・取引先メーカーからの請求書受領、支払業務を効率化したい
・支払通知書の自動送付にかかるRPAの開発・保守の負担をなくしたい
・取引先に、簡単に正確な支払通知書の発行を行いたい
・CSVデータから支払通知書をさまざまな方法で作成、送付できる
・直感的な操作が可能な使いやすい操作画面である
・請求書発行機能だけではなく、経理業務を広く改善していく拡張性がある
・年間3,000件の支払通知書の作成・送付がバクラク上で完結し、効率化
・属人化を懸念していたRPAの開発・保守が不要に
・簡単に正確な支払通知書の発行ができる
岩手県を拠点に、東北エリアで地域密着型のドラッグストアチェーンを400店舗近く展開する薬王堂。同社は、「地域のお客様に喜んでいただける店舗づくり」を目指して、各領域で業務の標準化と仕組み化を進めています。
その一環として財務部では、取引先からの請求書受領および支払業務を効率化する「支払通知書発行による業務改革プロジェクト」を推進。年間約500時間の工数削減とRPA開発の負担削減を実現しました。
今回はプロジェクト成功の背景や具体的な成果について、財務部の安藤氏、伊藤氏にお話を伺いました。
薬王堂ではお客様に寄り添う店舗運営を支えるための業務改革を推進しており、財務部においても、いかに店舗運営に関わる業務を効率化していくかを模索していました。
そこで着目したのが、店舗での催事やイベントの際に、商品棚を提供される取引先からの「請求書処理の負担」を減らすことでした。財務部マネジャーの安藤氏はその背景についてこう話します。
「紙と電子で請求書が届く場合に二重支払のリスクがあったり、請求書の内容を確認、差し戻しする作業が発生したりと、請求書の処理に負担がかかっていました。今後も新しい店舗が増えていくので、早い段階で効率的な業務フローを構築する必要があると考えていました」
本業務改革プロジェクトでは、財務部で各部署と調整を行い、取引先からの店舗勤務に関する情報を電子で管理。そのデータをもとに支払通知書を発行する業務フローの構築に取り組みました。
財務部の伊藤氏は本取り組みについて、「弊社の業務効率化に加えて、取引先ご担当者様の負担を減らすことができる、Win-Winな方法になると考えました」とその意義を強調します。
支払通知書の発行に際しては、当初、RPAによる自動送信を想定していました。しかし、その仕組みの構築は属人的であり、メンテナンスに多くの労力を要することが課題として残っていました。
前述の課題を受け、薬王堂では、誰でも利用できる仕組みを構築するための方法として請求書発行システムの活用を検討します。
システム選定の要件は、「CSV等のデータから書類を作成し、送付まで一気通貫で管理できること」、「発行する従業員も管理者も使いやすいこと」。
これらの要件を満たし、導入後の運用に耐えられることを検証できたバクラク請求書発行を導入することになりました。バクラクを選んだ決め手について、導入推進を担当した伊藤氏は次のように説明します。
「以前にバクラクの別サービスをトライアル利用した経験があり、その際に感じた操作画面の分かりやすさが印象に残っていました。画面を見て、次にどのような操作をすればいいのか、直感的に分かります。説明書を見なくても触って理解ができるという点は、今回の導入にあたって各種設定をした際にも感じたことです」
使い勝手の良さを感じた一方で、後発のサービスであるバクラクに対する不信感はなかったのでしょうか。
システム導入の意思決定をした安藤氏は請求書発行の機能だけではなく、経理業務全般を一気通貫で効率化していく拡張性があることを評価したといいます。
「最初に話を聞いたタイミングでは欲しい機能が不足していたこともあり契約には至りませんでしたが、当時から今後の機能拡張に関心を持っていました。また、LayerXの担当者からは、皆が欲しいが他社では対応しきれていない機能を積極的に開発していこうという熱意を感じたので、信頼できると考えました」
バクラク請求書発行の導入によって、支払通知書の作成から送付までの業務フロー構築が完了した本プロジェクト。従来の請求書を受領する業務フローから、支払通知書を発行する業務フローに切り替えた効果はあったのでしょうか。
伊藤氏はその成果をこう語ります。
「社内の関連部署を含め年間約500時間の工数削減につながっています。以前は取引先ごとに請求書が届くタイミングが異なり、その度に受領した請求書の確認と処理作業を行っていたのですが、それが現在の業務フローだと1日で終わります。これは大きな改善だと考えています」
バクラク請求書発行の導入によって、支払通知書の送付をボタンひとつで、正確かつ迅速に行えるようになった点も業務工数の削減に寄与しています。
「年間約3,000件の支払通知書作成、送付業務がシステム化されました。これにより、紙から電子への移行と、処理工程の集中による業務効率化が実現しました。また、メールアドレス管理機能もあるため、メール送信RPAの開発と保守の手間がなくなっています」（安藤氏）
また、実際にバクラクを使ってみて実感した使い勝手の良さもあったと、伊藤氏は補足します。
「RPAだと書類の発行までにいくつかのステップが必要ですが、バクラクは簡単に発行ができますし、メールが無事に送信されたかすぐに分かります。また、システム障害で業務が止まることもなく、むしろ新機能アップデートの連絡が多いのでユーザー視点で開発を進めているサービスだと感じます」
支払通知書の発行にあたっては、取引先との契約書の再締結などが必要でしたが、支払い手続きの移行もスムーズに進んだといいます。その背景には、関係部署と協働でプロジェクト設計を行っていたことや、紙と電子が混在している状況を改善できるメリットがありました。
今回の請求書支払処理の業務改革プロジェクトは大きな工数削減につながりましたが、薬王堂財務部では本プロジェクト以外にも業務改革を進めています。そこで業務改革を行うにあたっての秘訣を聞くと、「シンプルな業務フローを考え抜くこと」という答えが返ってきました。
「業務フローを見直す際に、法令を遵守した上で、YesかNoで答えられるより意思決定の負担が少ないシンプルな業務フローを構築していることが、結果として業務改善の成果につながっていると考えいます」（安藤氏）
また、こうした業務改革に積極的に取り組む薬王堂財務部の今後の抱負について、次のように語ります。
「当社では、お客様に喜んでいただける店舗づくりのため、業務の標準化や仕組み化に注力しています。今回のプロジェクト以外でも、店舗からの請求書や領収書のペーパーレス化、法人カード利用によるキャッシュレス化を進めています。AI-OCRの精度も高くなっていると思いますので、今後どのようにAI技術を活用していけるのかも考えていきたいですね」
最後に、同様に請求書発行システムの導入を検討している企業へのメッセージも伺いました。
「LayerXの開発担当者の会計知識が非常に高く、システム開発と会計の両面で頼りになる存在でした。サービスに関して、機能性はもちろん、使いやすさや開発スピードにも満足しています。導入を検討されている企業様にとって、直感的に使える操作性や社内での説明のしやすさなど、多くの面で助けになると思います」
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