インボイス制度で経費精算や領収書の対応はどう変わる?注意点についても解説!

2023年10月から始まるインボイス制度は、新しい仕入税額控除の方式です。インボイス制度の開始に伴い、経費精算や領収書についてさまざまな変更があります。この記事では、インボイス制度における経費精算の変更点、領収書の取り扱い、注意点などについて解説します。

インボイスの経費精算について、領収書が必要な例と不要な例についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

インボイス制度で経費精算や領収書の対応はどう変わる?注意点についても解説!

インボイス制度とは

インボイス制度とは、法改正によって2023年10月から開始する新しい仕入税額控除の方式です。正式名称は、適格請求書等保存方式となっています。2019年から始まった軽減税率の適用により複数の仕入税率が混在した結果、納税において不正やミスが発生するケースが増えました。インボイス制度は、それを解消するための方法の1つです。

インボイス制度においては、適格請求書(インボイス)の発行や保存が義務付けられています。適格請求書とは、請求書の発行側が請求を受ける買い手側に対して、税率や税額を正確に通知するための請求書です。よって2023年10月からは、新しいルールに則って書類を作成することが必須です。経費精算にも影響があるため、正しく運用できるよう確認しておきましょう。

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インボイス制度における経費精算の変更点

インボイス制度の開始にあたり、具体的にどのような変更が生じるのでしょうか。経費精算の運用に関しても、インボイス制度の開始後にはさまざまな変更点があります。ここでは、インボイス制度における経費精算の変更点を解説します。

インボイスに該当する領収書かの判断が必要

インボイス制度においては、インボイスに該当する領収書であるか毎回判断が必要です。インボイスに該当すれば仕入税額控除の対象になるものの、免税事業者が発行した請求書は仕入税額控除の対象になりません。

消費税率の区分を確認するだけでなく、インボイスの該当・非該当の区別もチェックしましょう。また、添付されている領収書そのものを見て、本当にインボイスに該当するかどうかを確認する必要があります。

立替金精算書の作成や保存が必要

インボイス制度が始まると、立替金精算書の作成と保存も必要になります。従業員が経費を立替払いし、宛名に従業員の名前が記載された領収書が発行されるケースもあるでしょう。

この場合、仕入税額控除を受けるには、インボイスに加えて法人名が記載された立替金精算書も用意しなければなりません。インボイスでは、適格請求書発行事業者の名称の記載が必要だからです。

領収書に従業員の名前が記載されていると本当に企業のための支出であるか判断できないため、改めて立替金精算書を作成して証明する必要があります。

請求書の記載項目が増加

インボイス制度の開始に伴い、請求書の記載項目が増加します。具体的には、従来の記載項目に加え、適格請求書発行事業者の登録番号と税率ごとの消費税額を、記載する必要があります。以前から、税率ごとに税込額の記載が必須でしたが、インボイス制度においては消費税額も個別に記載しなければならなくなりました。

ただし、消費税額の切上げや切捨てといった端数処理の判断については、各事業者の判断に任されています。

消費税額の計算方法が増加

インボイス制度の開始後は、消費税額の計算方法も増えます。従来の割戻し計算だけでなく、積上げ計算も選択可能です。割戻し計算とは、年間の取引総額に対して消費税を算出し、実際の税額を決定する方法を表しています。一方、積上げ計算は、売上が生じるたびに消費税額を加算し、税額を算出する方法です。

一般的には、積上げ計算の方が利益は出やすく、インボイス制度が始まると積上げ計算を選ぶ事業者が増える可能性が高いと考えられています。ただし、それまでとは異なる計算方法であるため、インボイス制度の開始直後のトラブルも想定されています。積上げ計算を選択する場合は、計算方法について事前に確認しておきましょう。

税込み3万円未満の取引にも適用

従来、税込み3万円未満の取引については、領収書がなくても帳簿に必要事項を記載すれば仕入税額控除が認められていました。しかし、インボイス制度においては特例が廃止され、取引金額にかかわらず仕入税額控除の記載が必要になります。基本的には要件を備える領収書が必須になるため、注意しましょう。

インボイスの経費精算における領収書の扱い

インボイスの経費精算においては、領収書の扱いについてもさまざまな変更があります。領収書が不要な場合もあれば必要な場合もあるため、具体的なケースを把握しておくことが大切です。ここでは、インボイスの経費精算における領収書の扱いについて解説します。

領収書が不要な例

インボイスの経費精算において領収書が不要なケースは、出張旅費、3万円未満のバス・鉄道・船舶の運賃、3万円未満の自動販売機での購入費です。以下では、それぞれの詳細について解説します。

出張旅費

インボイスの経費精算において、出張旅費については領収書が不要です。従業員が出張する際にかかる費用には出張旅費特例が適用され、インボイスの保管が必要ありません。具体的には、出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などが対象となります。実費精算と定額支給のどちらであっても、出張旅費特例の適用が可能です。

3万円未満のバス・鉄道・船舶の運賃

3万円未満のバス・鉄道・船舶の運賃についても、領収書は不要です。3万円未満の旅客運賃については、公共交通機関特例が適用されるためです。なお、公共交通機関特例では、切符1枚ごとの金額ではなく1回の取引についての金額が基準になります。たとえば、上司と部下が出張に行き、大人運賃が1人2万円だった場合、まとめて4万円の取引として扱われます。

3万円未満の自動販売機での購入費

3万円未満の自動販売機での購入費についても、インボイス制度では領収書が不要です。たとえば、会議で提供する飲み物を自動販売機で購入した場合、自動販売機特例の適用により領収書の保管は不要とされます。ただし、3万円を超える場合は領収書が必要なため、注意しましょう。

領収書が必要な例

インボイスの経費精算において領収書が必要なケースは、航空機やタクシーの運賃、高速道路や駐車場の利用料、接待費や消耗品費です。以下では、それぞれの詳細について解説します。

航空機やタクシーの運賃

航空機やタクシーの運賃に仕入税額控除を適用するには、3万円未満でも領収書が必要です。バス・鉄道・船舶とは異なり、航空機やタクシーの運賃については公共交通機関特例が適用されないため、注意しましょう。

高速道路や駐車場の利用料

高速道路や駐車場の利用料についても、インボイス制度においては領収書が必要です。ただし、高速道路や駐車場の利用料については、支払い方法によってインボイスの発行の有無が異なります。支払い方法が現金やクレジットカードならインボイスが発行されるものの、ETCについてはインボイスが発行されません。

接待費や消耗品費

接待費や消耗品費の計上においても、領収書が必須となります。接待費や消耗品費についてはインボイスの特例は特に定められておらず、少額の支出についても必ず要件を備えた領収書が必要です。

インボイス制度における経費精算の注意点

インボイス制度下での経費精算については、気をつけたいポイントがいくつかあります。ここでは、インボイス制度における経費精算の注意点について解説します。

インボイス制度に関する経費精算のルールや注意点を周知する

インボイス制度における経費精算では、従業員に対してルールや注意点を着実に周知する必要があります。経費精算には一般の従業員も関わるため、経理部門だけでインボイス制度について熟知しているだけでは正しい処理ができません。すべての従業員がインボイス制度を正しく理解できるよう、ルールや手続きについてまとめたマニュアルを作成しましょう。

免税事業者との取引の可否を決める

インボイス制度における経費精算では、免税事業者との取引の可否も決めておかなければなりません。免税事業者の発行する請求書は、仕入税額控除の対象にならないためです。免税事業者との取引を認める場合、経費精算の際にどう扱うかについても、明確に定めておく必要があります。

インボイスの宛名は会社にする

インボイス制度の開始後に従業員が経費を利用する場合、インボイスの宛名は会社とする必要があります。宛名が個人の場合、仕入税額控除が認められない恐れがあります。宛名が個人だと、会社の支出でない可能性があると判断されるからです。会社の支出であると証明するには、たとえば立替金精算書を作成する必要があります。

まとめ

インボイス制度が始まると、経費精算においてもさまざまな変更が生じます。従来認められていた内容では処理できないケースもあり、要件をよく理解しておく必要があります。経費精算は従業員全員に関係するため、すべての従業員がスムーズに対応できるようにしなければなりません。

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