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見積書に書くべき項目とは｜記入のポイントや注意点など解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-06
見積書は業種を問わず作成され、取引の初期段階で送付する文書の1つです。発注につなげるためにも、顧客が求める情報を網羅しておきましょう。この記事では、見積書に記入する項目や書き方、見積書を作成する際の注意点、見積書を作成する流れや送付する方法などを解説します。ぜひ参考にしてください。
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見積書に書くべき項目とは｜記入のポイントや注意点など解説
見積書に記入する項目
見積書には、記入する項目と書き方があります。タイトルや発行日、納期や有効期限などを解説します。
タイトル
文書のタイトルについては特に決まりはありません。一般的には「見積書」「お見積書」「御見積書」などと書きます。発注書や納品書など、ほかの文書と明確に区別できるタイトルを付けましょう。また、見積書だと一目でわかるよう、大きめのフォントで作成することもポイントです。
発行日
見積書には発行日の記入も必要です。書類を管理する手間や負担の軽減のために、発行日を記入しましょう。これにより、取引先とのコミュニケーションが最低限で済みます。
商品・サービスの納期
納期について知りたい顧客は多いため、必要に応じて商品・サービスの納期も記入しましょう。「発注から〇〇日以内」のように記入することが一般的です。在庫切れや工場の稼働状況などによって納期が未定の場合は、その旨を書いておくとトラブルを未然に防げます。
見積書の有効期限
見積書の有効期限も必要に応じて記入します。有効期限は、主に物価や為替レートなどの価格変動による損害を防ぐために記入します。商品・サービスにもよるので一概にはいえませんが、見積書の作成日後2週間から6か月程度に設定することが一般的です。
見積書の通し番号
ビジネスにおいては多くの見積書を作成します。そのため、見積書に通し番号を記入しておくと、管理や整理がしやすくなります。見積書作成ソフトなどを使用する場合は、自動的に通し番号を発行できるため手間がかかりません。
宛名
見積書には宛名が必要です。宛名とは、先方の住所や会社名、部署などです。場合によっては担当者の名前も記入しますが、多くは会社同士の取引の場合には部署名までの記入です。
差出人の名前
見積書には差出人の名前も記入します。宛名と同様に、自社の住所や会社名、部署などを記入しましょう。担当者の名前まで記入するケースもありますが、基本的には部署までです。差出人について記入する場合は、担当者の電話番号を記入しましょう。
見積もりの金額
商品やサービス個々の金額だけでなく、合計額も記入します。見積書の中でも重要な項目となります。項目ごとの金額と合計額が合うように、しっかりと確認しましょう。
小計・消費税・合計
見積書には各項目の合計額を記入しますが、小計や消費税の記入も必要です。特に消費税は忘れずに記入しましょう。小計金額に消費税をプラスしたものが合計額となります。
備考欄
備考欄には特にルールがありません。基本的には、伝達事項を自由に記入するための項目です。補足説明が必要だったり特別な条件が合ったりする場合は、備考欄に記入しましょう。
見積書の各項目を記入する際の注意点
見積書は必要最低限の情報を書けばよいというわけではありません。自社の顧客が知りたいと思う情報も記入する気遣いが大切です。また、信頼を損ねないように記入ミスや項目などの抜けにも注意しましょう。
顧客の要望に沿って回答する
見積書は顧客が商品の購入条件を確認するための書類です。納期や支払期限といった顧客が知りたい情報があれば記入しておきましょう。たとえば、「受注から2週間後に納品」「支払は納品後1か月以内」などのように具体的に記入するとよいでしょう。
これらの項目が記入されていると、発注を決断してもらいやすくなります。また、自社と顧客で認識のズレがなくなり、トラブル回避につながります。
見積書の問い合わせ先を記入しておく
見積書に関する問い合わせ先として電話番号やメールアドレス、担当者名などを入れておくと顧客も安心感を得るでしょう。これにより、自社へ発注してもらえる可能性が高まります。見積書の不明点を確認したい顧客もいるので、「お気軽にお問い合わせください」といったメッセージを添えて連絡先を記入しておきましょう。
見積書の項目の記入ミスに注意
見積書の記入ミスや記入漏れは後で問題になる可能性があります。また、誤った文書を送ることで信用できない会社だと思われかねません。記入ミスを防ぐには、なるべく手入力する箇所を減らして自動化することが効果的です。表計算ソフトや見積書作成ソフトの機能を積極的に活用するとよいでしょう。
取引における見積書作成の流れ
見積書を作成する流れは以下の3つです。
1.概算見積もりをする
概算見積もりとは、顧客の要望を元に大まかに算出した見積書です。一般的には、標準的な仕様や納期などを元に作成します。
2.見積もり内容のすり合わせをする
商品・サービスの内容や金額、納入条件などについて顧客と話し合い、内容をすり合わせていきます。提案書や仕様書なども用いて説明すると、認識のズレが生じにくくなります。
3.正式見積書を作成し送付する
2で合意した内容を見積書に反映させ、正式な見積書として顧客に提出します。
見積書の書き方については、以下の記事もご覧ください。
見積書を送付する方法
見積書を送付する方法は、大きく分けて郵送、メール、電子取引システムの3つです。このうちメールや電子取引システムは、印刷や封筒、郵送などのコストや、これらの業務負担を減らせることがメリットです。
近年はテレワークや電子契約が普及してきました。自社の業務効率化のために、書類の電子化は有効です。また、デジタル文書でやり取りしたい顧客ニーズに応えるためにも、電子送付を取り入れる必要性が高まっています。
見積書の項目はインボイス制度導入によって変わるのか
インボイス制度の導入によって、見積書の項目や書き方に大きな影響はありません。しかし、見積書が仕入税額控除の重要書類になる場合は、正確な記入が求められます。
たとえば、水道光熱費は、検針などに一定期間がかかり、課税仕入れをした課税期間の末日までに支払対価の額が確定しない課税仕入れです。請求額と見積額が異なった場合は、差額分を加算もしくは減額します。
まとめ
見積書は取引のはじめに送付する文書の1つです。必要な項目をミスなく記入した見積書を作成し、商談や受注へつなげましょう。
バクラク請求書発行は、書類の作成から送付がオンラインで完結できます。これにより、文書が顧客に届くまでの時間を短縮します。また、クラウド上にデータを一元管理もできるので、部署や拠点を横断した情報共有が進みます。インボイス制度や電子帳簿保存法などの法制度にも簡単に対応可能です。
見積書を作成する際の人的ミスや業務負担にお悩みの場合は、ぜひご利用ください。