票発行サービスを導入しようと思われたきっかけはなんでしたか。

電子帳簿保存法とインボイス制度の法令対応がきっかけです。Excelでの対応には限界があり、経営陣から「脱Excel」の号令がかかっていました。

基幹システムの改修が必要でしたが、ここに時間とコストをかけるか、他の小回りがきくサービスを導入するかで検討をはじめ、外部サービスの検討を始めました。

帳票発行サービスは7社の話を聞き、4社に絞り込みました。それぞれのサービスにメリットがあり悩みました。支払通知書の作成がマストだったのですが、それができるサービスは意外と少なかったです。

——ありがとうございます。複数社サービスの比較検討をされた中で、バクラクを選んでいただいた決め手はなんでしたか。

操作画面の見やすさと使い勝手の良さ、支払通知書などあらゆる種類の帳票が作成できること、それからサービスの将来性です。

バクラク請求書発行のリリースが23年8月で、私が最初に話を聞いたのも8月だったので、当時の機能は他のサービスの方が充実していました。ですが、共有いただいた開発ロードマップを見ると他サービスにすぐ追いつきそうでしたし、サービス全体の考え方にも共感ができたので最終的にバクラクを導入することに決めました。

余談ですが、社内稟議の資料を作成する際にバクラク全体の導入社数をチェックし記載していました。最初は5,000社だったのに1、2か月で7,000社になっていて急成長にびっくりしました（笑）。

——大変嬉しいです。バクラク請求書発行をご利用いただき、業務に変化はありましたか。

当初の目的であった法令対応はしっかりできました。バクラク請求書発行を利用するだけで法令対応できるので非常に便利です。

利用していくうちに、当初は想定していなかったメリットが複数出てきています。

まず、売上と発行帳票の突合をすぐにできるので、月締め作業が2営業日ほど短縮できました。今までは売上の確認のために、各部署で発行した請求書の紙の束から探し出さなければなりませんでしたが、バクラク請求書発行の導入後は、管理画面上ですぐに確認できるようになりました。

各部署の担当者に「請求書の提出はまだですか？」と聞いてまわるのは時間がかかりますし何より、お互い気分の良いものではありません。今は各担当者がバクラク請求書発行で帳票を発行してくれれば、管理画面からいつでも検索・閲覧できるので心理的負担もなくなりました。

また弊社では、子会社を含めた5拠点・8部署の約40名にバクラク請求書発行のアカウントを付与しています。他サービスはユーザー数ごとの課金がほとんどなので、たくさんの人数で利用することは難しいのですが、バクラクは発行枚数ごとの課金なので金額を気にせずユーザー数を増やせるのが良いですね。

「帳票発行はしないが、チェックはする」「毎月1件しか発行しない」というメンバーにも使ってもらえるので全社的な効率化、データの一元管理が進んでいます。

また、書類ごとに権限管理が可能で、たとえば経理のみ作成・編集可能な帳票テンプレートを設定できるので便利です。

——バクラク請求書発行を検討中の企業様へのメッセージはありますか。

バクラク請求書発行を導入して驚いたのは、現場からのネガティブな問い合わせがほとんどなかったことです。直感的に利用ができるので、各部署からも好評で「こういう帳票も作れないか」「このデータもあると便利になりそう」といった前向きなやり取りに繋がっています。

バクラクは、営業・カスタマーサクセス・サポートの方々がそれぞれ丁寧に対応してくれますし、機能要望も開発者の方と直接お話できました。以前私がお願いした機能も、先日のアップデートで追加されていて開発のスピードに驚きました。

帳票のレイアウトカスタマイズ機能は非常に柔軟で、帳票デザインにこだわりの強い企業さんにおすすめです。サービスの導入も難しさはなく、専門の情シス部署がない弊社でもスムーズに導入が進められました。