中小企業に経費精算システムは必要？最適な選び方と費用の目安

経費精算システムには多くの種類があり、自社で最適なものを選ばなければ効率化につながりません。中小企業に最適な経費精算システムの選び方は、以下のとおりです。

• 自社に必要な業務を効率化できる機能があるか
• 承認フローなどをカスタマイズできるか
• 外出や出張、テレワークに対応しているか
• 自社のコストや従業員数に見合ったコストで利用できるか
• 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか
• システム利用におけるサポート体制が整っているか

それぞれの選び方について、順番に見ていきましょう。

自社に必要な業務を効率化できる機能があるか

経費精算システムを選定する際は、必要な業務を効率化できる機能があるかを確認しましょう。経費精算システムには多くの機能が搭載されていますが、必要な業務が効率化できなければ使い勝手が悪いと感じてしまいます。

具体的には、以下の機能が備わっていると業務の効率化が円滑に進みます。

• 設定した仕訳ルールに従って、申請データから勘定科目を自動で仕訳できるか
• 申請内容を自動でチェックできるか
• OCR（文字認識）機能により、領収書の自動読み取りができるか
• クレジットカードや交通系ICカードなどと連携し、自動的にデータを反映できるか
• 給与計算ソフトなど、他のシステムと連携できるか

たとえばOCRを備えたシステムであれば、領収書の自動読み取り機能により、入力の手間やミスを大幅に削減できるでしょう。自社に必要な業務を洗い出し、最適なものを選ぶことが重要です。

承認フローなどをカスタマイズできるか

承認フローなどを自社の運用方法に合わせてカスタマイズできるかどうかも、システムを選ぶ際の重要なポイントです。経費精算は内容や金額によって承認ルートが異なることもあり、自社の運用スタイルに合わせて設計できることが望ましいでしょう。

ひと言でカスタマイズといっても経費精算システムの提供会社に有料で依頼しなければならない場合や、専門知識やコストが発生せず自社でカスタマイズできる場合など、システムによって異なります。必要なときに適宜承認フローをカスタマイズしたいと考えているのであれば、システムの提供会社を介さずに、自社に合わせたカスタマイズを都度おこなえるシステムの方が便利といえます。

経費精算システムを導入する際は承認フローをカスタマイズできるのか、カスタマイズできるのであれば、どのようにできるのかを確認しておきましょう。

外出や出張、テレワークに対応しているか

外出や出張、テレワークなど、社外からでもパソコンやスマ―トフォンアプリなどから経費精算システムを利用できるかどうかも、選び方のポイントです。社外からスキマ時間を利用して経費精算ができれば、業務効率も上がります。

加えてスマートフォンアプリを提供しているシステムであれば、さらなる利便性の向上が見込めます。パソコンと同等の操作ができれば、経費申請が滞ることもありません。

交通費の精算面でいえば、交通系ICカードのアプリをインストールしたスマートフォンにタッチするだけで、交通履歴を読み込める経費精算システムもあります。GPS機能を活用した交通費精算をする製品も登場してきており、手入力の手間やミスの削減が期待できます。

中小企業の経費精算システムにおいては、社外で利用が可能かどうかも意識しながら検討するとよいでしょう。

自社の予算や従業員数に見合ったコストで利用できるか

中小企業で経費精算システムを導入する場合、人によってはほとんどシステムを利用しない人もいます。そのため、自社の予算や従業員数に見合ったコストで利用できるかどうかも、システムを選ぶ際に重要です。

システムによっては、月額費用をユーザー数に応じた変動制を採用しているものもあります。アクティブユーザー分だけ契約できれば、無駄なコストが発生しにくいでしょう。

また経費精算システムは月額料金だけでなく、初期費用やサポート費用などもかかります。なるべく予算をかけずスモールスタートで始めたいと考えている企業は、月額費用のみでできるシステムなど、料金体系の検討が重要です。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか

中小企業でも電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は必須です。そのため、それらに対応しているシステムを選ぶことも重要です。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、領収書のデータをアップロードした際に、自動的にデータが生成された時刻を記録する「タイムスタンプ」が付与されます。また取引日や取引金額、勘定科目でフィルターをかければ、保存データをすぐに見つけられます。

さらにインボイス制度が始まってから、経費精算時の帳簿作成や保存方法のルールが変わりました。インボイス制度対応のソフトも増えているため、導入すれば業務効率化につながります。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法や、インボイス制度が経費精算に及ぼす影響については以下の記事で解説しているので、ぜひご覧ください。

関連記事：電子帳簿保存法における領収書の保存方法とは？電子化のルールや注意点も解説

関連記事：インボイス制度が経費精算に及ぼす影響とは？領収書の取り扱いの変更点や注意点を解説！

システム利用におけるサポート体制が整っているか

システムに慣れていない企業や、運用に不安のある企業は、サポート体制が整っているかどうかも確認します。たとえば以下のようなサポートが提供されていれば、安心して利用できるでしょう。

• 電話やメール、Webミーティングなどを利用して、トラブルや業務改善に関するサポートをおこなってくれる
• 経理担当者だけでなく、全従業員を対象としたサポート窓口が用意されている
• 操作方法や社内教育用など、マニュアル作成時のアドバイスもおこなってくれる　など

サポート内容はシステムによって異なるため、どのようなサポートがあるのか契約前に確認しておくことが重要です。経理担当者だけでなく、申請者側のサポートがあるかも検討する際に考えてみてください。

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