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インボイス制度が経費精算に及ぼす影響とは?領収書の取り扱いの変更点や注意点を解説!

インボイス制度の開始に伴い、課税事業者の場合、経費精算においても領収書やレシートの取り扱いに関してさまざまな変更があります。インボイスに該当する領収書かどうかの判断や、3万円未満の場合でも領収書が必要となるなど、従来と経費精算の仕方を変えなければなりません。

この記事では、インボイス制度における経費精算の変更点や注意点、領収書の取り扱い方などについて解説します。

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インボイス制度が経費精算に及ぼす影響とは?領収書の取り扱いの変更点や注意点を解説!

インボイス制度が経費精算に与える影響

インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは、法改正によって2023年10月から開始する新しい仕入税額控除の方式です。2019年から始まった軽減税率の適用により複数の仕入税率が混在した結果、納税において不正やミスが発生するケースが増えました。インボイス制度は、それを解消するための方法の1つです。

そしてインボイス(適格請求書)とは、売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。適格請求書という名前ではありますが、請求書だけではなく、領収書や納品書などの書類も含まれます。

課税事業者が仕入税額控除を受ける際、インボイス制度下ではインボイスがなければ控除の対象にはなりません。経費精算において、インボイスとなる領収書やレシートに不備やもらい忘れがあった場合、会社としては控除を受けられず損をすることになります。このように、課税事業者の場合は、インボイス制度にあわせて経費精算のやり方に変更が必要となるため、正しく運用できるよう確認しておきましょう。

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インボイス制度における経費精算の変更点① インボイスに該当する領収書かの判断が必要

インボイス制度においては、経費精算の度に、インボイス対象の領収書やレシートかどうかの判断・確認が必要になります。インボイスに該当しない領収書等は仕入税額控除の対象になりません。このため、インボイスに該当するかどうか、該当する場合インボイスとして必要な要件を満たしているかの2段階のチェックが必要になります。

インボイスの対象かどうかを確認する

経費精算の際、領収書やレシートがインボイスに該当するかしないか、一つひとつ振り分ける作業が必要です。インボイス発行事業者として登録している事業者だけが、登録番号を発行され、インボイスを発行することができます。免税事業者をはじめとしたインボイス発行事業者として登録していない事業者が発行した領収書は、インボイスになりません。よって、一つひとつ領収書を見ながら、登録番号の有無の確認や照合をしなければなりません。

領収書がインボイスの記載要件を満たしているかを確認する

インボイス対象として振り分けた領収書・レシートが、インボイスまたは簡易インボイスとして記載要件を満たしているかの確認も必要です。たとえインボイス発行事業者が発行した領収書等であっても、必要な要件が正しく記載されていなければインボイスとして取り扱うことができず、控除対象外になってしまいます。このため、以下の項目について記載漏れがないか、領収書ごとにチェックしなければなりません。

<「適格請求書(インボイス)」の必須項目>

  1. インボイス発行事業者の氏名、または名称と登録番号
  2. 取引内容(軽減税率対象品目であるという旨)
  3. 実際の取引の年月日
  4. 税率ごとに区分して合計した対価の額、及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額など(端数処理は税率ごとに1回ずつ)
  6. 書類交付を受ける事業者の氏名、または名称

なお、一部の事業者(不特定多数の者に対して販売等を行う小売業、飲食店業、タクシー業等に係る取引)については項目が少ない「適格簡易請求書(簡易インボイス)」を交付することが認められています。
簡易インボイスでは、買い手の氏名または名称の記載が不要であるため、氏名または名称の記載を省略できます。さらに、消費税額及び適用税率等の両方あるいは、どちらかのみの記載さえあればよいとなっているので覚えておきましょう。

▼簡易インボイスについてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

インボイス制度における「適格簡易請求書」とは? 適格請求書との違いと交付の条件、発行方法について解説

インボイス制度における経費精算の変更点② 3万円未満でも領収書が必要になる

従来、税込3万円未満の取引については、領収書がなくても帳簿に必要事項を記載すれば仕入税額控除が認められていました。インボイス制度においてはこの特例が廃止され、一部の例外を除いて取引金額にかかわらず要件を備える領収書やレシートが必須になるため、注意しましょう。ただし経過措置として、インボイス制度開始から6年間は、一定規模以下の事業者であれば1万円未満の取引では領収書が不要になります。

例外や経過措置については、よく理解していないとかえって混乱の原因にもなりかねないため、従業員に対しては、原則、領収書やレシートを必ずもらうように伝えておくのがよいでしょう。

例外として領収書が不要なもの

例外として、インボイス制度下においても、出張旅費、3万円未満のバス・鉄道・船舶の運賃、3万円未満の自動販売機での購入費は、経費精算の際の領収書は不要です。これらは、領収書等を保存しなくても、引き続き帳簿のみ保存すればよいことになっています。

出張旅費

従業員が出張する際にかかる費用には出張旅費特例が適用され、インボイスの保管が必要ありません。具体的には、出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などが対象となります。実費精算と定額支給のどちらであっても、出張旅費特例の適用が可能です。

3万円未満のバス・鉄道・船舶の運賃

3万円未満の旅客運賃(バス・鉄道・船舶)については、公共交通機関特例が適用されるため、領収書は不要です。なお、公共交通機関特例では、切符1枚ごとの金額ではなく1回の取引についての金額が基準になります。たとえば、上司と部下が出張に行き、大人運賃が1人2万円だった場合、まとめて4万円の取引として扱われます。

3万円未満の自動販売機での購入費

3万円未満の自動販売機での購入費についても、インボイス制度では領収書が不要です。たとえば、会議で提供する飲み物を自動販売機で購入した場合、自動販売機特例の適用により領収書の保管は不要とされます。ただし、3万円を超える場合は領収書が必要なため、注意しましょう。

インボイス開始後は要注意!領収書が必要になるもの

先にも述べた通り、インボイス制度下での経費精算には一部の例外を除いてインボイスが必要になります。インボイス制度開始前と比べて、とくに注意して領収書やレシートを受領・保管すべき例として、航空機やタクシーの運賃、高速道路や駐車場の利用料、接待費や消耗品費が挙げられます。

航空機やタクシーの運賃

航空機やタクシーの運賃に仕入税額控除を適用するには、3万円未満でも領収書が必要です。バス・鉄道・船舶とは異なり、航空機やタクシーの運賃については公共交通機関特例が適用されないため、注意しましょう。ただし、従業員が出張で航空機やタクシーを利用した場合には出張旅費特例が適用されるため、金額に関係なく領収書がなくても対応できます。

高速道路や駐車場の利用料

高速道路や駐車場の利用料についても、インボイス制度においては領収書やレシートが必要です。高速道路や駐車場の利用料については、支払い方法によってインボイスの発行方法や形式が異なります。支払い方法が現金やクレジットカードなら料金所で簡易インボイスとなる領収書が発行されますが、ETCの場合は、領収書の代わりに、ETC利用照会サービスからダウンロードした利用証明書が必要です。この時、通行料金が確定した後のものでなければならず、料金確定前の利用証明書では簡易インボイスとして認められない点に注意しましょう。なおETCの利用頻度が高く、すべての利用証明書をダウンロードすることが現実的ではない場合は、クレジットカード利用明細書と高速道路会社ごとに任意の一取引の利用証明書をセットで保管しておく方法も認められています。

接待費や消耗品費

接待費や消耗品費の計上においても、領収書が必須となります。接待費や消耗品費についてはインボイスの特例はとくに定められておらず、少額の支出についても必ず要件を備えた領収書が必要です。

特例として令和11年9月までは1万円未満なら領収書が不要

ただし、インボイス制度開始からの6年間(令和11年9月30日まで)は少額特例が適用され、税込1万円未満の取引については、領収書やレシートがなくても帳簿に必要事項を記載すれば仕入税額控除が認められます。特例の対象になるのは、基準期間(※)の課税売上高が1億円以下または特定期間における課税売上高が5千万円以下の事業者であることに注意しましょう。

(※基準期間とは、個人事業者の場合はその年の前々年、事業年度が1年である法人の場合はその事業年度の前々事業年度の期間に該当します。)

インボイス制度における経費精算の注意点

インボイス制度下での経費精算については、気をつけたいポイントがいくつかあります。ここでは、インボイス制度における経費精算の注意点について解説します。

インボイス制度に関する経費精算のルールや注意点を周知する

インボイス制度における経費精算では、従業員に対してルールや注意点を着実に周知する必要があります。経費精算には一般の従業員もかかわるため、経理部門だけでインボイス制度について熟知しているだけでは正しい処理ができません。すべての従業員がインボイス制度を正しく理解できるよう、ルールや手続きについてまとめたマニュアルを作成したり、説明会を行ったりするなど、社内全体への周知を図りましょう。

免税事業者との取引のルールが必要になる場合も

インボイス制度における経費精算では、免税事業者との取引の可否も決めておかなければならない場合もあるでしょう。免税事業者はインボイスを発行できず、領収書をもらったとしても仕入税額控除の対象にならないためです。免税事業者との取引を認める場合、経費精算の際にどう扱うかについても、明確に定めておく必要があります。

なお経過措置として、令和5年10月~令和11年9月までの6年間は、免税事業者の発行した領収書であっても50~80%の仕入税額控除が可能になっています。

インボイスの宛名は会社にする

インボイス制度の開始後に従業員が領収書等を受け取る場合、インボイスの宛名は会社とする必要があります。宛名が個人の場合、仕入税額控除が認められない恐れがあります。宛名が個人だと、会社の支出でない可能性があると判断されるからです。

領収書の宛名が会社名ではない場合、立替金精算書の作成・保存が必要

インボイス制度において、従業員の名前等で領収書をもらってしまった場合、本当に企業のための支出であるか判断できないため、立替金精算書等を用いて証明する必要があります。

事業者名と宛名が異なる請求書や領収書等については、会社の経費の立て替えを示すために従業員に立替金精算書等を作成してもらい、適格請求書とあわせて保存しなければなりません。

また、本来宛名が不要な簡易インボイスであっても、従業員の宛名が書かれてしまっていれば、企業の支出として認められなくなってしまいます。この場合、同じく立替金精算書を作成するか、本人が企業に所属していることがわかる従業員名簿などと一緒に簡易インボイスを保存しておきましょう。

バクラク経費精算ならインボイス制度にも楽に対応できる!

インボイス制度が始まると、経費精算においてもさまざまな変更が生じます。従来認められていた内容では処理できないケースもあり、要件をよく理解しておく必要があります。経費精算は従業員全員に関係するため、すべての従業員がスムーズに対応できるようにしなければなりません。

バクラク経費精算は、インボイス制度に対応している経費精算システムです。領収書がインボイスかどうか、特例の対象になるかどうかや事業者登録番号を自動判定することができ、インボイス制度によって増えた経費精算の作業負担を大きく軽減します。申請者や経理担当者がミスなく申請・処理できるようになっており、経費精算全体を効率化できるため、ぜひ導入をご検討ください。

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バクラクの操作画面(申請者側・経理担当者側),請求書サンプル,バクラクビジネスカード

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インボイス制度で経費精算はどう変わる?より詳しくまとめました

上記のように、インボイス制度の施行に伴い、経費精算業務についても様々な変更点が発生します。

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