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「お品代」と書いてはダメ?避けるべき理由と適切な勘定科目とは

領収書には、支払いの内容を示す「但し書き」を記入する必要があります。特に2023年からのインボイス制度では、具体的な商品やサービス名を含める必要があり、「お品代」などの曖昧な記載は原則認められません。

この記事では、領収書の但し書きの目的や正しい記入方法について詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

「お品代」と書いてはダメ?避けるべき理由と適切な勘定科目とは

「お品代(御品代)」とは?

経費の支払いのために領収書を発行してもらうことがあるでしょう。その際、但し書きに「お品代」と記載するのが一般的で、正しい記載方法は「お品代として」となります。
しかし、実際は「お品代」というあいまいな記載は避けるべきだといわれています。具体的な商品やサービス名を明記することで、経費精算や税務処理がより明確になり、トラブルを防ぐことができます。

「お品代」に含まれる内容

領収書の但し書きスペースは狭く、単純に「品代」や「お品代」と記載されることがよくあります。また、「お品代」に含まれる内容は幅広く、文房具やデバイスから食品まで使われている但し書きです。
しかし、「お品代」だけでは支払われた代金が何に対してなのかが明確ではありません。そのため、できる限り購入した内容を具体的に記載することが大切です。

「お品代」と記載するべきでない理由

ここからは、「お品代」と記載するべきでない理由について解説します。なお、「お品代」のほかにも、「上様」の記載も一体誰宛なのか分からないため、避けるべきだといわれています。

何に支払ったのか具体的に分からないから

領収証の但し書きには、具体的な品目や用途を記載する必要があります。「お品代」だけでは支出が何に関連しているのかが分からず、経費処理が難しくなります。

経費として認められるためには、領収書に内容を明確に記載することが重要です。

税務調査で経費が否認される原因に繋がるから

「お品代」のみでは税務調査で問題が発生する可能性があります。詳細が不明確な支出は「使途不明金」として指摘される可能性が高いため、具体的な記載を心がけることが重要です。

税務署からの指摘を避けるためにも、領収証の但し書きはできる限り具体的に記入することが求められます。

「お品代」や「備品代」の適切な但し書きの例

領収書の但し書きには、「品代」や「お品代」ではなく、具体的な内容を記入することが重要です。たとえば、商品のカテゴリーや具体的な商品名を記載するのが望ましいでしょう。購入したものが複数ある場合は、代表的なものを記載することもできます。

具体例として、以下のような記載が考えられます

  • 文房具代(ペン、ノート)
  • オフィス用品(プリンター用紙、インクカートリッジ)
  • 会議費(昼食代、飲み物)
  • 書籍代(ビジネス書、技術書)

このように具体的な内容を記入することで、経費精算や税務処理がスムーズに進み、後々のトラブルを防ぐことができます。

まとめ

本記事では、領収書の但し書きに「お品代」と記載するべきではない理由を中心に、但し書きの例などを踏まえて解説しました。

急いでいるときなどは特に「お品代で」と咄嗟に伝えてしまうこともあるかもしれませんが、原則として、領収書は自分自身で書き換えることはできません。あとから書き換えたくても書き換えられず、税務処理の際に何に使ったのか詳しく聞かれてしまうことも想定できます。そのため、できるだけ具体的に記載してもらうよう心がけましょう。

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