手書きの請求書でも大丈夫？書き方や注意点を解説

請求書を手書きする場合、気を付けたいことがあります。以下で注意点を解説します。

必要に応じて必須項目以外の項目を記載する

冒頭で手書きの請求書に必要な記載内容について解説しましたが、実際には必要に応じて必須項目以外も記載する必要があります。たとえば、支払期限や請求番号などの項目が必要なケースもあるでしょう。もともと取り決めがなければ、請求書で具体的な支払期限を示すことが大切です。また、複数の請求書を分かりやすく管理するには、請求書番号を記載すると便利です。

さらに、取引先が個人なら、源泉所得税の金額も記載する必要があります。

丁寧に作成する

書類を手書きする場合、可能な限り丁寧に作成しましょう。請求書は取引における重要な書類であり、複数の人が目を通します。文字が汚かったり、読みにくかったりすると、情報が誤って伝わる恐れもあります。誰が見ても正確に内容を理解できるよう、文字を丁寧に書くことが大切です。文字に自信がなくても、丁寧に記載したほうが分かりやすくなります。

なお、請求書を手書きする際はボールペンを使用して書きましょう。

作成時間に余裕を持つ

手書きで請求書を作成するには、時間がかかります。特にパソコンを使用する場合と比較すると、時間がかかる可能性があるため、時間に余裕を持つべきです。請求書が必要なタイミングに合わせられるよう、計画的に作成しましょう。

手書きの場合、間違いが生じた際にすべてを新しく書き直さなければなりません。そのため、可能な限り早い段階で作成を始めたほうが安心です。

計算ミスに気を付ける

手書きで請求書を書くとなると、パソコンで請求書を作成するよりも計算ミスをする可能性が高いです。パソコンの場合、各項目について金額を入力すれば、合計金額や税金などは自動で計算されます。それに対して手書きの場合、それらについても自分で計算しなければなりません。計算ミスが生じないよう、細心の注意を払いましょう。

特に、作成する請求書の枚数が多いと計算ミスも生じやすいため、十分に気を付ける必要があります。

取引先からデータを要望される場合もある

自社が手書きの請求書を作成したいと考えていても、取引先によってはデータの請求書を求められる可能性もあります。手書きの請求書よりもデータの請求書の方が処理しやすいため、そのようなニーズを持つ取引先は多いです。

よって、手書きで請求書を作成する際は、事前に取引先に確認しましょう。確認せずに請求書を手書きすると、後からデータの請求書を求められて二度手間になる恐れがあります。

内容を誤ったときは再発行する

手書きの請求書を作成し終えてから内容の誤りが発覚した場合、再発行が必要です。請求書は取引の金額に関する重要な書類であり、基本的に二重線による取り消しでの訂正は認められません。たとえミスが些細な内容だとしても、基本的には請求書そのものを再発行する必要があります。手書きなら最初からすべてを書き直さなければならず手間がかかりますが、必ず対応しましょう。