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見積書の書き方って?必要なものや記入項目、作成する理由を解説!

見積書は、自社が提供する商品やサービスの価格や納期、数量などを記載した書類です。取引を円滑に進めるために、見積書が必要です。また、見積書は顧客からの信頼を得るためにも重要だといわれています。本記事では、なぜ見積書が必要なのか、作成方法や作成に必要なもの、記入事項などを解説します。ぜひ、参考にしてください。

見積書の書き方って?必要なものや記入項目、作成する理由を解説!

見積書とは

見積書は、ビジネスをスムーズに進めるために欠かせない書類です。見積書には、商品やサービスを提供する際に伝えるべき情報、価格や納期、数量などが明確に示されています。法的には発行義務はありませんが、発行するとトラブルを未然に防げます。

見積書と請求書の違い

請求書とは、サービスや商品の対価を要求するもので、サービスなどを提供した後に作成する書類です。見積書は契約前に提出しますが、請求書は商品などの提供後に提出します。見積書通りに契約が進めば、見積書と請求書の金額は同じになります。

見積書における発行理由

見積書はなぜ発行する必要があるのでしょうか。ここでは、見積書を発行する理由について詳しく解説します。

取引相手からの信用を得るため

見積書には顧客に対して提供する内容が明確に記載されています。たとえば、価格や数量、納期などがひと目でわかるため、顧客からの信用を得やすいでしょう。見積書がない、あっても内訳が不明瞭な場合は顧客からの信頼が得られません。

発注前の検討材料になるため

見込み顧客にとって見積書は、大きな判断材料となります。発注を検討している段階であれば、見積書を基準として検討することが多く、明確な内容を記載できていれば、発注につながりやすくなります。また、他社との比較にも使われます。

発注後のトラブルを避けるため

見積書を発行することで、互いの認識の齟齬をなくすことにもつながります。見積書がないと、後から「内容や金額が聞いていた話と違う」、といったトラブルが発生しやすくなります。見積書があれば証拠が残るため、発注後のトラブルを避けやすくなるでしょう。

見積書を作成する主な方法は3つ

見積書を作成する方法は、主に3つです。ここでは、見積書の作成方法を解説します。

1.手書きで作成する

見積書は、特別なツールやソフトがなくても手書きで作成できます。見積書を手書きで作成することで、顧客に温かみや丁寧さがあるといった印象を与えられます。見積書を発行する頻度が少ない場合は手書きでも問題ありません。

2.エクセルやワードを使う

見積書は、エクセルやワードなどのソフトを使って作成することも可能です。見積書のテンプレートは、多くのサイトで公開されており参考にしやすいでしょう。また、カスタマイズもできるため、自社に合わせたフォーマット作成も可能です。

3.見積書作成ソフトを使う

見積書作成ソフトを使う方法もあります。見積書を作成するためのソフトのため使いやすく、手間をかけずに見積書の作成が可能です。また、ワンクリックで送信、顧客データ管理などの機能が搭載されていることも特徴です。

見積書の作成に必要なもの

見積書の作成に必要なものは、以下のとおりです。

  • 見積書の用紙
  • 封筒
  • 切手
  • 「見積書在中」のスタンプ

用紙サイズに決まりはありませんが、一般的な封筒サイズ(長形3号)に合わせるとよいでしょう。見積書は普通郵便で送付し、25gまでは82円です。スタンプがない場合は、手書きで「見積書在中」と書きましょう。

見積書の記入項目8つ

見積書には何を記入すればよいのでしょうか。ここでは、見積書に記入すべき8項目を解説します。

1.宛名

見積書には宛名が必要です。宛名とは、先方の住所や会社名、部署などのことです。場合によっては担当者の名前も記載しますが、会社同士の取引の場合には部署名までというパターンが多いです。

2.差出人の名前

見積書には差出人の名前も記載します。宛名と同様に、自社の住所や会社名、部署などを記載しましょう。担当者の名前まで記載するケースもありますが、基本的には部署までです。差出人について記載する場合は、担当者の電話番号を記載しましょう。

3.見積書の通し番号

ビジネスにおいては多くの見積書を作成します。そのため、見積書に通し番号を記載しておくと、管理や整理がしやすくなります。見積書作成ソフトなどを使用する場合は、自動的に通し番号を発行してくれるため、手間がかかりません。

4.見積もりの金額

見積書に記載する項目のなかでも特に重要なのが、金額です。商品やサービス個々の金額はもちろん、合計額も記載しましょう。項目ごとの金額と合計額が合うように、しっかりと確認して記載することが大切です。

5.発行日

見積書には発行日の記載も必要です。発行日を記載しておくことで、取引先とのコミュニケーションも最低限で済みます。また、管理の手間や負担軽減のためにも発行日の記載が必要です。

6.見積もり内容

見積内容とは、品目名や個数、単価、合計などのことで、品目名とはサービスや商品を指します。商品名や個数、単価などの内訳をしっかりと記載することで、顧客からの信用を得やすくなります。

7.小計・消費税・合計

見積書には各項目の合計額を記載しますが、小計や消費税の記載も必要です。特に消費税は忘れずに記載するようにしましょう。小計金額に消費税をプラスしたものが合計額となります。

8.備考欄

備考欄には特にルールがありません。基本的には、伝達事項を自由に記載するための項目です。補足説明が必要だったり特別な条件が合ったりする場合は、備考欄に記入しましょう。

見積書を作成するポイント

見積書は、提供するサービスや商品とその金額を明確に記載することが大切です。顧客の要件に合った見積書を作成するために、事前に以下の項目をヒアリングしておきましょう。

  • 予算
  • 希望納期
  • 納品場所
  • 発注予定日
  • 商品の種類や個数など

見積書を作成する8つの注意点

見積書を作成する際には注意点もあります。ここでは、見積書作成に関する8つの注意点を解説します。

1.前提条件を明確にする

見積書に記載されている金額と、実際に契約する際の金額が変わる可能性がある場合は、前提条件を明確に記しておくことが大切です。前提条件を明示しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

2.有効期限を設定する

見積書には、有効期限を記載しましょう。たとえば、見積書の発行から1か月以内などです。有効期限を設定することで、顧客の意思決定を促しやすくなります。また、情勢の変化で材料の原価が変動することもあるため、赤字受注を防ぐうえでも有効期限の記載は必要です。

3.納期を記載する

納期の記載も必要です。発注後どの程度で納品されるのか、ひと目でわかるようにしましょう。納期までの期間は顧客にとって重要な判断材料となるため、明確に提示しておくことが大切です。

4.相見積もりの結果を反映させる

顧客の多くは、何社かに相見積もりをとって比較・検討します。そのため、相見積もりの結果を見積書に反映させるとよいでしょう。顧客が何を目的として商品やサービス購入するのか、希望納期などをヒアリングして、ニーズに沿った内容の見積書を作成します。

5.支払い条件を記載する

支払いに関する情報も記載しましょう。たとえば、支払金額や支払方法などです。受注時に一部を前払いしてもらうケースもありますが、その場合には別途見積書が必要となるため注意しましょう。

6.確認用の連絡先を記載する

見積書には自社の担当者の連絡先を記載しましょう。見積書に関して疑問や相談、確認事項がある場合にスムーズに連絡できます。また、「お気軽にお問い合わせください」などのメッセージがあると連絡しやすくなります。

7.見積書のデータは保存しておく

見積書の発行は義務ではありません。しかし、作成した見積書は税法上の国税関係書類に分類されます。国税関係書類は一定の保管義務が発生するため、見積書を作成した場合はデータを保存しておきましょう。法人の場合には提出期限の翌日から7年、個人事業主は原則として5年の保管義務があります。

8.ヒューマンエラーに注意する

取引において発行する書類は見積書だけではありません。発注書や請求書などの似たような書類を発行することも多いため、間違えないようにしましょう。記載する項目や金額などが異なっていないかチェックします。作成ソフトを活用すれば、必要項目があらかじめ設定されているため漏れや抜けのリスクが少なく、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。

インボイス制度による見積書への影響

インボイス制度の導入によって変更があるのは請求書です。見積書には変更がないため、インボイス制度の影響は少ないでしょう。見積書は適格請求書として使われないため、見積書の作成時にはインボイス制度について気にする必要はありません。

見積書は電子で作るのがおすすめ

見積書の作成は、手書きではなく電子がおすすめです。手書きの場合、ヒューマンエラーのリスクが高くなるだけでなく、管理コストも大きくなりがちです。電子化すれば作成や管理などを一元管理できるため、発行までの流れを一貫して行えます。

見積書を提示してからの流れ

一般的な取引の流れは以下のとおりです。

  1. 見積書の提示
  2. 顧客からの発注依頼
  3. 商品・納品書の発行
  4. 納品された商品を顧客が検品
  5. 請求書発行・顧客からの支払い

見積書は取引の入り口となるため、明確かつわかりやすく作成することが重要です。

まとめ

見積書とは、商品やサービスの価格や納期、数量などを明記した書類です。法的な発行義務はありませんが、取引をスムーズに進めるうえは欠かせません。見積書を作成する際は、項目の漏れやミスがないように注意しましょう。ヒューマンエラーを防ぐために、作成ソフトを導入するのもおすすめです。

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