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手書きの請求書でも大丈夫?書き方や注意点を解説

商品やサービスを販売したら、取引先に対して請求書を発行する必要があります。請求書はパソコンで作成するケースが多いですが、手書きで対応してはいけないのか、疑問に思っている人もいるのではないでしょうか。この記事では、請求書は手書きしてもよいのか解説します。手書きでの請求書の書き方についても解説するため、ぜひ役立ててください。

手書きの請求書でも大丈夫?書き方や注意点を解説

請求書は手書きでも問題ない

基本的に、請求書は手書きしても問題はありません。そもそも請求書のフォーマットについて法律による定めはありません。よって、請求書に必要な内容が含まれていれば、手書きしてもパソコンで作成してもよいです。インボイス制度に対応した請求書を作成したい場合も、手書きで対応できます。

手書きの請求書の記載内容

手書きで請求書を作成する場合、以下の内容を含める必要があります。

  • 請求書を発行する会社名
  • 請求先の名称
  • 取引年月日
  • 取引の内容
  • 税率別の金額
  • 振込手数料
  • 支払期限

詳細については以下の記事で解説しているため、あわせて参考にしてください。

参考:請求書の書き方を重点的に解説!記載すべき項目や注意点とは

手書きで請求書を作成するメリット・デメリット

手書きによる請求書には、メリットとデメリットの両方があります。以下で詳しく解説します。

手書きで請求書を作成するメリットとは

筆跡には個人の特有の癖があり、人によって異なります。そのため、手書きで請求書を作成する場合、パソコンで作成する場合よりもデータが改ざんされるリスクが低いです。パソコンで作成された請求書は誰でも類似のものを作成できますが、個人の筆跡を真似ることは簡単ではありません。

また、パソコンは故障により使えなくなる可能性があるものの、手書きならそのような心配はありません。いつでも必要なタイミングで請求書を作成できます。さらに、請求書を手書きするにはすべての内容を着実に確認できます。各項目を実際に計算しながら作成できるため、丁寧な対応が可能です。

手書きで請求書を作成するデメリットとは

手書きで請求書を作成するとなると、パソコンを使用するよりも工数がかかります。必要な内容を確認して自ら計算したり、下書きをしたうえで清書したりする必要があるからです。手間がかかるため、パソコンならすぐに完了する作業にも時間がかかる可能性があります。

また、パソコンで作成した請求書はデータとして相手に送付でき、紙に印刷する必要がありません。それに対して手書きの請求書は必ず紙で作成するため、保管のスペースが必要です。多くの請求書を保管するには、まとまったスペースがいります。

さらに、手書きで請求書を作成すると、記載ミスが生じる恐れもあります。パソコンを活用して請求書を作成すれば自動計算も可能ですが、手書きならすべて自分で計算しなければなりません。ヒューマンエラーにより誤った内容になるリスクがあります。

手書きによる請求書の書き方

手書きで請求書を作成するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、手書きによる請求書の書き方を解説します。

文房具店などで紙の請求書を購入する

文房具店やネットショップなど販売されている、紙の請求書を購入する方法があります。請求書に必要な項目があらかじめ記載されており、自らフォーマットを考える必要がありません。スムーズに紙の請求書を作成できます。

パソコンなどで作ったフォームを活用する

パソコンを使用して請求書のフォーマットを自作し、印刷して具体的な内容を手書きする方法もあります。請求書に必要な情報を自分で取捨選択する必要があり、自社に合わせた内容に調整できます。一度作成すれば、印刷して繰り返し利用可能です。

請求書を手書きする際の注意点

請求書を手書きする場合、気を付けたいことがあります。以下で注意点を解説します。

必要に応じて必須項目以外の項目を記載する

冒頭で手書きの請求書に必要な記載内容について解説しましたが、実際には必要に応じて必須項目以外も記載する必要があります。たとえば、支払期限や請求番号などの項目が必要なケースもあるでしょう。もともと取り決めがなければ、請求書で具体的な支払期限を示すことが大切です。また、複数の請求書を分かりやすく管理するには、請求書番号を記載すると便利です。

さらに、取引先が個人なら、源泉所得税の金額も記載する必要があります。

丁寧に作成する

書類を手書きする場合、可能な限り丁寧に作成しましょう。請求書は取引における重要な書類であり、複数の人が目を通します。文字が汚かったり、読みにくかったりすると、情報が誤って伝わる恐れもあります。誰が見ても正確に内容を理解できるよう、文字を丁寧に書くことが大切です。文字に自信がなくても、丁寧に記載したほうが分かりやすくなります。

なお、請求書を手書きする際はボールペンを使用して書きましょう。

作成時間に余裕を持つ

手書きで請求書を作成するには、時間がかかります。特にパソコンを使用する場合と比較すると、時間がかかる可能性があるため、時間に余裕を持つべきです。請求書が必要なタイミングに合わせられるよう、計画的に作成しましょう。

手書きの場合、間違いが生じた際にすべてを新しく書き直さなければなりません。そのため、可能な限り早い段階で作成を始めたほうが安心です。

計算ミスに気を付ける

手書きで請求書を書くとなると、パソコンで請求書を作成するよりも計算ミスをする可能性が高いです。パソコンの場合、各項目について金額を入力すれば、合計金額や税金などは自動で計算されます。それに対して手書きの場合、それらについても自分で計算しなければなりません。計算ミスが生じないよう、細心の注意を払いましょう。

特に、作成する請求書の枚数が多いと計算ミスも生じやすいため、十分に気を付ける必要があります。

取引先からデータを要望される場合もある

自社が手書きの請求書を作成したいと考えていても、取引先によってはデータの請求書を求められる可能性もあります。手書きの請求書よりもデータの請求書の方が処理しやすいため、そのようなニーズを持つ取引先は多いです。

よって、手書きで請求書を作成する際は、事前に取引先に確認しましょう。確認せずに請求書を手書きすると、後からデータの請求書を求められて二度手間になる恐れがあります。

内容を誤ったときは再発行する

手書きの請求書を作成し終えてから内容の誤りが発覚した場合、再発行が必要です。請求書は取引の金額に関する重要な書類であり、基本的に二重線による取り消しでの訂正は認められません。たとえミスが些細な内容だとしても、基本的には請求書そのものを再発行する必要があります。手書きなら最初からすべてを書き直さなければならず手間がかかりますが、必ず対応しましょう。

まとめ

請求書は手書きで作成しても問題なく使用できます。ただし、工数が多くかかる点や計算ミスが発生しやすい点などには注意が必要です。より手間や時間をかけずに請求書を発行するには、パソコンで専用のサービスを活用する方法もあります。

バクラク請求書発行は、書類の作成に関するあらゆる業務に対応しているサービスです。インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応しており、部署や拠点が点在していても書類のデータを一元管理できます。請求書を効率的に発行するために、ぜひ導入を検討してください。

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