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請求書と領収書の違いは?代わりとして利用できるのかも解説

ビジネスの取引においては、請求書や領収書をよく使用します。そのため、それぞれの特徴をよく理解しておくことが大切です。この記事では、請求書と領収書の違いについて解説します。請求書や領収書をそれぞれの代わりとして利用できるのかも解説するため、取引の参考としてぜひ役立ててください。

請求書と領収書の違いは?代わりとして利用できるのかも解説

請求書と領収書の違い

請求書と領収書は、いずれも支払いを求める側が支払う側に対して発行する書類です。請求書は支払いを求めるタイミングで発行し、支払いに関するトラブルを未然に防ぐ目的があります。それに対して領収書は、支払いが行われた後、支払いの事実を証明するために発行されます。それぞれの違いは、発行する目的や時期などです。

なお、請求書も領収書も発行に関して法律上の義務はないものの、取引において一般的にやり取りされています。

収入印紙の取り扱いも異なる

書類には収入印紙の貼り付けが必要な場合がありますが、請求書と領収書では取り扱いが異なります。請求書については、記載されている金額にかかわらず基本的には収入印紙が不要です。ただし、請求書兼領収書として発行する場合、領収書の性質も含まれるため、領収書の内容によっては収入印紙の貼り付けが必要になる可能性があります。

領収書は、収入印紙が必要な場合と不要な場合があります。収入印紙が必要なのは、5万円以上の取引についてです。印紙税の金額は取引金額に合わせて変動します。

請求書と領収書はどちらかの代わりに利用可能?

請求書と領収書はいずれも取引に関する書類です。それぞれ代わりに利用してもよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。

領収書なしでも問題ないケース

領収書については、取引の状況によっては発行しなくても問題ないケースもあります。具体的には、銀行振込やクレジットカード払いなどで、商品やサービスの代金を支払った場合です。請求書と明細書があれば、領収書がなくても経費精算対応できます。特にネットショッピングでは領収書を発行しにくい状況も多いですが、発行しなくても問題ありません。

ただし、請求書を発行しないなら、領収書は発行する必要があります。小売業、旅行業、飲食業などとの取引に関しては、レシートを領収書の代わりとして利用可能なため、改めて領収書を発行せずに済みます。

請求書兼領収書が発行されるケースも

請求書兼領収書とは、請求する金額と提供した商品やサービスの内容をまとめて記載した書類です。請求書と領収書が1枚にまとまっており、それぞれを同時に発行します。請求書兼領収書は、一般的に請求書の書面の一部に、領収書の欄が設けられているパターンが多いです。支払いが済んでいる事実が分かる内容であれば、そのような請求書でも領収書として認められます。

ただし、会社同士のビジネスの取引において、請求書兼領収書が使用されるケースは稀です。請求書兼領収書は、病院では一般的によく活用されています。

領収書がない場合は出金伝票を活用する

領収書をなくしたものの再発行が難しい場合は、出金伝票で取引の内容を記載する方法があります。出金伝票とは、事業のために金銭を支払った際にその内容を記録する書類です。一定の要件を満たせば、税務上で領収書の代わりとして利用できます。具体的には、以下の要件を記す必要があります。

  • 支払日
  • 支払先
  • 支払った金額
  • 目的
  • 商品やサービスの内容

支出に関する資料が他にもあるなら、出金伝票と一緒に保管しましょう。たとえば、ビジネスに関するセミナーのチケットが残っていれば、出金伝票と合わせて保管しておくとよいです。

ただし、出金伝票を活用できるケースは、あくまでもやむを得ず領収書を取得できない場合です。基本的には、可能な限り領収書を取得する必要があります。

請求書も領収書も保管義務があるため注意

請求書と領収書は、いずれも取引について証明するための証憑書類です。証憑書類については、一定期間の保管の義務があります。法人の場合、確定申告書の提出期限の翌日から7年間は請求書と領収書を保管しなければなりません。

個人事業主の場合も、青色申告なら7年間の保管が必須です。ただし、支払総額が300万円以下であれば、保管の義務は5年間となります。白色申告なら、支払総額にかかわらず一律で5年間の保管が求められます。ただし、青色申告と白色申告のいずれについても、帳簿の保管期間は7年間です。実際には税務に関するすべての書類をまとめて、7年間保存するケースが多いでしょう。

まとめ

請求書と領収書は、ビジネスの取引において重要な書類です。ビジネスをスムーズかつ着実に進めるために不可欠であるため、正しい考え方や扱い方を理解しておく必要があります。

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